Paperless
Fusion Solution ให้บริการที่ปรึกษา พัฒนา และออกแบบ Paperless ให้เหมาะสบกับขั้นตอนการทำงานของบริษัท สำหรับใช้งานบน Office 365 บริษัทมีประสบการณ์มาไม่น้อยกว่า 16 ปี และให้มาตราฐานการออกแบบตาม Microsoft Gold Partner และ CMMI ให้บริการติดตั้งให้กับ End User มาไม่น้อยกว่า 100 โครงการ
Microsoft Automate และ Microsoft Power Apps เหมาะสำหรับผู้พัฒนาระบบลดการใช้งานกระดาษ สำหรับหน่วยงานอย่างรวดเร็ว Microsoft Automate จะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดโดยไม่จำเป็นต้องใช้ Software Tool ประเภทอื่นในการสร้าง Flow
เอกสารที่นิยมทำ PAPERLESS
ในบริษัทมีเอกสารหลายแบบที่นิยมทำเป็น Paperless ตัวอย่างเช่น
- Form สำหรับทำคำขอต่าง ๆ ในบริษัท
- Form เก็บข้อมูลในการทำงาน เช่นการบันทึกผลการปฏิบัติงาน
จุดเด่นของ Power Automate ( Microsoft )
- เป็น Tool ที่ User สามารถทำได้ในระบบที่เป็น Config ไม่ถึงขั้นเขียน Code หรือต้องเอา Programmer มาช่วยทำให้
- เป็นตัวประสานงานให้กับแต่ละ Application ในตระกูล Microsoft ทำให้เกินการทำงานประสานกัน แบบอัตโนมัติ
- เพิ่มความสามารถในการส่งต่อข้อมูลข้าม library SharePoint เช่น จาก Task ไปที่ Calendar
จุดเด่นของ Power Apps
- เป็นเครื่องมือฟรีมาพร้อมกับ Microsoft 365
- สามารถสร้างแบบฟอร์มได้โดยการลากวาง และไม่จำเป็นต้องเขียน Code
- ไม่ต้องมีความรู้ด้าน Database เพราะสามารถเชื่อมต่อกับ SharePoint ได้ทันที
- สามารถดึงข้อมูล Master Data ได้จากระบบการทำงานของ SharePoint
- สามารถทำงานร่วมกับ Power Automate
- มี connector สำหรับเชื่อมต่อกับ ERP ของ Microsoft และ ส่งข้อมูลกลับไปให้ ERP ได้ทันที
Power Automate เป็นส่วนหนึ่งของ Business Process Automation โดยการที่จะให้เกิดเป็น Solution ที่สมบูรณ์นั้นจะต้องมีองค์ประกอบเพิ่มเติม ดังนี้
- Power Automate สำหรับความคุมการไหลของข้อมูล
- Power Apps สำหรับสร้าง Interface การบันทึกข้อมูลและการเรียกดูข้อมูล
- SharePoint สำหรับเป็นฐานข้อมูลให้กับระบบ
Solution Veracity ที่ใช้งานร่วมกับ Microsoft 365 ช่วยให้การลดใช้กระดาษสามารถเป็นจริงได้แล้ว ลดต้นทุน และทำให้ธุรกิจทำงานได้เร็วกว่าคู่แข่ง
Fusion Solution Service
- ออกแบบ และ ติดตั้ง ระบบ
- Implement
- Customize
- Maintenance
ตัวอย่างการ ใช้ โดยสร้างระบบ Approve ทาง Electronic ( Power Automate )
ขั้นตอนการเริ่มทำ
