กำลังมองหา บริษัทรับ Implement OCR ในประเทศไทย? 7 ปัจจัยที่ควรพิจารณา

การเลือก บริษัทรับ Implement OCR ที่เหมาะสมเป็นการตัดสินใจสำคัญสำหรับธุรกิจที่ต้องการลดขั้นตอนการประมวลผลเอกสารด้วยตนเองและเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน แม้ว่าเทคโนโลยี OCR หลายประเภทจะสามารถอ่านข้อความจากเอกสารสแกนได้ แต่การนำระบบมาใช้งานให้ประสบความสำเร็จนั้นต้องอาศัยมากกว่าการติดตั้งซอฟต์แวร์หรือเชื่อมต่อ API เท่านั้น

ธุรกิจในประเทศไทย โดยเฉพาะ SMEs และองค์กรที่กำลังเติบโต มักต้องจัดการเอกสารหลากหลายประเภท ทั้งใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ใบสั่งซื้อ สัญญา แบบฟอร์มใบสมัคร และเอกสารอื่น ๆ ที่มีทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ หากไม่มีแนวทางการติดตั้งและพัฒนาระบบที่เหมาะสม พนักงานก็อาจยังต้องแก้ไขข้อมูลที่ระบบดึงออกมา ถ่ายโอนข้อมูลด้วยตนเอง และจัดการ Workflow ที่แยกออกจากกัน

พันธมิตรด้านการ Implement OCR ที่เชื่อถือได้ควรเข้าใจกระบวนการทำงานของธุรกิจ สามารถแนะนำเทคโนโลยีที่เหมาะสม เชื่อมต่อกับระบบที่องค์กรใช้งานอยู่ และให้การสนับสนุนทางเทคนิคอย่างต่อเนื่อง

ประสบการณ์ด้าน OCR และ AI Document Processing

ปัจจัยแรกที่ควรพิจารณาคือประสบการณ์และความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคของผู้ให้บริการ

การ Implement OCR ไม่ได้จำกัดอยู่แค่การแปลงรูปภาพให้เป็นข้อความเท่านั้น โซลูชันประมวลผลเอกสารสมัยใหม่อาจต้องรองรับการรู้จำเอกสารที่มีรูปแบบแตกต่างกัน การดึงข้อมูลเฉพาะ การจำแนกประเภทเอกสาร และการเปลี่ยนข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างให้เป็นข้อมูลทางธุรกิจที่สามารถนำไปใช้งานได้ 

ควรมองหาผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์ในด้านต่อไปนี้

• เทคโนโลยี OCR แบบดั้งเดิมและ AI-powered OCR
• การรู้จำเอกสารภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
• การประมวลผลใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และแบบฟอร์ม
• การดึงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่มีโครงสร้าง (Structured Data Extraction)
• การจำแนกประเภทเอกสารและการตรวจสอบความถูกต้อง
• โซลูชันประมวลผลเอกสารด้วย AI ที่พัฒนาตามความต้องการเฉพาะของธุรกิจ

ควรสอบถามว่าผู้ให้บริการเคยติดตั้งระบบสำหรับเอกสารที่มีลักษณะใกล้เคียงกับเอกสารขององค์กรหรือไม่ ประสบการณ์จากการทำงานกับเอกสารธุรกิจจริงมีคุณค่ามากกว่าการสาธิตเทคโนโลยีในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุมเพียงอย่างเดียว

ความสามารถในการรองรับเอกสารหลากหลายรูปแบบ

ในทางปฏิบัติ ธุรกิจมักได้รับเอกสารในรูปแบบที่ไม่เหมือนกันทั้งหมด

องค์กรของคุณอาจต้องจัดการไฟล์ PDF ที่ผ่านการสแกน ภาพถ่าย ไฟล์ PDF ดิจิทัล แบบฟอร์มกระดาษ ข้อมูลที่เขียนด้วยลายมือ และเอกสารจากซัพพลายเออร์หลายรายที่มีรูปแบบแตกต่างกัน

ผู้ให้บริการ OCR ที่มีความสามารถควรเข้าใจวิธีประมวลผลเอกสารเหล่านี้ในรูปแบบต่าง ๆ ได้

ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์หลายรายอาจมีข้อมูลประเภทเดียวกัน แต่ตำแหน่งการแสดงผลของข้อมูลแต่ละช่องอาจแตกต่างกัน ระบบ OCR จึงควรได้รับการประเมินว่าสามารถตรวจจับฟิลด์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างถูกต้อง แม้เอกสารจะมีรูปแบบแตกต่างกันหรือไม่

นอกจากนี้ ควรพิจารณาความสามารถในการรู้จำภาษาไทยด้วย หากธุรกิจของคุณต้องประมวลผลใบกำกับภาษีภาษาไทย ใบเสร็จ และสัญญาที่มีเนื้อหาสองภาษา ควรทดสอบเทคโนโลยีด้วยเอกสารตัวอย่างที่ใกล้เคียงกับการใช้งานจริงก่อนตัดสินใจเริ่มโครงการ

ความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบธุรกิจที่มีอยู่ 

OCR จะมีประโยชน์มากขึ้นอย่างชัดเจนเมื่อข้อมูลที่ดึงออกมาสามารถส่งต่อเข้าสู่แอปพลิเคชันทางธุรกิจได้โดยตรง 

ตัวอย่างเช่น โซลูชันประมวลผลใบแจ้งหนี้ควรสามารถเชื่อมต่อกับโปรแกรมบัญชีหรือระบบ ERP ได้ แทนที่จะให้พนักงานต้องคัดลอกข้อมูลที่ระบบดึงออกมาไปกรอกด้วยตนเอง 

ควรประเมินว่าผู้ให้บริการสามารถเชื่อมต่อ OCR กับระบบต่อไปนี้ได้หรือไม่ 

• ระบบ ERP และโปรแกรมบัญชี 
• แพลตฟอร์ม CRM 
• Microsoft 365 และ SharePoint 
• ระบบจัดการเอกสาร (Document Management Systems: DMS) 
• Microsoft Power Automate และเครื่องมือ Workflow อื่น ๆ 
• ฐานข้อมูลและแอปพลิเคชันภายในองค์กรผ่าน API 

ผู้ให้บริการควรมีความเข้าใจเกี่ยวกับการจับคู่ข้อมูลระหว่างระบบ (Data Mapping) การยืนยันตัวตน (Authentication) การจัดการข้อผิดพลาด (Error Management) และการทดสอบการเชื่อมต่อระบบ (Integration Testing) ด้วย 

เป้าหมายไม่ได้อยู่ที่การดึงข้อมูลออกจากเอกสารเพียงอย่างเดียว แต่คือการทำให้ข้อมูลเหล่านั้นสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ตลอดกระบวนการดำเนินงานของธุรกิจ 

ความแม่นยำ การตรวจสอบข้อมูล และการจัดการข้อผิดพลาด 

ความแม่นยำของ OCR เป็นหนึ่งในปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการประเมินผู้ให้บริการ Implement OCR 

การรู้จำเลขที่ใบแจ้งหนี้ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี วันที่ หรือยอดเงินที่ต้องชำระผิดพลาด อาจสร้างปัญหาให้กับกระบวนการทางการเงินและงานธุรการได้ 

อย่างไรก็ตาม ไม่ควรคาดหวังว่าระบบ OCR ใด ๆ จะให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องสมบูรณ์แบบกับเอกสารทุกประเภท 

ควรสอบถามผู้ให้บริการว่ามีวิธีวัดความแม่นยำในการรู้จำข้อมูลอย่างไร และสามารถสาธิตประสิทธิภาพของระบบโดยใช้เอกสารจริงขององค์กรได้หรือไม่ 

การ Implement ระบบอย่างมืออาชีพควรประกอบด้วย 

• คะแนนระดับความมั่นใจในการรู้จำข้อมูล (Recognition Confidence Scores) ในกรณีที่ระบบรองรับ 
• กฎการตรวจสอบความถูกต้องสำหรับฟิลด์ข้อมูลที่สำคัญ 
• การให้พนักงานตรวจสอบผลลัพธ์ที่ระบบไม่มั่นใจ 
• การแจ้งเตือนข้อผิดพลาดและการจัดการกรณีผิดปกติ 
• การทดสอบด้วยเอกสารที่มีคุณภาพและรูปแบบแตกต่างกัน 

ผู้ให้บริการที่ดีควรอธิบายทั้งความสามารถและข้อจำกัดของเทคโนโลยีอย่างชัดเจน แทนที่จะรับประกันความแม่นยำในระดับที่เกินความเป็นจริง 

การเลือกเทคโนโลยีและความสามารถในการรองรับการเติบโต 

เทคโนโลยี OCR แต่ละประเภทได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ความต้องการในการประมวลผลเอกสารที่แตกต่างกัน 

บางโซลูชันเหมาะสำหรับการรู้จำข้อความขั้นพื้นฐาน ขณะที่บางโซลูชันมีความสามารถขั้นสูงในการดึงข้อมูล ทำความเข้าใจเอกสาร และประมวลผลด้วย AI 

สำหรับธุรกิจที่ใช้งานระบบนิเวศของ Microsoft เทคโนโลยีอย่าง Microsoft Document Intelligence ใน Foundry Tools สามารถช่วยดึงข้อความ ตาราง ข้อมูลแบบ Key-Value และโครงสร้างเอกสารจากไฟล์ PDF รูปภาพ และแบบฟอร์มได้ 

พันธมิตรด้านการ Implement ควรแนะนำเทคโนโลยีโดยพิจารณาจากความต้องการจริงขององค์กร แทนที่จะบังคับให้ทุกโครงการต้องใช้แพลตฟอร์มเดียวกัน 

ปัจจัยที่ควรพิจารณา ได้แก่ 

• ปริมาณเอกสารที่ต้องประมวลผลในแต่ละเดือน 
• จำนวนประเภทเอกสารที่ต้องรองรับ 
• ความต้องการด้านภาษา 
• รูปแบบการติดตั้งระบบบน Cloud หรือ On-Premises 
• ความเร็วในการประมวลผล 
• ความพร้อมใช้งานของ API 
• แนวโน้มการเติบโตของธุรกิจในอนาคต 

ความสามารถในการรองรับการขยายระบบมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับ SMEs ที่คาดว่าปริมาณเอกสารจะเพิ่มขึ้นตามการเติบโตของธุรกิจ 

ความปลอดภัยของข้อมูลและการปฏิบัติตามข้อกำหนด 

เอกสารทางธุรกิจมักมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น รายละเอียดลูกค้า บันทึกทางการเงิน ข้อมูลพนักงาน และสัญญาที่เป็นความลับ 

ก่อนเลือกผู้ให้บริการ OCR ควรทำความเข้าใจว่าเอกสารและข้อมูลที่ดึงออกมาจะได้รับการปกป้องอย่างไร 

คำถามสำคัญที่ควรสอบถาม ได้แก่ 

• เอกสารและข้อมูลที่ดึงออกมาจะถูกจัดเก็บไว้ที่ใด? 
• ใครบ้างที่สามารถเข้าถึงเอกสารที่ผ่านการประมวลผลแล้ว? 
• มีการเข้ารหัสข้อมูลระหว่างการส่งผ่านและการจัดเก็บหรือไม่? 
• ระบบบริหารจัดการสิทธิ์ของผู้ใช้งานอย่างไร? 
• มีนโยบายการเก็บรักษาและลบข้อมูลอย่างไร? 
• โซลูชันรองรับข้อกำหนดด้านการคุ้มครองข้อมูลที่เกี่ยวข้อง รวมถึง PDPA ของประเทศไทยอย่างไร? 

ผู้ให้บริการควรสามารถอธิบายสถาปัตยกรรมด้านความปลอดภัยของโซลูชันที่นำเสนอ และช่วยกำหนดมาตรการควบคุมที่เหมาะสมได้ 

ควรให้ความสำคัญกับความปลอดภัยตั้งแต่เริ่มต้นโครงการ ไม่ใช่รอจนติดตั้งระบบเสร็จแล้วจึงค่อยพิจารณาเพิ่มเติม 

กระบวนการ Implement และบริการหลังการขาย 

แม้ว่าโซลูชัน OCR จะมีความสามารถทางเทคนิคที่ดี แต่ก็อาจไม่ประสบความสำเร็จได้หากบริหารจัดการการ Implement ไม่เหมาะสม 

ควรเลือกผู้ให้บริการที่มีกระบวนการดำเนินโครงการอย่างชัดเจน ตั้งแต่การวิเคราะห์ความต้องการทางธุรกิจ การออกแบบโซลูชัน การพัฒนา การทดสอบ การติดตั้งใช้งาน ไปจนถึงการฝึกอบรมผู้ใช้งาน 

หลังจากติดตั้งระบบแล้ว การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน 

ควรสอบถามเกี่ยวกับ 

• ช่องทางและช่วงเวลาให้บริการสนับสนุนทางเทคนิค 
• การแก้ไขปัญหาและการจัดการข้อผิดพลาด 
• การบำรุงรักษาระบบและการอัปเดต 
• การติดตามประสิทธิภาพของ OCR 
• การปรับเปลี่ยนเมื่อรูปแบบเอกสารหรือความต้องการในการดึงข้อมูลเปลี่ยนแปลง 
• การฝึกอบรมและการถ่ายทอดความรู้ให้กับทีมงาน 

พันธมิตรด้านการ Implement ในระยะยาวควรสามารถสนับสนุนองค์กรได้อย่างต่อเนื่อง เมื่อ Workflow การจัดการเอกสารและความต้องการทางธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงหรือพัฒนาไปในอนาคต 

วิธีประเมินบริษัทรับ Implement OCR ก่อนตัดสินใจ 

หลังจากพิจารณาปัจจัยทั้ง 7 ข้อแล้ว ธุรกิจควรเปรียบเทียบผู้ให้บริการที่มีศักยภาพด้วยกระบวนการประเมินที่นำไปใช้ได้จริง 

แนวทางหนึ่งที่มีประสิทธิภาพคือการขอให้ผู้ให้บริการทำ Proof of Concept (PoC) โดยใช้ตัวอย่างเอกสารจริงขององค์กร 

PoC ช่วยให้องค์กรประเมินคุณภาพการรู้จำข้อความ ความแม่นยำในการดึงข้อมูล ระยะเวลาการประมวลผล ความเป็นไปได้ในการเชื่อมต่อระบบ และความเหมาะสมโดยรวมของโซลูชัน ก่อนตัดสินใจลงทุน Implement ระบบเต็มรูปแบบ 

คำถามที่ควรถามบริษัทรับ Implement OCR ในประเทศไทย 

ก่อนลงนามในสัญญา ควรทำความเข้าใจขอบเขตทั้งหมดของโซลูชันที่ผู้ให้บริการนำเสนอให้ชัดเจน 

ควรสอบถามว่าราคาที่เสนอครอบคลุมเทคโนโลยี OCR บริการ Implement ระบบ การเชื่อมต่อกับระบบอื่น การทดสอบ การฝึกอบรม และบริการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องแล้วหรือไม่ 

นอกจากนี้ ควรตรวจสอบว่าการใช้งาน Cloud จำนวนครั้งในการเรียก API ปริมาณเอกสารที่ประมวลผล และการปรับแต่งระบบเพิ่มเติมในอนาคต จะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือไม่ 

การเปรียบเทียบต้นทุนทั้งหมดทั้งในขั้นตอนการ Implement และการใช้งานต่อเนื่อง จะช่วยให้ธุรกิจหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด และเลือกโซลูชันที่สร้างความคุ้มค่าในระยะยาวได้ดียิ่งขึ้น 

สรุป 

การเลือกพันธมิตรด้านการ Implement OCR ไม่ใช่เพียงการมองหาบริษัทที่สามารถแปลงเอกสารสแกนให้เป็นข้อความได้เท่านั้น แต่คือการค้นหาพันธมิตรด้านเทคโนโลยีที่เข้าใจความต้องการของธุรกิจ และสามารถเปลี่ยนข้อมูลจากเอกสารให้กลายเป็นข้อมูลทางธุรกิจที่มีประโยชน์และเชื่อมโยงกับระบบต่าง ๆ ได้ 

สำหรับ SMEs และองค์กรที่กำลังเติบโตในประเทศไทย ผู้ให้บริการที่เหมาะสมควรมีความเชี่ยวชาญด้าน OCR และ AI รองรับการรู้จำภาษาไทย มีประสบการณ์ในการเชื่อมต่อระบบ มีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เชื่อถือได้ และให้การสนับสนุนทางเทคนิคอย่างต่อเนื่อง 

การประเมินปัจจัยทั้ง 7 ข้อ และทดสอบโซลูชันด้วยเอกสารธุรกิจจริง จะช่วยให้องค์กรตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น พร้อมสร้าง Workflow การประมวลผลเอกสารที่สนับสนุนการเติบโตของธุรกิจในระยะยาว