Best practices for SharePoint team site
กรณีศึกษาการใช้งาน SharePoint team Site
กรณีการสร้าง Team Site สำหรับงาน Project
- การสร้าง Team site สำหรับงาน Project เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง เนื่องจากมีเจ้าหน้าที่ในหลายตำแหน่งที่ต้องทำงานร่วมกันในโครงการ การ Share ข้อมูลในทีมงานจึงมีความสำคัญยิ่ง เพื่อให้ทุกคนได้ข้อมูลที่ถูกต้อง
- Feature of Team Site
Sub Site creation
- บางครั้งเราอาจจะสร้าง Sub Site ภายใต้ team site ได้เพื่อความเหมาะสมกับโครงการที่มีขนาดใหญ่แล้วแบ่งเป็นงานย่อยๆ แต่เราต้องทราบถึงเรื่องที่อาจจะเกิดจากการใช้งานในรูปแบบนี้เช่น
- เมื่อระบบซ้อนกันหลายชั้นจะมีความยาก ในการหาข้อมูลที่ต้องการ
- ข้อมูลมีโอกาสซ้ำซ้อนกันและมีปัญหาเรื่องขนาดของพื้นที่ใช้งาน
- ข้อมูลในบาง sub อาจจะไม่ได้รับการ update
- การควบคุมสิทธิในการเข้าถึงข้อมูล อาจจะไม่ได้รับการปรับปรุงให้ถูกต้อง
- การนำ user เข้าออก site มีความยุ่งยาก
- ดังนั้นการจะสร้าง Sub Site ในหลายๆ ชั้นต้องมีข้อที่ต้องพิจาณาก่อนดังนี้
- ใครมีสิทธิในการสร้าง Sub-sites
- ควบคุมการ approve sub-sites เพื่อป้องกันการมี sub site จำนวนมากเกินความจำเป็น
- ควบคุม new sub site ให้ใช้งาน template ที่กำหนด
- จำนวนข้อมูลที่นำเข้า sub site มีความเหมาะสมหรือไม่
- Sub Site จะมีอายุถึงเมื่อไหร่
- บางครั้งเราอาจจะสร้าง Sub Site ภายใต้ team site ได้เพื่อความเหมาะสมกับโครงการที่มีขนาดใหญ่แล้วแบ่งเป็นงานย่อยๆ แต่เราต้องทราบถึงเรื่องที่อาจจะเกิดจากการใช้งานในรูปแบบนี้เช่น
Permissions Management
- การจัดการเรื่อง Permissions ถือเป็นหัวใจของระบบจัดเก็บข้อมูลดังนั้นการกำหนด Permissions จึงต้องมีหัวข้อในการพิจารณาเบื่องต้นดังต่อไปนี้
- ปฏิบัติตามหลักการของสิทธิที่ต่ำที่สุด: ให้ระดับการอนุญาตต่ำสุดแก่ผู้ใช้ในการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย
- ให้สิทธิ์ผู้คนเข้าถึงโดยการเพิ่มลงในกลุ่มที่เป็นค่าเริ่มต้นมาตรฐาน (เช่น สมาชิกผู้เข้าชมและเจ้าของธุรกิจ) ทำให้สมาชิกส่วนใหญ่ของสมาชิกหรือกลุ่มผู้เยี่ยมชมและ จำกัดจำนวนคนในกลุ่มเจ้าของ
- ใช้การสืบทอดสิทธิ์เพื่อสร้างลำดับชั้นที่ดูเรียบง่าย นั่นคือหลีกเลี่ยงการให้สิทธิ์แก่บุคคลแทนกลุ่ม หากเป็นไปได้ให้ไซต์ย่อยได้รับสิทธิ์จากเว็บไซต์ทีมของคุณโดยไม่ต้องมีสิทธิ์เฉพาะ โดยเป้าหมายเพื่อให้สิทธิมีโครงสร้างที่ชัดเจนที่สุด
- จัดระเบียบเนื้อหาของคุณเพื่อใช้ประโยชน์จากสิทธิ์ในการสืบทอด: พิจารณาแบ่งกลุ่มเนื้อหาตามระดับความปลอดภัย – สร้างไซต์หรือห้องสมุดเฉพาะสำหรับเอกสารที่ละเอียดอ่อนมากกว่าการจัดวางเนื้อหาในไลบรารีขนาดใหญ่และได้รับการคุ้มครองโดยสิทธิ์ที่ไม่ซ้ำกัน
- การจัดการเรื่อง Permissions ถือเป็นหัวใจของระบบจัดเก็บข้อมูลดังนั้นการกำหนด Permissions จึงต้องมีหัวข้อในการพิจารณาเบื่องต้นดังต่อไปนี้
Information Architecture
- สถาปัตยกรรมข้อมูลของไซต์มีลักษณะเหมือนการทำสารบัญสำหรับหนังสือ กำหนดวิธีการจัดข้อมูลและนำเสนอข้อมูลในไซต์ดังกล่าวซึ่ง ได้แก่ หน้าเว็บเอกสารรายการและข้อมูลของผู้ใช้ไซต์ จะถูกกำหนดลงในหัวข้อย่อยของหัวข้อหลัก
- การจัดสร้างโครงสร้างข้อมูล มีหัวข้อที่ต้องพิจารณาดังนี้
- ชนิดเนื้อหาที่มีอยู่ใน Site จะต้องถูกแปลงออกมาในรูปแบบที่เหมาะสม เช่น Sub site , List , รูปภาพ
- จะนำเสนอข้อมูลในเว็บไซต์ได้อย่างไร?
- ผู้ใช้ไซต์จะสำรวจไซต์อย่างไร?
- ข้อมูลจะถูกกำหนดเป้าหมายที่ผู้ชมเฉพาะกลุ่มอย่างไร?
- การค้นหาจะได้รับการกำหนดค่าและปรับแต่งอย่างไร?
- บางครั้ง Structure ของข้อมูลก็ถูกกำหนดจาก การแบ่งประเภทข้อมูลได้
- หากข้อมูลที่คุณติดต่อด้วยมีมูลค่าสูงให้กับ บริษัท ต้องมีการรักษาความปลอดภัยเป็นพิเศษหรือได้รับการคุ้มครองตามกฎการปฏิบัติตามกฎระเบียบคุณอาจต้องการตั้งค่าแผนการจัดประเภทเพื่อระบุประเภทของเนื้อหาเฉพาะที่ต้องได้รับการจัดการอย่างรอบคอบ
- หลังจากที่กำหนด organized information เสร็จ เราควรมาพิจารณาเรื่องของการบริหารจัดการข้อมูลต่อเช่น
- การกำหนด Check-out of file
- เมื่อคุณต้องการเช็คเอาท์ของไฟล์คุณจะมั่นใจได้ว่ามีเพียงคนเดียวเท่านั้น ที่สามารถแก้ไขไฟล์ได้จนกว่าจะมีการเช็คอินเอกสารที่จำเป็นต้องมี การตรวจสอบจะช่วยป้องกันไม่ให้ผู้คนหลาย ๆ คนทำการเปลี่ยนแปลงในเวลาเดียวกัน ซึ่งอาจสร้างความขัดแย้งในการแก้ไขและนำไปสู่ สับสน การเช็คเอาท์ที่จำเป็นจะช่วยเตือนสมาชิกในทีมให้เพิ่มความคิดเห็น เมื่อตรวจสอบไฟล์เพื่อให้คุณสามารถติดตามสิ่งที่มีการเปลี่ยนแปลงในแต่ละรุ่นได้ง่ายขึ้น
- การกำหนด Track Versions
- หากคุณต้องการเก็บไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าไว้ไลบรารี จะช่วยคุณในการติดตามจัดเก็บและกู้คืนไฟล์ได้ คุณสามารถเลือกติดตามเวอร์ชันทั้งหมดได้ เช่น เดียวกัน หรือ คุณสามารถเลือกที่จะกำหนดให้บางรุ่นเป็นรายการสำคัญ ๆ เช่น การเพิ่มบทใหม่ลงในคู่มือและบางรุ่นเป็นเรื่องเล็ก ๆ เช่น การแก้ไขข้อผิดพลาดในการสะกด เพื่อช่วยในการจัดการพื้นที่จัดเก็บคุณสามารถเลือกจำนวนของแต่ละรุ่นที่คุณต้องการจัดเก็บ
- การกำหนด Check-out of file
Site Life cycle and retirement
- Site เช่น งานเอกสารและ Site การอภิปรายมักจะถูกทิ้งไว้ หลังจากที่ไม่ได้ประโยชน์อีกต่อไป โดยใช้พื้นที่เก็บข้อมูลที่มีคุณค่าและทำให้ผลการค้นหาซับซน จึงจำเป็นต้องตรวจสอบไซต์และเนื้อหาของไซต์ (อย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง) เพื่อดูว่าพวกเขาควรจะต้องเก็บไว้หรือไม่
Storage Limits
- ผู้ดูแลระบบอาจตั้งค่าขีด จำกัด เกี่ยวกับจำนวนพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่กลุ่มของคุณสามารถใช้ได้ คุณจำเป็นต้องตรวจสอบว่ามีขีด จำกัด และถ้าใช่ให้ตัดสินใจว่าคุณจะแบ่งส่วนนั้นระหว่างไซต์หน้าเว็บและไลบรารีของคุณอย่างไร
- โดยค่าเริ่มต้น SharePoint Server จะกำหนดขีด จำกัด 50 MB สำหรับขนาดของเอกสารชุดเดียวที่สามารถอัปโหลดลงในไลบรารีเอกสารได้ นอกจากนี้เจ้าของไซต์ไซต์จะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อเก็บข้อมูลอยู่ที่ 90% ของโควต้า
Customization
- พิจารณาโอกาสที่องค์กรของเราจะมีการสร้าง Standard site ผู้ใช้สามารถกำหนดลักษณะที่ปรากฏของไซต์และหน้าเว็บของตนได้มากแค่ไหน
- ในการควบคุมการปรับแต่งคุณอาจตัดสินใจว่าใครในทีมของคุณจะได้รับอนุญาต ให้ปรับแต่งหรือคุณอาจเลือกใช้เค้าโครงหน้ามาตรฐานเพื่อให้แน่ใจว่า มีการปฏิบัติตามข้อกำหนดบางอย่างเช่นการให้เจ้าของไซต์แสดงที่มุมซ้ายบนของทั้งหมด เว็บไซต์
- For more on site customization, see Customize your team site or Introduction to customizing sites and pages.