การเริ่มทำ Solution หลังจากที่เราได้เลือก Solution ในการ Implement ระบบเรียบร้อย ที่นี่เราจะต้องทำการแบ่ง Phase การพัฒนาระบบ โดยจะแนะนำที่แบบ Form ของหน่วยงานก่อน เพราะเป็นเอกสารที่ต้องทำใหม่ทุกวัน และ วันละหลาย ๆ ใบ
แนะนำว่าอย่าเลือกแบบ form ที่ยาก เพราะจะเสียเวลาในการ Implement และได้ประโยชน์น้อย สู้เอาแบบที่ง่าย ใช้งานบ่อย ๆ จะได้ผลที่ดีกว่า
การทำ Paperless จะเกี่ยวข้องกับขั้นตอน หลัก 2 ส่วนคือ form และ flow เราไม่จำเป็นที่ต้องทำพร้อมกัน ขอแนะนำให้ทำเฉพาะ form ก่อน ทำให้เสร็จลองใช้งาน Key ข้อมูล print out จนแน่ใจว่า work เสร็จแล้วจึงมาทำ flow ต่อ
การทำส่วนของ flow จะยากจะง่ายขึ้นกับตัวบริษัทว่าจะสามารถปรับตัว ให้การใช้งานเป็นไปตามมาตราฐานของ App ได้หรือป่าวครับ ถ้าไม่ยอมก็เป็นงานยากที่จะต้อง customize ระบบ ซึ่งจะเจอปัญหาจุกจิ๊ก ในอนาคต
ทำความเข้าใจเกี่ยวกับ Paper Less
- ไม่มีใครอยากได้กระดาษ ดังนั้นไม่ต้อง Print ก็ได้ ถ้าใครบอกว่าต้องการกระดาษให้ถามก่อนว่าอยากได้กระดาษหรือข้อมูลกันแน่
- ไม่มีใคร ซีเรียส เรื่องหน้าตาของ ฟอร์ม ให้ถามดูว่า อยากได้ข้อมูลครบถ้วน หรือ แบบ ฟอร์มตรงกับกระดาษ
- ไม่มีใคร อยากเซ็นต์เอกสาร ให้ลองถามดูว่า อยากได้ความสะดวก หรือ ต้องการเซ็นต์เอกสาร
- ไม่มีใคร ต้องการจ้างคนรวบรวมข้อมูล จากกระดาษ ดังนั้นถ้าข้อมูลถูกสรุปเป็น รายงานได้ทันที คือสิ่งที่จะประหยัดค่าใช้จ่ายได้
- การลดกระดาษ จะทำให้งานเร็วขึ้น
- การลดกระดาษ ให้เป็น data จะทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายเรื่องการ Print และค่ากระดาษ
- การยืนยันตัวตนทาง Electronic สามารถทำได้ง่ายกว่าและมีความปลอดภัยมากกว่าการเซ็นต์เอกสารจริง เนื่องจากตัวเอกสารที่เป็นกระดาษสามารถถูกปลอมแปลงได้ง่าย
- การจัดเก็บข้อมูล Digital ประหยัดกว่าการจัดเก็บกระดาษหลายเท่า
- เมื่อเป็นข้อมูลในรูปแบบ Digital เราสามารถให้ระบบทำการกรอกเงื่อนไข เพื่อช่วยให้ผู้อนุมัติทำงานได้ง่ายขึ้น
- ความถูกต้องและความครบถ้วนของข้อมูลเมื่อเปลี่ยนมาใช้ Paperless จะดีกว่ากระดาษเพราะสามารถควบคุม Field ที่กรอกข้อมุลได้ ช่วยให้เอกสารมีความถูกต้องไม่จำเป็นต้องใช้เจ้าหน้าที่มาตรวจสอบ ซ้ำ 2
- เพิ่มความรวดเร็วและความคล่องตัวในการจัดการระบบงาน เพราะสามารถเข้าถึงข้อมูลและอนุมัติได้จากทุก สถานะที่
- สามารถนำข้อมูลจากการทำงานมาวิเคราะห์แล้วนำมาปรับปรุงขบวนการทำงานได้ง่าย ด้วย Power BI ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบ Paperless ได้ทันที
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง