ต้องการพัฒนาระบบ OCR เฉพาะสำหรับธุรกิจ? วิธีเลือกบริษัทพัฒนาระบบที่เข้าใจธุรกิจของคุณ

หลายธุรกิจเริ่มนำ OCR (Optical Character Recognition) หรือเทคโนโลยีรู้จำตัวอักษรจากภาพมาใช้ เพื่อลดการป้อนข้อมูลด้วยมือและดึงข้อมูลจากเอกสารที่ผ่านการสแกน แม้ว่าเครื่องมือ OCR สำเร็จรูปจะสามารถจัดการเอกสารทั่วไปได้ แต่ก็อาจไม่สามารถตอบโจทย์ความต้องการเฉพาะของทุกองค์กรได้เสมอไป 

ตัวอย่างเช่น บริษัทในอุตสาหกรรมการผลิตอาจต้องการดึงรหัสสินค้าและจำนวนสินค้าจากเอกสารของซัพพลายเออร์ ขณะที่ฝ่ายบัญชีอาจต้องการดึงเลขที่ใบกำกับภาษี จำนวน VAT และรายละเอียดการชำระเงินภาษาไทยอย่างแม่นยำ เครื่องมือ OCR มาตรฐานอาจรู้จำข้อความได้ แต่ไม่สามารถจัดระเบียบข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ระบบธุรกิจเดิมต้องการได้ 

นี่จึงเป็นเหตุผลที่ธุรกิจจำนวนมากไม่ได้ต้องการเพียงการสมัครใช้ซอฟต์แวร์ OCR เท่านั้น แต่ต้องการพาร์ตเนอร์ด้านการพัฒนาระบบที่เข้าใจเอกสาร กระบวนการทำงาน และความต้องการด้านการเชื่อมต่อระบบขององค์กร 

หากคุณกำลังมองหาคำแนะนำในการเลือกผู้ให้บริการพัฒนาระบบ OCR ในประเทศไทย บทความนี้จะพาไปดู 7 ปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณาก่อนตัดสินใจเลือกพาร์ตเนอร์ 

ทำไมเครื่องมือ OCR สำเร็จรูปอาจไม่เพียงพอต่อความต้องการของธุรกิจ 

โซลูชัน OCR สำเร็จรูปมีข้อดีในด้านความสะดวก เพราะธุรกิจสามารถเริ่มรู้จำข้อความจากเอกสารได้ทันที โดยไม่ต้องพัฒนาระบบทั้งหมดขึ้นมาเอง 

อย่างไรก็ตาม โซลูชันมาตรฐานอาจมีข้อจำกัดเมื่อต้องรองรับความต้องการทางธุรกิจที่ซับซ้อนมากขึ้น 

ความท้าทายที่พบได้บ่อย ได้แก่ 

• รูปแบบเอกสารเฉพาะของธุรกิจ: ใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ แบบฟอร์มภายในองค์กร และเอกสารเฉพาะอุตสาหกรรม อาจมีรูปแบบการจัดวางและโครงสร้างข้อมูลที่แตกต่างกัน 
• การดึงข้อมูลตามความต้องการเฉพาะ: ธุรกิจอาจต้องการข้อมูลบางฟิลด์ที่เทมเพลต OCR มาตรฐานไม่สามารถตรวจจับได้โดยอัตโนมัติ 
• เอกสารภาษาไทย: กระบวนการทำงานบางประเภทต้องอาศัยการรู้จำทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษภายในเอกสารเดียวกันอย่างแม่นยำ 
• การเชื่อมต่อกับระบบเดิม: ข้อมูลที่ดึงออกมาอาจต้องผ่านการจัดรูปแบบเฉพาะก่อนส่งเข้าสู่ระบบ ERP, CRM หรือโปรแกรมบัญชี 
• กระบวนการอนุมัติที่ซับซ้อน: ข้อมูลที่ผ่านการรู้จำอาจต้องเข้าสู่ขั้นตอนการตรวจสอบ การพิจารณา หรือการอนุมัติตามลำดับงานขององค์กร 
• ระบบ OCR ที่พัฒนาขึ้นตามความต้องการเฉพาะ (Custom OCR System) สามารถช่วยแก้ไขข้อจำกัดเหล่านี้ได้ โดยปรับกระบวนการรู้จำเอกสารและประมวลผลข้อมูลให้สอดคล้องกับความต้องการจริงขององค์กร 

7 ปัจจัยที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกพาร์ตเนอร์พัฒนาระบบ Custom OCR 

1. เข้าใจเอกสารที่ธุรกิจของคุณใช้งาน

พาร์ตเนอร์ด้านการพัฒนาระบบ OCR ที่ดีควรเข้าใจมากกว่าเพียงเทคโนโลยี OCR แต่ต้องเริ่มจากการทำความเข้าใจเอกสารที่องค์กรใช้งาน รวมถึงข้อมูลที่ต้องการดึงออกมาจากเอกสารเหล่านั้น 

ตัวอย่างเช่น ระบบประมวลผลใบแจ้งหนี้อาจต้องระบุชื่อซัพพลายเออร์ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี วันที่ออกใบแจ้งหนี้ เลขที่ใบสั่งซื้อ และยอดรวมได้อย่างถูกต้อง 

ควรสอบถามผู้ให้บริการที่สนใจว่าสามารถวิเคราะห์เอกสารจริงขององค์กร และแนะนำแนวทางการดึงข้อมูลที่เหมาะสมได้หรือไม่ 

2. สามารถพัฒนาการดึงข้อมูลตามความต้องการเฉพาะได้

แต่ละธุรกิจมีความต้องการด้านข้อมูลที่แตกต่างกัน 

เครื่องมือ OCR ทั่วไปอาจสามารถอ่านข้อความทั้งหมดที่มองเห็นในเอกสารได้ แต่ธุรกิจของคุณอาจต้องการให้ข้อมูลบางรายการถูกจัดเก็บลงในฟิลด์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า 

โซลูชันที่พัฒนาขึ้นเฉพาะควรรองรับความต้องการต่าง ๆ เช่น 

• ดึงข้อมูลเฉพาะฟิลด์จากเอกสารที่มีรูปแบบแตกต่างกัน 
• รู้จำตาราง รายการสินค้า และตัวเลขทางการเงิน 
• จำแนกประเภทเอกสารโดยอัตโนมัติ 
• แปลงข้อมูลที่ดึงได้ให้อยู่ในรูปแบบ Structured JSON หรือระเบียนในฐานข้อมูล 
• ใช้กฎทางธุรกิจ (Business Rules) เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ดึงออกมา 

ความสามารถเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อข้อมูลที่ได้ต้องตรงกับโครงสร้างข้อมูลของแอปพลิเคชันธุรกิจที่องค์กรใช้งานอยู่แล้ว 

3. รองรับเอกสารภาษาไทยและหลายภาษา

ธุรกิจในประเทศไทยมักต้องจัดการเอกสารที่มีข้อมูลทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ 

ตัวอย่างเอกสารที่พบได้บ่อย ได้แก่ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งซื้อ สัญญา และแบบฟอร์มลงทะเบียนลูกค้า 

ควรเลือกพาร์ตเนอร์ด้านการพัฒนาระบบที่สามารถแสดงให้เห็นถึงความสามารถในการรู้จำภาษาไทย พร้อมอธิบายได้ว่าระบบรองรับฟอนต์ที่หลากหลาย ตำแหน่งของตัวอักษร คุณภาพของภาพ และรูปแบบการจัดวางเอกสารที่แตกต่างกันอย่างไร 

หากธุรกิจของคุณได้รับเอกสารจากซัพพลายเออร์ต่างประเทศ ก็ควรพิจารณาความสามารถในการรู้จำเอกสารหลายภาษาควบคู่กันด้วย 

4. มีประสบการณ์ด้าน AI และเทคโนโลยี OCR สมัยใหม่

การพัฒนาระบบ Custom OCR อาจต้องใช้เทคโนโลยีหลายประเภทประกอบกัน แทนที่จะพึ่งพาเอนจินรู้จำข้อความเพียงตัวเดียว 

ขึ้นอยู่กับความต้องการของแต่ละองค์กร ผู้ให้บริการอาจเลือกใช้ OCR แบบดั้งเดิม การประมวลผลเอกสารด้วย AI (AI-powered Document Processing) Machine Learning หรือ Large Language Models (LLMs) เพื่อช่วยทำความเข้าใจเอกสารและดึงข้อมูลที่ต้องการ 

สำหรับองค์กรที่ใช้เทคโนโลยีของ Microsoft สามารถพิจารณา Microsoft Foundry และ Document Intelligence ซึ่งมีความสามารถที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์เอกสารและการดึงข้อมูลได้ 

พาร์ตเนอร์ด้านการพัฒนาระบบควรแนะนำสถาปัตยกรรมที่เหมาะสม โดยพิจารณาจากความซับซ้อนของเอกสาร ความแม่นยำที่ต้องการ ปริมาณเอกสารที่ต้องประมวลผล และงบประมาณขององค์กร 

5. สามารถเชื่อมต่อกับระบบธุรกิจที่องค์กรใช้งานอยู่ได้

ระบบ Custom OCR ไม่ควรกลายเป็นแอปพลิเคชันอีกตัวหนึ่งที่แยกขาดจากระบบงานเดิมขององค์กร 

คุณค่าทางธุรกิจที่แท้จริงเกิดจากการนำข้อมูลที่ดึงออกมาไปใช้งานต่อในระบบที่พนักงานใช้อยู่แล้ว 

ควรมองหาผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์ในการเชื่อมต่อ OCR กับระบบต่าง ๆ เช่น 

• ระบบ ERP และโปรแกรมบัญชี 
• แอปพลิเคชัน CRM 
• Microsoft 365 และ SharePoint 
• ระบบจัดการเอกสาร (Document Management System: DMS) 
• Microsoft Power Automate 
• ฐานข้อมูลภายในองค์กรและแอปพลิเคชันที่พัฒนาขึ้นเฉพาะผ่าน API 

ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์อาจถูกอัปโหลดเข้าสู่ระบบ จากนั้น OCR จะประมวลผลและดึงข้อมูลออกมา เมื่อผ่านการตรวจสอบแล้ว ระบบจะส่งข้อมูลเข้าสู่ ERP เพื่อดำเนินการในขั้นตอนถัดไปของกระบวนการบัญชี 

6. ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยและการตรวจสอบข้อมูล

เอกสารทางธุรกิจอาจมีข้อมูลทางการเงินที่เป็นความลับ ข้อมูลลูกค้า รายละเอียดพนักงาน และข้อมูลในสัญญา 

ผู้ให้บริการพัฒนาระบบอย่างมืออาชีพควรอธิบายได้ว่ามีวิธีปกป้องเอกสารและข้อมูลที่ผ่านการดึงออกมาอย่างไร 

ประเด็นสำคัญที่ควรพิจารณา ได้แก่ การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง การเข้ารหัสข้อมูล ระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูล การเชื่อมต่อ API อย่างปลอดภัย และการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง เช่น พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ของประเทศไทย 

นอกจากนี้ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน ระบบควรรองรับการตรวจสอบระดับความมั่นใจในการรู้จำข้อมูล (Confidence Checking) การใช้กฎทางธุรกิจ และการให้พนักงานเข้ามาตรวจสอบเมื่อข้อมูลที่ดึงออกมาไม่ครบถ้วนหรือมีความไม่แน่นอน 

7. มีบริการสนับสนุนระยะยาวและปรับแต่งระบบเพิ่มเติมได้

ความต้องการทางธุรกิจสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา ซัพพลายเออร์รายใหม่อาจใช้รูปแบบใบแจ้งหนี้ที่แตกต่างออกไป แผนกต่าง ๆ อาจต้องการเพิ่มฟิลด์ข้อมูล หรือองค์กรอาจเริ่มใช้งานแอปพลิเคชันธุรกิจใหม่ 

ดังนั้น ควรเลือกพาร์ตเนอร์ที่สามารถให้บริการดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง ทั้งการบำรุงรักษา การแก้ไขปัญหา การปรับปรุงประสิทธิภาพ และการพัฒนาการเชื่อมต่อระบบเพิ่มเติม 

นอกจากนี้ ควรสอบถามให้ชัดเจนว่าผู้ให้บริการมีเอกสารประกอบระบบ การฝึกอบรมพนักงาน การติดตามประสิทธิภาพ และบริการสนับสนุนหลังติดตั้งระบบหรือไม่ 

พาร์ตเนอร์ด้านการพัฒนาระยะยาวที่ดีควรช่วยให้ระบบ OCR สามารถพัฒนาและปรับเปลี่ยนไปพร้อมกับธุรกิจของคุณได้ 

Custom OCR กับ OCR สำเร็จรูป แบบไหนเหมาะกับธุรกิจของคุณ? 

