โปรแกรมบริหารสัญญา
Fusion Solution ให้บริการ โปรแกรมบริหารสัญญา (Contract Management) ตามมาตราฐานของ Microsoft Gold Partner และ CMMi 3 สำหรับหน่วยงานที่ต้องการระบบจัดเก็บสัญญาที่มีคุณสมบัติในการจัดการแบบครบวงจรที่ให้บริการแบบ On Cloud Microsoft 365 ที่สะดวกและประหยัดที่สุด
การบริหารสัญญาในหน่วยงานปัจจุบัน พบว่าหลายหน่วยงานมีปัญหาด้านนี้ เช่น ต้องการให้เตือนเมื่อใกล้ครบอายุสัญญาการจัดการส่งเอกสารในการพิจาณาเพื่อต่ออายุการค้นหาข้อมูลสัญญาซึ่งพบว่าการจัดเก็บจะเป็นแบบ File Server ที่เก็บ Scan ไว้เท่านั้นโดยไม่มีการจัดการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องและระบบการบริหารสัญญาโดยทั่วไปจะใช้ Excel ในการจัดทำทะเบียนเอกสาร
ในหลายกรณี ที่ระบบทะเบียนที่ทำด้วย Excel ไม่ตอบโจทย์ในขั้นตอนทั้งหมดของการบริหารจัดการสัญญา เช่น กระบวนการแจ้งเตือนจะไม่สามารถจัดการได้บน Excel ขบวนการ ตรวจสอบสถานะเอกสารว่าอยู่ในขั้นตอนไหน และ ไม่มีระบบ Update สถานะที่เป็น อัตโนมัติ
ดังนั้นการจัดการเอกสารสัญญาจึงเริ่มมีความต้องการมากขึ้น เพราะแก้ไขปัญหาในการบริการจัดการสัญญา ซึ่ง เราได้แยกสถานะของเอกสารสัญญาออกมาเป็น 4 ช่วง เพื่อให้สามารถพัฒนาที่ละส่วนได้ชัดเจน
- Draft Contract
- Contract Storage เอกสารที่พร้อมส่งเซ็นต์
- E-Signature การเซ็นต์เอกสารผ่านระบบ E-Signature ( Fusion มีระบบที่ชื่อว่า Veracity )
- Sign Contract Storage เอกสารที่ผ่านการเซ็นต์และนำมาจัดเก็บ
Draft Contact
คือจุดเริ่มต้นของการจัดทำเอกสาร เป็นช่วงเวลาที่ดูไม่มีระบบระเบียบ แต่คนเราอยากได้ระเบียบนะ เราจะเริ่มต้นจากอะไรในการจัดการ ซึ่งผมขอเสนอว่าก่อนที่จะเริ่มทำเอกสาร เราความมีจุดเริ่มต้น คือ การสร้างพื้นที่ในการจัดเก็บขึ้นมาก่อน
จาก Diagram เริ่มจากการร่างคำของเปิดสัญญาใหม่ ซึ่งระบบจะไปสร้างพื้นที่ให้ auto ใน SharePoint เป็น New Folder ที่มีเลขสัญญา และ จัดทำเอกสารใบ memo รายละเอียดของ Folder นั้น ซึ่งจะสร้างขึ้นมา 2 Folder คือ New Contract Noxxx ที่จะเป็นพื้นที่เอกสารที่พร้อมส่ง เซ็นต์ และ Draft Folder เป็นพื้นที่เก็บเอกสารที่กำลังแก้ไขกันอยู่
หลังจากที่ Folder ถูกสร้างขึ้นมาแล้ว เราจะมาเริ่มทำเอกสารสัญญากันซึ่งตัวเอกสารเอง แยกการเกิดเอกสารออกเป็น 2 รูปแบบคือ แบบที่มีการร่างไว้แล้ว ซึ่งเราจะทำระบบที่สามารถดึงเอา Template ของเอกสารมาใช้งานได้ตาม Diagram ระบบจะย้ายเอกสารเข้าไปดูใน Folder ที่รอเซ็นต์ ซึ่งการแก้ไขเอกสารที่ถูกส่งเข้าไปใน Folder นี้แล้วเราจะไม่สามารถเข้าไปแก้ไขตรงๆ ได้
แต่ต้องเข้าไปผ่านระบบที่จะแก้ไขเท่านั้น
เอกสารสัญญานอกจากมีชุดเอกสารที่มีการร่างรอไว้แล้วจะมีเอกสารอีกแบบที่ มีการสร้างขึ้นมาเฉพาะกิจ และ ต้องมีการแก้ไข ประชุมส่งให้หลายคนมาช่วยกันดูแบบนี้เราต้องมีการสร้างพื้นที่เฉพาะ สำหรับการแก้ไขครับ โดยพื้นที่นี่จะไม่ได้มี Workflow ควบคุมการแก้ไข แต่ว่า มีเงื่อนไขที่สำคัญคือ ตอนที่สรุปแล้ว ต้องมีคนในทีม กด request เพื่อขอ Approve แล้วย้ายเอกสารนี้ไปไว้ในพื้นที่รอเซ็นต์ครับ
สำหรับเอกสารที่รออยู่ใน Folder ที่รอเซ็นต์ จะต้องถูกส่งต่อออกไปที่ ระบบ E-Signature Veracity สำหรับส่งเซ็นต์ในอันดับถัดไปครับ
คุณสมบัติโปรแกรมกับระบบจัดเก็บเอกสารทั่วไป
- ออกแบบมาสำหรับจัดเก็บเอกสารสัญญา หรือ เอกสารสำคัญ โดยเฉพาะ
- มีระบบเตือน เมื่อถึงช่วงเวลาที่กำหนด
- มี Work Flow จัดการเอกสารสัญญา ( สามารถ config เพิ่มเติมได้เองด้วย Power Automate )
- มีระบบ Log ที่เก็บข้อมูลทุกการเคลื่อนไหว
- สามารถเปิดผ่าน Mobile ได้
- ระบบมีความเสถียนภาพสูง รับประกัน 99.9999 % ( ตาม SLA ของ Office365 )
- สามารถควบคุม Version ของเอกสาร และ สามารถกำหนดจำนวน Version ตามที่ต้องการ
- ตรวจสอบผู้เข้ามาดูเอกสาร
- ราคาถูกกว่า Software Document Management อื่นๆ และมี Function ที่พัฒนาขึ้นมาโดยเฉพาะ
- สามารถใช้รวมกับ Digital Signature เพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสารและป้องกันการแก้ไข ( มีผลทางกฎหมาย )
- ตรวจสอบเอกสารประกอบสัญญาได้พร้อมระบบควบคุม Version ที่นำเข้า
- ระบบแจ้งเตือนแบบแยกอิสระให้กับ User สามารถ config เองได้
- ระบบการย้ายเอกสารอัตโนมัติเมื่อตรงกับเงื่อนไขที่กำหนด
คุณสมบัติของโปรแกรมบริหารสัญญา
- ระบบบริหารจัดการเอกสารสัญญา ตั้งแต่ การสร้างสัญญา แก้ไข สัญญา จบสัญญา ขยายสัญญา
- ระบบสามารถควบคุมขั้นตอนต่าง ๆ ของสัญญา ตลอดอายุ ที่ต้องมีการกระทำกับสัญญา โดยเก็บเป็น Log ถึงเหตุการณ์ต่าง ๆ รวมถึงชื่อผู้กระทำ ช่วงของวันเวลา
- Validate Field ก่อนการ summit เอกสารเข้าสู่ระบบ
- ผู้บริหารสัญญาสามารถทราบถึง สถานะต่าง ๆ ของสัญญา ที่ Active หรือ อยู่ในช่วงแก้ไข ขั้นตอนในการแก้ไขว่าปัจจุบันอยู่ในขั้นตอนใด
- สามารถตรวจสอบ เอกสารประกอบต่าง ๆ ในการทำสัญญา ได้ว่าครบถ้วนหรือไม่
- ระบบจัดเก็บข้อมูล Comment ของแต่ละบุคคลที่ต้องทำการพิจารณา
- ระบบเตือนก่อนหมดอายุสัญญา สามารถตั้งเตือนตามความเหมาะสม
- ระบบทำงานอยู่บน Office 365 ( SharePoint ) ทำให้ระบบบริหารสัญญามีความน่าเชื่อถือสูงสุด
- ระบบแจ้งเตือนผ่าน E-mail เมื่อ ถึงเงื่อนไขที่กำหนด
- ระบบ Work Flow สามารถกำหนด เป็น เส้นทางการ อนุมัติ หรือ เป็นแบบ เปิด ให้ส่งเรื่องเพื่อขออนุมัติ
- Option เชื่อมโยงข้อมูล ออกรายงาน ไปที่ Power BI
- ระบบตู้จัดเก็บเอกสารแยกจาก File Server
ปัญหาเกี่ยวกับสัญญาที่วุ่นวาย
M-Contract เหมาะกับสัญญา และเอกสารแบบไหน
ระบบ โปรแกรมบริหารสัญญา เหมาะกับสัญญาที่มีระยะเวลาควบคุมที่ชัดเจน และ มีขั้นตอนการอนุมัติในหลายขั้นตอน และ มีเอกสารประกอบจำนวนมา เช่น
- สัญญาซ่อมบำรุง
- สัญญาแฟรนไชส์
- สัญญาซื้อขาย
- สัญญาว่าจ้าง
- สัญญาก่อสร้าง
- สัญญาเช่า หรือ อื่น ๆ
การพัฒนาระบบบริหารสัญญา จุดเด่นของระบบ
- ระบบบริหารสัญญา พัฒนาอยู่บน SharePoint Online ทำให้ต้นทุนการใช้งานระบบถูกกว่า การใช้ App อื่น ๆ
- ผู้ใช้งาน ไม่จำเป็นต้องซื้อ Hardware หรือ License ให้ยุ่งยาก
- ไม่จำเป็นต้องมีผู้ดูแลระบบ Server
- สามารถขยายระบบได้ไม่มีข้อจำกัด
- ระบบมีความยืดหยุ่นสูง สามารถใช้ได้กับทุกธุรกิจ
- ระบบตู้เอกสารสามารถทำการเชื่อมต่อกับระบบการจัดเก็บแบบถาวร ที่เป็น Local Server ได้
Design Solution Contract Management
คำถามเกี่ยวกับระบบบริหารสัญญา
- ระบบสามารถใช้งานได้บน SharePoint Online เท่านั้นใช่หรือไม่
- ใช่ครับ โปรแกรมบริหารสัญญาทำ พัฒนาขึ้นสำหรับใช้บน ระบบ Online เท่านั้น
- ระบบนี้สามารถนำมาใช้กับ Document ISO ได้หรือไม่
- ไม่ได้ครับ ถ้าต้องการใช้ ISO ทางบริษัทขอนำเสนอ SharePoint Document Library จะตรงกับความต้องการมากกว่า
- ระบบสามารถนำไปใช้กับสัญญาได้หลายประเภทหรือไม่
- ใช้ได้ครับ ไม่จำกัดประเภทสัญญา
- ระบบมีการค้นหาข้อมูลแบบไหนได้บ้าง
- มีระบบกรอกข้อมูล
- ระบบค้นหาแบบ Full Text Search
- ระบบจัดกลุ่มข้อมูลตามมุมมองที่ต้องการ
- ระบบการ Set View สำหรับ User แต่ละกลุ่ม