ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ กับ AI OCR: เชื่อมเอกสารเข้ากับกระบวนการทำงานอย่างไร

หลายองค์กรได้เปลี่ยนจากการจัดเก็บเอกสารในตู้แฟ้มแบบเดิมมาเป็นการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลแล้ว ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ สัญญา ประวัติพนักงาน และแบบฟอร์มทางธุรกิจ ซึ่งปัจจุบันจัดเก็บอยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF ภาพสแกน หรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลไม่ได้หมายความว่าข้อมูลภายในเอกสารจะพร้อมนำไปใช้งานได้ทันที 

พนักงานอาจยังต้องเปิดไฟล์ทีละรายการ อ่านเนื้อหา ดึงรายละเอียดที่สำคัญด้วยตนเอง และนำข้อมูลไปกรอกในโปรแกรมบัญชี ระบบ ERP หรือแอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่น ๆ 

นี่คือจุดที่การผสาน ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management System: EDMS) เข้ากับเทคโนโลยี Optical Character Recognition (OCR) ที่ขับเคลื่อนด้วย AI เข้ามามีบทบาทสำคัญ 

เทคโนโลยีทั้งสองทำงานร่วมกันเพื่อช่วยให้องค์กรก้าวข้ามการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลแบบทั่วไป ไปสู่กระบวนการจัดการเอกสารที่เชื่อมโยงกัน ตั้งแต่การรับเอกสาร การดึงข้อมูล การจัดระเบียบ ไปจนถึงการส่งต่อข้อมูลระหว่างระบบธุรกิจ โดยลดขั้นตอนที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง 

ทำไมการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลเพียงอย่างเดียวจึงยังไม่เพียงพอ 

การแปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลเป็นก้าวสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการดำเนินงานของธุรกิจ อย่างไรก็ตาม หลายองค์กรยังคงพบปัญหา แม้จะนำระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัลมาใช้งานแล้วก็ตาม 

ลองพิจารณาตัวอย่างบริษัทแห่งหนึ่งที่ได้รับใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์หลายร้อยรายการในแต่ละเดือน พนักงานอัปโหลดใบแจ้งหนี้เข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร เพื่อจัดเก็บและจัดระเบียบไฟล์ให้เป็นระบบ 

แม้ว่าเอกสารเหล่านั้นจะสามารถเข้าถึงผ่านระบบออนไลน์ได้แล้ว แต่พนักงานก็ยังอาจต้องดึงข้อมูลชื่อซัพพลายเออร์ เลขที่ใบแจ้งหนี้ วันที่ และยอดเงินที่ต้องชำระด้วยตนเอง ก่อนนำข้อมูลไปกรอกในโปรแกรมบัญชี 

สิ่งนี้ก่อให้เกิดความท้าทายหลายประการ ได้แก่ 

การดึงข้อมูลด้วยตนเอง: พนักงานต้องอ่านข้อความจากเอกสารและป้อนข้อมูลซ้ำเข้าสู่ระบบอื่น ๆ 

กระบวนการทำงานที่ไม่เชื่อมโยงกัน: เอกสารที่จัดเก็บไว้ไม่ได้เป็นตัวกระตุ้นให้เกิดกระบวนการอนุมัติ การชำระเงิน หรือการตรวจสอบโดยอัตโนมัติ 

การค้นหาที่ใช้เวลานาน: พนักงานอาจพบปัญหาในการค้นหาข้อมูลเฉพาะภายในไฟล์ PDF ที่ผ่านการสแกน 

ข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูล: การกรอกข้อมูลซ้ำด้วยตนเองเพิ่มโอกาสที่จะเกิดข้อมูลผิดพลาดหรือไม่ครบถ้วน 

ข้อจำกัดด้านระบบอัตโนมัติ: ไฟล์ดิจิทัลยังคงแยกออกจากกระบวนการทางธุรกิจที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลภายในเอกสารเหล่านั้น 

ปัญหาที่แท้จริงจึงไม่ได้อยู่ที่ว่าเอกสารถูกจัดเก็บไว้ที่ใดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงวิธีการส่งต่อข้อมูลจากเอกสารไปสู่การดำเนินงานในแต่ละวันของธุรกิจด้วย 

ทำความเข้าใจบทบาทของระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management System: EDMS) คือแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลตลอดวงจรชีวิตของเอกสาร 

แทนที่จะจัดเก็บไฟล์ไว้ในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ไฟล์แนบในอีเมล หรือโฟลเดอร์ที่แยกออกจากกัน องค์กรสามารถใช้ระบบส่วนกลางเพื่อจัดระเบียบ เข้าถึง บริหารจัดการ และติดตามเอกสารได้อย่างเป็นระบบ 