OCR สำเร็จรูปเหมาะสำหรับธุรกิจที่มีความต้องการไม่ซับซ้อน และใช้เอกสารที่มีรูปแบบทั่วไป 

ส่วน Custom OCR เหมาะสำหรับองค์กรที่มีโครงสร้างเอกสาร กฎการดึงข้อมูล ความต้องการด้านการเชื่อมต่อระบบ หรือกระบวนการทำงานเฉพาะ ซึ่งเครื่องมือมาตรฐานไม่สามารถรองรับได้อย่างเพียงพอ 

วิธีประเมินบริษัทพัฒนาระบบ OCR ก่อนตัดสินใจจ้าง 

ก่อนเลือกผู้ให้บริการ ควรเตรียมตัวอย่างเอกสารจริงของธุรกิจจำนวนหนึ่ง พร้อมกำหนดให้ชัดเจนว่าต้องการดึงข้อมูลใดออกมาจากเอกสารเหล่านั้น 

จากนั้นขอให้ผู้ให้บริการจัดทำ Proof of Concept (PoC) หรือการทดสอบแนวคิด เพื่อประเมินความสามารถของโซลูชันที่นำเสนอ 

PoC ที่มีประโยชน์ควรแสดงให้เห็นถึงความสามารถดังต่อไปนี้ 

• ประสิทธิภาพในการรู้จำข้อความจากเอกสารจริง 
• การดึงข้อมูลตามฟิลด์และตารางที่องค์กรต้องการ 
• การรองรับเอกสารที่มีรูปแบบการจัดวางแตกต่างกัน 
• ความสามารถในการตรวจสอบข้อมูลและจัดการข้อผิดพลาด 
• ความเป็นไปได้ในการเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันที่องค์กรใช้งานอยู่ 

นอกจากนี้ ควรขอขอบเขตโครงการ (Project Scope) ที่ชัดเจน ซึ่งครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการพัฒนา ค่าลิขสิทธิ์เทคโนโลยี การติดตั้งระบบ การบำรุงรักษา และการปรับแต่งเพิ่มเติมในอนาคต 

วิธีนี้จะช่วยให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจสามารถเปรียบเทียบผู้ให้บริการจากคุณค่าที่ระบบสร้างให้กับธุรกิจจริง แทนที่จะพิจารณาจากการสาธิตการใช้งานซอฟต์แวร์เพียงอย่างเดียว 

ค้นหาพาร์ตเนอร์พัฒนาระบบ OCR ที่เหมาะสมกับธุรกิจร่วมกับ Fusion Solution 

การพัฒนาระบบ Custom OCR ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญที่ผสมผสานกัน ทั้งเทคโนโลยี AI การประมวลผลเอกสาร และการเชื่อมต่อกับระบบธุรกิจ 

Fusion Solution ช่วยให้องค์กรสามารถศึกษาและเลือกใช้เทคโนโลยีจาก Microsoft รวมถึงโซลูชันดิจิทัลต่าง ๆ เพื่อยกระดับการประมวลผลเอกสารและปรับปรุงกระบวนการทำงานภายในองค์กร 

สำหรับธุรกิจ SME ในประเทศไทยที่ต้องการลดขั้นตอนการดึงข้อมูลจากเอกสาร ทำให้กระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้เป็นระบบอัตโนมัติ หรือเชื่อมต่อ OCR เข้ากับแอปพลิเคชันธุรกิจที่ใช้งานอยู่ Fusion Solution สามารถช่วยวิเคราะห์และแนะนำแนวทางการนำระบบไปใช้งานให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์กรได้ 

สรุป 

การเลือกพาร์ตเนอร์พัฒนาระบบ Custom OCR ไม่ใช่เพียงการมองหาบริษัทที่สามารถรู้จำข้อความจากรูปภาพได้เท่านั้น แต่คือการเลือกบริษัทที่เข้าใจว่าธุรกิจของคุณทำงานอย่างไร 

พาร์ตเนอร์ที่เหมาะสมควรสามารถวิเคราะห์เอกสาร พัฒนากฎการดึงข้อมูลตามความต้องการเฉพาะ รองรับการรู้จำภาษาไทย เชื่อมต่อกับระบบเดิมขององค์กร และให้บริการสนับสนุนทางเทคนิคในระยะยาวได้ 

การประเมินความสามารถเหล่านี้ร่วมกับการทดสอบ Proof of Concept โดยใช้เอกสารจริง จะช่วยให้ธุรกิจ SME ในประเทศไทยตัดสินใจลงทุนในเทคโนโลยี OCR ได้อย่างรอบคอบมากขึ้น พร้อมสร้างกระบวนการจัดการเอกสารที่ช่วยลดงานซ้ำซ้อนและลดภาระการทำงานด้วยมือได้อย่างแท้จริง