Business Process Management
Service | Development
Fusion Solution ให้บริการ ที่ปรึกษา ออกแบบ Business Process Management ด้วยเครื่องมือที่เป็นที่ Leader ในตลาด เช่น SharePoint และ Microsoft Power Automate , Nintex , Hybrid Form ด้วยประสบการณ์กว่าด้านนี้กว่า 15 ปี และมาตรฐาน CMMi3 ที่ทางบริษัทพัฒนาระบบให้กับหลากหลายหน่วยงานช่วยให้หน่วยงานพัฒนาขบวนการภายใน ลดระยะเวลาการทำงาน สามารถเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพให้กับงานได้อย่างชัดเจน
ปัจจุบันพนักงานทุกคนมีอุปกรณ์ที่สามารถเข้าถึงระบบงานได้อย่างง่ายดายผ่าน Mobile ทำให้บริษัทสามารถที่จะให้พนักงานทำงานแบบ Mobile ได้อย่างสะดวก ผ่าน Application ที่อยู่บน Mobile ลดขั้นตอนการทำงาน เพิ่มความรวดเร็วในการให้บริการของหน่วยงานภายในบริษัท
การทำ Business Process Management สามารถทำได้จุดไหนบ้าง
- การเปลี่ยนจากกระดาษ มาใช้การส่งข้อมูลผ่าน Computer or mobile
- เปลี่ยน การส่งข้อมูลจากทาง Email มาเป็นการใช้ work flow ในการควบคุมการส่งข้อมูล
- เปลี่ยน การ Key ข้อมูล เป็นการใช้ RPA มาช่วยในการบันทึกข้อมูลแทน
- ใช้ OCR ในการอ่านข้อมูลที่เป็น ภาพ หรือ PDF ให้อยู่ในรูปแบบ Text
- เปลี่ยน ขั้นตอนที่ใช้คนพิจารณา มาเป็นระบบคอย monitor ตัวเองและแจ้งเตือนเมื่อเข้าเงื่อนไขที่กำหนด
- เปลี่ยน เจ้าหน้าที่วิเคราะห์ข้อมูล มาเป็น Data Model ในการวิเคราะห์หาคำตอบแทน
- เพิ่ม SLA ในการสื่อสารและโต้ตอบกับลูกค้า
เตรียมตัวพัฒนาระบบ
- ศึกษาระบบงานภายในก่อนว่ามีขั้นตอนใด ที่ใช้กระดาษในการบันทึกงาน และ ขั้นตอนใดที่ต้องใช้ Mail หรือ คนในการเดินเอกสาร
- ทดลองเขียน Process Flow ของการทำงานในแต่ละเรื่อง
- ทำเอกสารสรุปรูปแบบ Field ของแต่ละแบบ From และออกแบบให้เหมาะสมกับเครื่องมือตัวใหม่ ( เนื่องจากแบบเดิมมักจะใช้ Excel ทำซึ่ง tool ใหม่ไม่สามารถทำได้เหมือนกับ Excel ทำให้ต้องออกแบบใหม่ )
- ประชุมสรุปโดยให้แต่ละส่วนที่เกี่ยวข้องแสดงความคิดเป็น เรื่องการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนให้เป็น Automation
- ทดลองเปลี่ยนมาใช้ Mobile ในการบันทึกข้อมูล
- สร้างความเข้าใจกับทุกส่วนที่เกี่ยวข้อง เรื่องการ Click Approve แทนการ เซ็นต์เอกสาร
- พิจารณาความซ้ำซ้อนของ Flow ถ้ามีความซ้ำซ้อน หรือข้อยกเว้น จำนวนมาก การให้ User เลือกส่งงานต่อเอง อาจจะเป็นแนวทางที่พัฒนาได้เร็วกว่า
- ศึกษาเครื่องมือของแต่ละ ยี่ห้อ เพราะ Feature การทำงานของแต่ละยี่ห้อไม่เหมือนกัน ถึงแม้ว่าเป็นเครื่องมือประเภทเดียวกันแต่ก็ให้ประสบการณ์ทำงานที่แตกต่างกันมาก
- ศึกษาการเชื่อมต่อของข้อมูล เพราะแต่ละยี่ห้อมีความสามารถไม่เท่ากัน เช่น ถ้าเป็น Microsoft Dynamic ตัวเลือกที่น่าสนใจ ก็น่าจะเป็น Power Automate จะได้เปรียบเพราะสามารถเชื่อมต่อข้อมูลได้ง่าย
- ออกแบบ From สำหรับการบันทึกข้อมูลใหม่ เพราะส่วนมากจะเป็น from เก่าจาก Excel ซึ่งตัว Tool ใหม่ไม่สามารถทำได้เหมือนกับ Excel
- ชี้แจ้งทำความเข้าใจเรื่องความน่าเชื่อถือของระบบ เพราะการเปลี่ยนแปลงนี้ BPA จะทำให้ขั้นตอนการ Approve เปลี่ยนไปจากเดิมมาก ถ้าหากไม่เข้าใจในธรรมชาติของระบบการทำงานแบบใหม่ ก็จะเป็นปัญหาตอนเปลี่ยนถ่ายในหน่วยงานได้
Business Process Automation
เครื่องมือในการพัฒนา มีให้เลือกหลากหลายแต่ถ้าเราจะเลือก ควรพิจารณาในประเด็นต่อไปนี้
- งบลงทุนมากแค่ไหน ในปัจจุบันมีตัวเลือกแบบเช่า ที่คุ้มค่ากว่าแบบซื้อ
- การเลือก Technology Cloud หรือ On Premise
- การเชื่อมต่อข้อมูลภายในบริษัท เช่น การนำข้อมูลจากบริษัท มาเป็นเรื่องในการพิจารณา
- ความเสถียนของระบบ สามารถใช้งานได้ 99.999 %
- ความง่ายในการ approve เพราะถ้าต้อง Click approve เอกสาร 1 ฉบับต้อง Click หลายครั้งจะไม่ใช้เรื่องที่สนุก
- การใช้งานได้ทุกอุปกรณ์ ว่าสามารถใช้ได้ทั้ง IOS และ Android หรือไม่
- พิจารณาเรื่องการใช้งาน On Line หรือ Off Line เพราะบางเครื่องมือ สามารถทำงานได้ทั้ง 2 กรณี แต่บางเครื่องมือทำไม่ได้
- มีค่าใช้จ่ายในการเชื่อมต่อข้อมูลหรือไม่ แค่ค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ เดี๋ยวนี้ทุกการเชื่อมต่อมีค่าใช้จ่าย แต่ละ Tool ก็มีราคาไม่เท่ากัน ด้วย
- เป็น No Code หรือ Low Code กรณีที่ดีที่สุดคือ No Code ซึ่งยังไม่มี ณ.ปัจจุบัน ส่วนมากจะเป็น Low Code
- เครื่องมือนี้เหมาะสำหรับใคร เช่น End User หรือ Admin หรือ Developer ถ้าให้ดีก็ต้อง End User แต่ส่วนมากคนไทย ในระดับ End User ก็ยังไม่สามารถใช้งานได้ดีเพราะติดเรื่องภาษา
การแปลงดิจิทัลเพื่อปรับปรุงกระบวนการที่กว้างขึ้นภายในธุรกิจกระบวนการกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติเป็นวิธีหนึ่งที่ดีที่สุดในการพัฒนากระบวนการและช่วยในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิตอลของธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสามารถเกิดขึ้นได้ในพื้นที่ที่กระบวนการอัตโนมัติสามารถแพร่กระจายไปทั่วความกว้างของธุรกิจได้
Automation on the Line of Business
ผลกระทบของคลาวด์ต่อการเปลี่ยนแปลงระบบดิจิทัลเป็นเทคโนโลยีคลาวด์ที่ได้รับการยอมรับอย่างดีทำให้เราทำงานและทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็วและในสถานที่ห่างไกล แต่กุญแจสำคัญอีกประการหนึ่งของการแปลงระบบดิจิทัลคือ Business Process Automation (BPA) หรือที่เรียกว่าการจัดการกระบวนการทางธุรกิจและกระบวนการทำงานอัตโนมัติขั้นตอนกระบวนการทางธุรกิจจะใช้กระบวนการทำซ้ำด้วยตนเองและให้เวลา แก่แรงงานเพื่อให้สามารถทำงานกับงานที่มีมูลค่าสูงกว่ามาก
แต่การเปลี่ยนแปลงแบบดิจิทัลที่ยั่งยืนทำให้ธุรกิจทั้งหมดต้องพัฒนากระบวนการของตน นั่นเป็นเหตุผลที่กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติสามารถมองเห็นความสำเร็จในการขายส่งหากดำเนินการ Line of Business (LOB) ช่วยให้ทุกคนสามารถควบคุมการไหลของงานโดยอัตโนมัติแทนที่จะรอเจ้าหน้าที่ด้านไอที
ดังนั้นทุกคนสามารถสร้าง Business Process Management ที่ช่วยปรับปรุงการไหลเวียนและ / หรือประสิทธิภาพในการทำงานของพวกเขาและสิ่งเหล่านี้สามารถแพร่กระจายไปทั่วทั้งองค์กรไปยังหน่วยงานและคนงานอื่น ๆ ได้ ผลโดมิโนนี้สามารถนำไปสู่ธุรกิจทั้งหมดที่ส่งเสริมและอำนวยความสะดวกในกระบวนการอัตโนมัติทางธุรกิจซึ่งช่วยเปลี่ยนวัฒนธรรมการทำงานของธุรกิจ
ตัวอย่างของ Business Process Management ได้แก่ การทบทวนและอนุมัติเอกสารหรือการจัดการสัญญาตามแนวท่อ – กระบวนการที่ครอบคลุมภาคต่างๆเช่นการเงินบุคลากรการขายการบริการลูกค้าและการดำเนินงาน.
สายของกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติสามารถนำกระบวนการกลับไปกลับมาที่เกิดขึ้นในขั้นตอนเหล่านี้ได้เช่นเดียวกับคนงานที่แลกเปลี่ยนจำนวนอีเมลที่มากเกินไปหรือต้องไล่ตามจำนวนที่สูงขึ้นเพื่อรับการอนุมัติ การทำงานอัตโนมัติผลักดันเอกสารผ่านเวิร์กโฟลว์การแจ้งเตือนและเตือนพนักงานเมื่อจำเป็นต้องป้อนข้อมูล
ความแตกต่างสำคัญจากกระบวนการด้วยตนเองคือความสามารถในการจับภาพและติดตามสิ่งที่เกิดขึ้น ด้วยกระบวนการด้วยตนเองมีการประมาณ แต่ด้วยระบบอัตโนมัติมีข้อมูลวัตถุประสงค์และดำเนินการที่สามารถนำมาใช้เพื่อระบุปัญหาและปรับปรุงอย่างมีประสิทธิภาพ สายของกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติจึงสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้อย่างมากช่วยให้พวกเขาพึ่งพางานด้านความรู้ความเข้าใจที่สำคัญมากขึ้นได้