ความสามารถทั่วไปของระบบ EDMS ประกอบด้วย 

การจัดเก็บเอกสารส่วนกลาง (Centralized Document Storage): จัดเก็บเอกสารทางธุรกิจไว้ในคลังเอกสารดิจิทัลที่เป็นระบบ โดยพนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารได้ตามสิทธิ์ที่ได้รับอนุญาต 

การจำแนกประเภทเอกสาร (Document Classification): จัดหมวดหมู่ไฟล์ตามประเภทเอกสาร แผนก ลูกค้า ซัพพลายเออร์ โครงการ หรือข้อกำหนดทางธุรกิจอื่น ๆ 

การจัดการเวอร์ชันเอกสาร (Version Management): จัดเก็บและติดตามเวอร์ชันของเอกสาร เพื่อลดความสับสนเมื่อมีพนักงานหลายคนทำงานกับไฟล์เดียวกัน 

การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง (Access Control): กำหนดว่าใครสามารถดู แก้ไข ดาวน์โหลด หรือบริหารจัดการเอกสารแต่ละรายการได้ 

การค้นหาและเรียกดูเอกสาร (Search and Retrieval): ค้นหาเอกสารผ่านชื่อไฟล์ Metadata คำสำคัญ หรือเนื้อหาภายในเอกสารที่รองรับการค้นหา 

การจัดการ Workflow (Workflow Management): สนับสนุนกระบวนการตรวจสอบเอกสาร การอนุมัติ และกระบวนการทางธุรกิจอื่น ๆ 

ความสามารถเหล่านี้ช่วยให้องค์กรจัดระเบียบและควบคุมเอกสารได้ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม เมื่อเอกสารมีข้อมูลที่จำเป็นต้องส่งต่อไปยังระบบอื่น องค์กรอาจต้องใช้เทคโนโลยีเพิ่มเติมเข้ามาช่วย 

AI OCR เชื่อมโยงเอกสารเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างไร 

AI OCR ช่วยเชื่อมช่องว่างระหว่างการจัดเก็บเอกสารกับระบบอัตโนมัติทางธุรกิจ 

OCR แบบดั้งเดิมทำหน้าที่รู้จำตัวอักษรในภาพเอกสารที่ผ่านการสแกน และแปลงตัวอักษรเหล่านั้นให้เป็นข้อความที่คอมพิวเตอร์สามารถประมวลผลได้ ส่วนการประมวลผลเอกสารด้วย AI สามารถทำได้มากกว่านั้น โดยช่วยระบุประเภทเอกสาร ทำความเข้าใจรูปแบบการจัดวาง และดึงข้อมูลเฉพาะจากฟิลด์ต่าง ๆ ภายในเอกสาร 

ตัวอย่างเช่น เมื่อองค์กรได้รับใบแจ้งหนี้ที่ผ่านการสแกน AI OCR สามารถช่วยระบุข้อมูลต่อไปนี้ได้ 

• ชื่อซัพพลายเออร์และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 
• เลขที่ใบแจ้งหนี้และวันที่ในเอกสาร 
• เลขอ้างอิงใบสั่งซื้อ (Purchase Order) 
• ยอดรวมก่อนภาษีและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) 
• ยอดเงินรวมที่ต้องชำระ 

แทนที่จะมองใบแจ้งหนี้เป็นเพียงรูปภาพที่ไม่สามารถแก้ไขได้ ระบบสามารถเปลี่ยนเนื้อหาภายในให้กลายเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้างได้ 

จากนั้น EDMS หรือแอปพลิเคชันที่เชื่อมต่ออยู่สามารถนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้สนับสนุนกระบวนการทำงานในขั้นตอนถัดไปได้ 

การทำงานร่วมกันของเทคโนโลยีเหล่านี้ช่วยสร้าง Workflow การจัดการเอกสารที่เชื่อมโยงกันมากขึ้น โดย EDMS ทำหน้าที่บริหารจัดการเอกสาร AI OCR ทำหน้าที่ดึงข้อมูลจากเอกสาร และแอปพลิเคชันทางธุรกิจนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ดำเนินงานตามวัตถุประสงค์ 

วิธีเชื่อมต่อ AI OCR เข้ากับ Workflow การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 

องค์กรสามารถนำเทคโนโลยีเหล่านี้มาทำงานร่วมกันผ่านขั้นตอนต่าง ๆ ที่เชื่อมโยงกันได้ดังนี้ 

1. รับและอัปโหลดเอกสาร (Capture and Upload Documents)

กระบวนการเริ่มต้นเมื่อพนักงานหรือบุคคลภายนอกส่งเอกสารผ่านเครื่องสแกน อีเมล แบบฟอร์มออนไลน์ หรือช่องทางดิจิทัลอื่น ๆ 

เอกสารจะถูกอัปโหลดเข้าสู่คลังเอกสารส่วนกลาง ซึ่งสามารถจัดระเบียบและบริหารจัดการได้จากระบบเดียว 

2. จำแนกประเภทเอกสารโดยอัตโนมัติ (Automatically Recognize Document Types)

ระบบประมวลผลเอกสารด้วย AI สามารถระบุได้ว่าไฟล์ที่อัปโหลดเป็นใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ สัญญา แบบฟอร์มใบสมัคร หรือเอกสารประเภทอื่น ๆ 

การจำแนกประเภทเอกสารช่วยให้ระบบเลือกใช้กฎการดึงข้อมูลและ Workflow ที่เหมาะสมกับเอกสารแต่ละประเภทได้ 

3. ดึงข้อมูลสำคัญด้วย AI OCR (Extract Important Information with AI OCR)

ระบบ OCR จะทำหน้าที่รู้จำข้อความและดึงข้อมูลในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง โดยอ้างอิงจากประเภทของเอกสาร 

ตัวอย่างเช่น Workflow สำหรับประมวลผลใบแจ้งหนี้อาจดึงรายละเอียดซัพพลายเออร์และยอดเงินทางการเงิน ขณะที่ Workflow สำหรับจัดการสัญญาอาจระบุเลขที่สัญญา คู่สัญญา และวันหมดอายุของสัญญาได้ 

4. ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ดึงออกมา (Validate the Extracted Information)

ข้อมูลที่ดึงออกมาควรผ่านการตรวจสอบก่อนนำไปใช้ในกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ 

องค์กรสามารถกำหนดกฎสำหรับตรวจสอบข้อมูลได้ เช่น ตรวจสอบว่ายอดรวมในใบแจ้งหนี้ตรงกับผลรวมของรายการย่อยหรือไม่ หรือมีข้อมูลในฟิลด์ที่จำเป็นขาดหายไปหรือไม่ 

หากระบบมีความมั่นใจในการรู้จำข้อมูลต่ำ หรือเป็นข้อมูลที่มีความสำคัญสูง สามารถส่งข้อมูลดังกล่าวให้พนักงานตรวจสอบเพิ่มเติมได้ 

5. ส่งต่อข้อมูลเข้าสู่แอปพลิเคชันทางธุรกิจ (Transfer Information into Business Applications)

เมื่อข้อมูลผ่านการตรวจสอบความถูกต้องแล้ว ระบบสามารถส่งต่อข้อมูลไปยังแอปพลิเคชันที่เชื่อมต่ออยู่ผ่าน API แพลตฟอร์ม Automation หรือการเชื่อมต่อที่ระบบรองรับ 

ตัวอย่างเช่น การส่งรายละเอียดใบแจ้งหนี้เข้าสู่โปรแกรมบัญชี การอัปเดตข้อมูลลูกค้าในระบบ CRM หรือการส่งข้อมูลการจัดซื้อเข้าสู่แพลตฟอร์ม ERP 

6. เริ่มต้น Workflow อัตโนมัติ (Trigger Automated Workflows)

ข้อมูลที่ดึงออกมายังสามารถใช้เป็นตัวกระตุ้นให้เกิดการดำเนินการทางธุรกิจโดยอัตโนมัติได้อีกด้วย 

ตัวอย่างเช่น เมื่อระบบประมวลผลใบแจ้งหนี้ใหม่เสร็จสิ้น อาจเริ่มส่งคำขออนุมัติ แจ้งเตือนไปยังแผนกการเงิน หรือย้ายเอกสารไปยังขั้นตอนถัดไปของกระบวนการชำระเงิน 

แนวทางนี้ช่วยสร้างกระบวนการที่เอกสารไม่ได้เป็นเพียงไฟล์ที่ถูกจัดเก็บไว้เท่านั้น แต่ข้อมูลภายในยังสามารถนำมาใช้สนับสนุนการดำเนินงานของธุรกิจได้โดยตรง 

ตัวอย่างการนำไปใช้งานจริงในธุรกิจ 

การผสาน EDMS เข้ากับ AI OCR สามารถช่วยสนับสนุนการทำงานของหลายแผนกภายในองค์กรได้ 

สำหรับองค์กรในประเทศไทย การรองรับเอกสารทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษถือเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง ธุรกิจควรประเมินความสามารถของระบบ OCR ด้วยรูปแบบเอกสารที่ใช้งานจริง เช่น ใบแจ้งหนี้ภาษาไทย เอกสารภาษี ใบเสร็จ และสัญญาที่มีเนื้อหาสองภาษา 

สิ่งที่ธุรกิจควรพิจารณาก่อนเริ่มใช้งาน 

การนำระบบมาใช้งานให้ประสบความสำเร็จไม่ได้ขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่อระบบ OCR เข้ากับคลังเอกสารเพียงอย่างเดียว 

องค์กรควรเริ่มต้นจากการระบุก่อนว่ากระบวนการจัดการเอกสารใดใช้เวลาทำงานของพนักงานมากที่สุด และขั้นตอนการถ่ายโอนข้อมูลด้วยตนเองสร้างปัญหาในการดำเนินงานตรงจุดใดบ้าง 

นอกจากนี้ ควรประเมินปัจจัยสำคัญต่อไปนี้ 

• ความแม่นยำของ OCR: ทดสอบประสิทธิภาพการรู้จำข้อความด้วยเอกสารทางธุรกิจจริง โดยเฉพาะเอกสารภาษาไทยและเอกสารที่มีรูปแบบการจัดวางซับซ้อน 
• ความสามารถในการเชื่อมต่อระบบ (Integration Capabilities): ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโซลูชันสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกับระบบ ERP, CRM โปรแกรมบัญชี และแอปพลิเคชัน Workflow ที่องค์กรใช้งานอยู่ได้ 
• ความปลอดภัย (Security): กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง การเข้ารหัส และนโยบายการปกป้องข้อมูลให้เหมาะสม 
• การตรวจสอบข้อมูล (Data Validation): วางกฎและขั้นตอนสำหรับตรวจสอบข้อมูลที่ดึงออกมาก่อนนำเข้าสู่ระบบธุรกิจ 
• ความสามารถในการรองรับการขยายระบบ (Scalability): พิจารณาปริมาณเอกสาร ความสามารถในการประมวลผล และความต้องการด้านระบบอัตโนมัติในอนาคต 

การเริ่มต้นจาก Workflow ที่มีขอบเขตชัดเจน เช่น การประมวลผลใบแจ้งหนี้ หรือการจัดการเอกสารพนักงาน จะช่วยให้องค์กรสามารถวัดผลการปรับปรุงได้ก่อนขยายระบบ Automation ไปยังแผนกอื่น ๆ 

สำรวจโซลูชันจัดการเอกสารอัตโนมัติกับ Fusion Solution 

การสร้าง Workflow จัดการเอกสารที่เชื่อมโยงกันจำเป็นต้องอาศัยการผสานเทคโนโลยีที่เหมาะสม ทั้งระบบจัดการเอกสาร เทคโนโลยี OCR ความสามารถของ AI และการเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันทางธุรกิจ 

Fusion Solution ช่วยให้องค์กรสามารถสำรวจเทคโนโลยี Microsoft และโซลูชันดิจิทัลที่สนับสนุนการจัดการเอกสารและการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ 

สำหรับธุรกิจในประเทศไทยที่ต้องการลดขั้นตอนการจัดการเอกสารด้วยตนเอง และเชื่อมต่อข้อมูลที่ดึงออกมาจากเอกสารเข้ากับระบบธุรกิจที่ใช้งานอยู่ Fusion Solution สามารถช่วยหาแนวทางที่เหมาะสมกับความต้องการในการดำเนินงานขององค์กรได้ 

สรุป 

ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้องค์กรจัดเก็บและบริหารจัดการไฟล์ได้ดีขึ้น แต่ไม่ได้ช่วยกำจัดขั้นตอนการดึงข้อมูลด้วยตนเองหรือแก้ปัญหากระบวนการทำงานทางธุรกิจที่ไม่เชื่อมโยงกันโดยอัตโนมัติ 

การผสานระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับ AI OCR ช่วยให้ธุรกิจเปลี่ยนเอกสารสแกนให้เป็นข้อมูลที่มีโครงสร้าง ซึ่งสามารถนำไปใช้ในการค้นหา ตรวจสอบความถูกต้อง เชื่อมต่อกับแอปพลิเคชัน และสร้าง Workflow อัตโนมัติได้ 

คุณค่าที่แท้จริงของการจัดการเอกสารดิจิทัลจึงไม่ได้อยู่ที่การทำให้เอกสารสามารถเปิดดูผ่านระบบออนไลน์ได้เท่านั้น แต่คือการทำให้ข้อมูลภายในเอกสารสามารถเข้าถึง นำไปดำเนินการต่อ และเชื่อมโยงเข้ากับวิธีการทำงานขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