Paperless
Fusion Solution ให้บริการ ที่ปรึกษา พัฒนาและออกแบบ Paperless ให้เหมาะสบกับ ขั้นตอนการทำงานของบริษัท สำหรับใช้งานบน Office 365 บริษัทมีประสบการณ์มาไม่น้อยกว่า 16 ปี และให้มาตราฐานการออกแบบตาม Microsoft Gold Partner และ CMMI ให้บริการติดตั้งให้กับ End User มาไม่น้อยกว่า 100 โครงการ
สำหรับการทำ Estimate Budget Click
Microsoft Automate และ Microsoft Power Apps เหมาะสำหรับผู้พัฒนาระบบ Paperless สำหรับหน่วยงานอย่างรวดเร็ว Microsoft Automate จะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดโดยไม่จำเป็นต้องใช้ Software Tool ประเภทอื่นในการสร้าง Flow
จุดเด่นของ PaperLess by Power Automate ( Microsoft )
- เป็น Tool ที่ User สามารถทำได้ในระบบที่เป็น Config ไม่ถึงขั้นเขียน Code หรือต้องเอา Programmer มาช่วยทำให้
- เป็นตัวประสานงานให้กับแต่ละ Application ในตระกูล Microsoft ทำให้เกินการทำงานประสานกัน แบบอัตโนมัติ
- เพิ่มความสามารถในการส่งต่อข้อมูลข้าม library sharepoint เช่น จาก Task ไปที่ Calendar
Power Automate เป็นส่วนหนึ่งของ Business Process Automation โดยการที่จะให้เกิดเป็น Solution ที่สมบูรณ์นั้นจะต้องมีองค์ประกอบเพิ่มเติม ดังนี้
- Power Automate สำหรับความคุมการไหลของข้อมูล
- Power Apps สำหรับสร้าง Interface การบันทึกข้อมูลและการเรียกดูข้อมูล
- SharePoint สำหรับเป็นฐานข้อมูลให้กับระบบ
Fusion Solution Service Paperless Solution
- ออกแบบ และ ติดตั้ง ระบบ Paperless
- Get Requirement and Design Document
- Implement
- Customize
- Maintenance
ตัวอย่างการ ใช้ Paperless โดยสร้างระบบ Approve ทาง Electronic ( Power Automate )
เริ่มทำ Paperless
การเริ่มทำ Paperless Solution หลังจากที่เราได้เลือก Solution ในการ Implement ระบบเรียบร้อย ที่นี่เราจะต้องทำการแบ่ง Phase การพัฒนาระบบ โดยจะแนะนำที่แบบ Form ของหน่วยงานก่อน เพราะเป็นเอกสารที่ต้องทำใหม่ทุกวัน และ วันละหลาย ๆ ใบ
แนะนำว่าอย่าเลือกแบบ form ที่ยาก เพราะจะเสียเวลาในการ Implement และได้ประโยชน์น้อย สู้เอาแบบที่ง่าย ใช้งานบ่อย ๆ จะได้ผลที่ดีกว่า
การทำ Paperless จะเกี่ยวข้องกับขั้นตอน หลัก 2 ส่วนคือ form และ flow เราไม่จำเป็นที่ต้องทำพร้อมกัน ขอแนะนำให้ทำเฉพาะ form ก่อน ทำให้เสร็จลองใช้งาน Key ข้อมูล print out จนแน่ใจว่า work เสร็จแล้วจึงมาทำ flow ต่อ
การทำส่วนของ flow จะยากจะง่ายขึ้นกับตัวบริษัทว่าจะสามารถปรับตัว ให้การใช้งานเป็นไปตามมาตราฐานของ App ได้หรือป่าวครับ ถ้าไม่ยอมก็เป็นงานยากที่จะต้อง customize ระบบ ซึ่งจะเจอปัญหาจุกจิ๊ก ในอนาคต
ทำความเข้าใจเกี่ยวกับ Paper Less
- ไม่มีใครอยากได้กระดาษ ดังนั้นไม่ต้อง Print ก็ได้ ถ้าใครบอกว่าต้องการกระดาษให้ถามก่อนว่าอยากได้กระดาษหรือข้อมูลกันแน่
- ไม่มีใคร ซีเรียส เรื่องหน้าตาของ ฟอร์ม ให้ถามดูว่า อยากได้ข้อมูลครบถ้วน หรือ แบบ ฟอร์มตรงกับกระดาษ
- ไม่มีใคร อยากเซ็นต์เอกสาร ให้ลองถามดูว่า อยากได้ความสะดวก หรือ ต้องการเซ็นต์เอกสาร
- ไม่มีใคร ต้องการจ้างคนรวบรวมข้อมูล จากกระดาษ ดังนั้นถ้าข้อมูลถูกสรุปเป็น รายงานได้ทันที คือสิ่งที่จะประหยัดค่าใช้จ่ายได้
- การลดกระดาษ จะทำให้งานเร็วขึ้น
- การลดกระดาษ ให้เป็น data จะทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายเรื่องการ Print และค่ากระดาษ
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง