ระบบบริหารสัญญา

การสร้างพื้นที่สำหรับจัดเก็บสัญญา โดยมากแล้วมีลูกค้าที่ติดต่อเข้ามาแยะมาก และ 100 ทั้ง 100 ต้องการระบบเตือนเมื่อสัญญาใกล้หมด หรือไม่ก็ระบบค้นหา ที่หาได้เจอจริง ๆ ระบบควบคุมเอกสารแนบในสัญญา ระบบตรวจสอบเอกสารก่อนจัดเก็บ ประมาณนี้ ซึ่งการจัดเก็บโดยใช้ File Server ปัจจุบันไม่สามารถตอบความต้องการได้ ลองมา List ปัญหาปัจจุบันกันก่อน หาไม่เจอ โครงสร้างการจัดเก็บไม่ชัดเจน ( สร้าง Folder ย่อยเต็มไปหมด ) เอกสารหมดอายุไม่ทันรู้ตัว ต้องทำ Excel ไว้ควบคุมเอกสารไว้อีกขั้นนึง กำหนดสิทธิตามที่ต้องการไม่ได้ ไม่มีระบบ Flow เพื่อควบคุมขั้นตอนการส่งเอกสาร ดังนั้นหลายบริษัท จึงต้องการระบบจัดเก็บสัญญาแบบใหม่ ที่ช่วยแก้ไขปัญหาแบบนี้ ตัวเลือกที่ผมขอนำเสนอก็คือ SharePoint On Microsoft 365 ครับ ซึ่งถ้าเรามี Microsoft 365 อยู่แล้ว เราสามารถนำมาประยุกค์เป็นระบบบริหารสัญญาได้เลย ที่นี่เราลองมาดู Feature of SharePoint กันบ้าง Feature…

ก้าวสำคัญของการพัฒนาธุรกิจ

ก้าวแรกของการปรับปรุงระบบการทำงานในธุรกิจของเรา คือ การเปลี่ยนเป็น Digital ครับถ้าธุรกิจไหนยังมีการทำงานแบบ Manual ยังใช้กระดาษอยู่ หรือต้องมีเจ้าหน้าที่รับเรื่อง ในทุก ๆ Case แบบนี้ เราจะกลางเป็นเหยื่อของคนที่ทำธรุกิจแบบเดียวกับเราแต่เร็วกว่า เค้าถึงพูดกันว่า ธุรกิจทุกวันนี้ไม่กลัวคู่แข่งที่ใหญ่กว่า แต่กลัวคู่แข่งที่เร็วกว่า เค้าจะเร็วกว่าในด้านของการขยายธุรกิจทำให้พื้นที่ที่เราจะไปไม่สามารถขยายตัวได้เพราะเค้าเข้าไปก่อนแล้ว วันนี้ผมมี Case ที่พึ่งคุยเสร็จไปเมื่อกี้นี้คือ การทำงานที่ต้องการเปลี่ยนขั้นตอนทำงานให้เป็น Digital เพราะเบื่อการใช้กระดาษเต็มทน หลังจากคุยมาใกล้จะจบ ลูกค้าแจ้งว่าแบบ Form ที่เป็น Digital เมื่อกี้อยากให้ Print เป็นกระดาษด้วยผมเลยถามว่า เราอยากได้กระดาษไปทำอะไร ลูกค้าบอกว่าให้ ผู้ตรวจสอบ ผมเลย Share ประสบการณ์ผมให้ฟังว่า จริง ๆ แล้วผมเคยคุยกับทางผู้ตรวจสอบว่าเค้าอยากได้กระดาษหรือป่าว ผลคือเค้าไม่อยากได้ครับ ผมถามเค้าว่าเคยเอาเอกสารมาดูที่ละแผ่นหรือป่าวผลคือไม่ครับ ผมเลยสรุปให้ลูกค้ารายที่พึ่งคุยให้ฟังว่า ไม่มีใครอยากได้กระดาษดังนั้นไม่ต้องกังวลเรื่องของกระดาษนะครับ สิ่งสำคัญคือข้อมูลในกระดาษ เค้าไม่ได้อยากได้กระดาษ ดังนั้นถ้าเราสามารถทำข้อมูลในรูปแบบที่เค้ารับได้และสามารถให้เค้าตรวจสอบได้ว่า เรามีขั้นตอนตามที่ตกลงกันไว้เรียบร้อยเค้าก็ OK แล้วครับ ไม่ต้องกังวลไป ถ้าเราก้าวผ่านขั้นตอน การเปลี่ยนแปลงจากกระดาษมาเป็น Digital ได้มันจะเป็นจุดเริ่มต้นของโลกใบใหม่ของธุรกิจเลยครับ

ปัญหา Sales ไม่ทำ report

ปัญหา Sales ไม่ทำ Report เป็นเรื่องที่น่าเบื่อที่สุดสำหรับ Sales Manager ไม่ว่าเราจะซื้อระบบมาแพงแค่ไหน ระบบไหนที่ดีนักหนา ก็จบตรงที่ Sales ไม่ทำ Report หรือ ทำแต่ไม่ครบหมกเม็ดแบบนี้ พอจะให้ ประมาณการณ์ยอดขาย Sales Manager มีข้อมูลไม่พอต้องถาม Sales แต่ละทีก็ช้า เสียเหลือเกิน “_”! ใครเจอปัญหาแบบนี้บ้างครับ พูดได้เลยว่า Sales ไม่อยากทำ Report เพราะรู้สึกว่าเสียเวลา ทำไปไม่มีใครดู ทำแล้วไม่เห็นได้ยอดเพิ่มสู้ออกไปหาลูกค้าไม่ได้ ผมเขียนได้เพราะชีวิตเรียกว่าเป็น Sales มาเกือบตลอดชีวิตการทำงาน แต่ตอนนี้ผมเป็น ผู้จัดการงานฝ่ายขายแล้ว ผมต้องการ Report ครับดังนั้นผมต้องการให้ Sales ทำ Report ปัจจุบันนี้ผมได้ Report ที่ผมต้องการแล้วครับเพราะผมใช้เครื่องมือ บวกกับ การเปลี่ยนขั้นตอนทำงานบางอย่าง วันนี้ผมจะมา Share วิธีการให้ครับ SharePoint List ใครมี Microsoft…

เตรียมความพร้อมสำหรับซ่อมบำรุง

ระบบการบำรุงรักษาที่ดีต้องรองรับการทำงานของทีมบำรุงรักษาในทุกๆ ด้าน ถึงแม้ว่าตัวระบบเองอาจจะไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรงแต่ระบบที่ดีต้องรู้ถึงการทำงานที่อยู่นอกเหนือ ดังนั้นตอนนี้เราลองมาดูว่า เจ้าหน้าที่ซ่อมบำรุงต้องทำหน้าที่อะไรกันบ้าง การจัดเตรียมอะไหล่ อะไหล่บางอย่างสามารถนำมาวางแผนจัดเตรียมไว้ได้ เช่น น้ำมันเครื่อง ไส่กรองน้ำมัน กรองอากาศ สายพาน แบตเตอรรี่ เป็นต้น ความรู้พื้นฐาน ความรู้เกี่ยวกับงานซ่อมบำรุง งานตรวจสอบ การจัดการอะไหล่ อุปกรณ์ การวิเคราะห์ความเสียหาย เทคนิกด้านการสื่อสาร จิตสำนึกความปลอดภัย จุดประสงค์ของการซ่อมบำรุง ช่วยยืดอายุการใช้งาน การทำงานต่อเนื่อง ประหยัดค่าใช้จ่าย ลดผลข้างเคียงที่ทำให้อะไหล่อื่นเสียหาย กลยุทธการบำรุงรักษา ซ่อมเมื่อเกิดความเสียหาย วางแผนการซ่อม บำรุงตามระยะเวลา บำรุงตามกำหนดการ บำรุงเชิงป้องกัน บำรุงเชิงแก้ไข บำรุงเชิงพยากรณ์ หรือเมื่อมีอาการไม่ดี งานสำหรับฝ่ายซ่อมและบำรุงรักษา กำหนดขนาดและวิะีการควบคุมของหน่วยงานบำรุงรักษา การวางแผนปฏิบัติงานระยะยาว กำหนดแผนปฏิบัติงานประจำวัน วางมาตราฐานวิธีการทำงาน การจัดการเกี่ยวกับชิ้นสวนอะไหล่ วิธีการตรวจสอบงานซ่อมบำรุงและการวางแผน การจัดเก็บข้อมูลด้านบำรุงรักษา การจัดทำแผนการซ่อมบำรุง แผนงานด้านกำลังคน แผนงานกำหนดชนิดของการซ่อมบำรุง แผนงานจัดหาชิ้นส่วนอุปกรณ์และอะไหล่ที่ใช้งานและสำรอง แผนงานจัดเตรียมเครื่องมือ เครื่องใช้สำหรับงานซ่อมบำรุง กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ ระบบติดตามและประเมินผล ระยะเวลาในการซ่อม Maintenance Solution…

หางาน ช่วง โควิด

ปัญหาโควิดทำให้หลายบริษัทปิดตัว หลายคนตกงาน ไม่มีรายได้ที่เขียนขึ้นมาแบบนี้ไม่ได้บอกว่ามาสมัคงานที่ผมนะ เพราะตอนนี้ผมก็ไม่ได้รับพนักงานใหม่เหมือนกัน แต่ผมอยากจะมาบอกถึงโอกาสใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นในช่วงนี้ครับ ว่าผมเห็นอะไร เพราะคนที่จะหางานได้ตอนนี้ หรือคนที่สามารถผ่านช่วงนี้ไปได้ คนแรก ๆ ก็คือคนที่เห็นโอกาสนี่แหละ ไม่ต้องพูดถึงตอนนี้ประเทศไทยกลับมาเปิดกิจการกัน เพราะถึงแม้ว่าจะเปิดแต่ก็ไม่หมายความว่าจะเหมือนเดิม ยังไงการเปิดประเทศให้มีการเดินทางก็ยังไม่ได้เปิดในระยะเวลาใกล้ๆ นี้แน่ๆ ดังนั้น เรื่องการท่องเที่ยวยังไงก็ไม่ดี แล้วยิ่งประเทศไทยยังพึ่งรายได้จากการท่องเที่ยวแบบนี้ เงินที่หายไปยังไงก็ต้องมีผลกระทบกับในทุกธุรกิจ ดังนั้น ตอนนี้เราต้องมองใน สมมุติฐานว่า เหตุการณ์จะแย่ไปจนถึง สิ้นปี คือก็อีก 6 เดือนเป็นอย่างน้อย แล้วมีโอกาสอะไรบ้าง กลับบ้านไปทำตามคำสอนของพ่อ เศรษฐกิจพอเพียง จริงๆ ไหน ๆก็ หางานไม่ได้กลับบ้านเราดีกว่าสำหรับคนที่มีที่ทางพ่อแม่พี่น้อง ที่มีที่ทางนะครับ ขายของไปต่างประเทศครับ ทุกวันนี้ไม่มีกำแพงระหว่างประเทศอีกแล้ว ถ้าบ้านเราเศรษฐกิจไม่ดี เราก็ขยายช่องทางให้กว้างขึ้นให้โอกาสในการทำมาค้าขายของเรามีโอกาสที่มากขึ้น ไม่ต้องไปยึดติดกับการขายในประเทศอีกแล้ว ช่องทางเปิดแล้วครับเหลือแค่เราเปิดใจ เท่านั้นเอง แปรรูปสินค้า ไม่ได้หมายความถึง สินค้าผลไม้นะ ผมหมายถึงสินค้าจาก จีนที่มีจุดเด่น การสั่งสินค้าในรูปแบบของวัตถุดิบ ทำได้ง่ายมาก เราสามารถนำเข้าแล้วเอามา บวกกับแนวคิดแบบไทย หรือ บวกกับจุดเด่นของสินค้าในประเทศ เราจะได้สินค้าใหม่ที่ได้ราคาที่ดี…

CRM Lead Report

ระบบ CRM คือเครื่องมือในการบริหารงานทีมงานขาย ดังนั้น หัวใจของการใช้งาน CRM ให้ประสบความสำเร็จ คือ การนำ Report ต่าง ๆ ที่ระบบสร้างขึ้นมาบริหาร นี่แหละครับ วันนี้ผมเลยอยากจะมี Share ประสบการณ์ เกี่ยวกับ รูปแบบ Report ต่าง ๆ ของ CRM คุยให้ฟังครับ หัวข้อเรื่อง Report ตอนนี้จะเกี่ยวกับ Lead นะครับ สำหรับบางทีที่มีทั้ง Lead และ Opportunity ก็ใช้ได้เหมือนกันนะครับ ไหน ๆ พูดถึง Opportunity แล้ว ขอนิยาม คำนี่หน่อยว่า ต่างจาก Lead ยังไง ตัว Opportunity ต้องมีคุณสมบัติที่สำคัญ คือ มี Budget และ Planning ที่ชัดเจน ถ้า…

Maintenance Solution by Office 365

โปรแกรม Maintenance Solution สำหรับทีมช่าง จะมี Feature หลักเกี่ยวกับ การตรวจสอบ การบันทึกผลการซ่อมบำรุง การวางแผน เป็นหลัก ส่วน Feature อื่น ๆ เป็นส่วนเสริมเช่น Inventory ของทีม Dash Board แสดงผลการทำงาน สำหรับผู้สนใจอบรมฟรีการใช้งาน SharePoint ( Office 365 ) สามารถติดตามตารางกิจกรรมได้ที่ นี่ครับ Event Click ตอนนี้ผมเลยมาทำการการจับคู่ระบบหว่าง Feature Maintenance Solution กับ Office 365 กันครับว่า เราจะใช้เครื่องมือตัวไหนมาทำกันแน่ การตรวจสอบ – Microsoft Form , Power Apps การบันทึกผลการซ่อมบำรุง – Power Apps ควบคุมขั้นตอนการทำงาน – Power Automate…

เปรียบเทียบ CRM

เปรียบเทียบโปรแกรม CRM ที่ให้บริการอยู่ มีทั้ง ของต่างประเทศและในประเทศ ดูจาก Spec แล้ว Feature หลัก ๆ จะเป็นการทำงานด้านการบริหารทีมขาย เช่น การหา Lead Marketing Opportunity Quotation Customer Information Product แต่เท่าที่ใช้กันเป็นตัวหลักก็บันทึก Lead กับ Opportunity ที่บันทึก Event ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้านี่แหละครับ เป็นหัวใจเพราะผู้บริหารกังวนเรื่องการเปลี่ยน ตัวของทีมขายที่ต้องเปลี่ยนบ่อย แล้วการติดตามงานก็ขาดข้อมูลสำหรับ ทีมขายใหม่ สำหรับเรื่องอื่น ก็เป็น Feature รองลงไป ซึ่งก็แล้วแต่บริษัทที่เห็นความสำคัญ ลองมาดูว่าในตลาดมี ตัวเลือกอะไรบ้างจาก การ Search ใน Google Salesforce MS Dynamic CRM Zoho My CRM Jubili by Builk Intouch CRM…

HR – Knowledge Management

บทบาทของ HR ตอนนี้หลายที่ให้มาทำเรื่อง Knowledge Management ด้วย และ หัวข้อที่ HR ต้องการมากที่สุดคือ ระบบการเรียนรู้แบบ Online ซึ่งสื่อ ที่มีประสิทธิภาพมากตอนนี้ก็คือการทำ Clip Video แล้วตอนนี้ เราก็สามารถทำเนื้อหาไว้บน SharePoint ได้แบบง่าย ๆ โดยไม่ต้องเอาไปขึ้นที่ Youtube ด้วยนะครับ ทำให้เราสามารถควบคุมเนื้อหาให้อยู่ภายในหน่วยงานของเราได้อย่างมั่นใจ Microsoft Stream Main Feature ของ Microsoft Stream มีหลายอย่างที่น่าสนใจ และ สามารถนำมาประยุกค์ใช้ กับ เรื่องของ Knowledge ได้เป็นอย่างดี เช่น Upload Clip Comment Like Clip Search Group of clip และจากข้อมูลของ Stream เราสามารถเชื่อม Clip Video มาแสดงที่หน้า…

ระบบแจ้งปัญหาแบบง่ายๆด้วย Power Automate

การแจ้งปัญหาการทำงาน ขบวนการรับแจ้ง ขั้นตอนการแก้ไข การเก็บประวัติการซ่อมบำรุง เป็นเรื่องที่น่าปวดหัวของแต่ละบริษัท เพราะการแจ้งปัญหานั้น ยังเป็นการเขียนกระดาษ ไม่ได้มี com สำหรับให้พนักงานมาพิมพ์แจ้งปัญหา พอข้อมูลมาในรูปแบบกระดาษ สิ่งที่ตามมาอีก ก็อย่างเช่น ข้อมูลที่แจ้งไม่ครบถ้วน ลืมแจ้ง กระดาษที่แจ้งหาย ต้องมีเจ้าหน้าที่คอยรับเรื่อง และ ส่งต่อให้ช่าง ต้องมีเจ้าหน้าที่คอยสรุปรายงาน ไม่สามารถคุม SLA เพราะขั้นตอนล่าช้าที่ การแจ้งข้อมูล ระหว่าง พนักงาน เจ้าหน้าที่รับเรื่อง เจ้าหน้าที่ซ่อมบำรุง ผู้บริหารไม่เห็นรายงานสรุปที่รวดเร็ว ปัญหาทั้งหมด สามารถแก้ได้โดยการเปลี่ยน ขั้นตอนการแจ้งให้เป็น Digital Solution ซึ่ง Fusion มี ระบบการรับแจ้งซ่อม ผ่านการทำงานบนมือถือ ของพนักงาน และระบบถูกออกแบบมาให้ สะดวกในการเรียกใช้งาน ผ่าน QR Code โดย Scan ผ่านกล้องที่มือถือ ก็สามารถเปิดแบบ Form มาได้ทันที ซึ่งหลังจากที่กรอกข้อมูล และ บันทึกภาพปัญหา รวมทั้งเอกสารแจ้ง…