ทำ Paperless ในองค์กร อย่างไร ลดกระดาษโดยไม่เพิ่มภาระงานพนักงาน

หลายองค์กรต้องการลดการใช้กระดาษ ปรับปรุงการจัดการเอกสาร และเปลี่ยนไปสู่การดำเนินงานในรูปแบบดิจิทัล อย่างไรก็ตาม มีข้อกังวลประการหนึ่งที่มักทำให้การเปลี่ยนแปลงนี้ล่าช้า นั่นคือ การเปลี่ยนไปสู่การทำงานแบบไร้กระดาษจะทำให้พนักงานมีงานเพิ่มขึ้นหรือไม่ 

หากออกแบบกระบวนการไม่เหมาะสม การสแกนเอกสาร การจัดระเบียบโฟลเดอร์ดิจิทัล และการคีย์ข้อมูลลงในแอปพลิเคชันทางธุรกิจ อาจกลายเป็นหน้าที่เพิ่มเติมของพนักงาน แทนที่จะช่วยลดงานธุรการ การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลอาจเป็นเพียงการเปลี่ยนงานที่เคยทำบนกระดาษให้กลายเป็นงานดิจิทัลเท่านั้น 

การ ทำ Paperless ในองค์กร ให้ประสบความสำเร็จจึงต้องอาศัยมากกว่าการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัล องค์กรจำเป็นต้องมีโซลูชันที่ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการทำงาน ทำงานซ้ำ ๆ ให้เป็นระบบอัตโนมัติ และช่วยให้เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น เมื่อผสานแบบฟอร์มดิจิทัล ระบบจัดการเอกสาร OCR และระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงานเข้าด้วยกันอย่างเหมาะสม องค์กรก็สามารถลดการใช้กระดาษได้โดยไม่เพิ่มภาระงานให้พนักงาน 

เหตุใดการเปลี่ยนไปสู่การทำงานแบบไร้กระดาษจึงอาจเพิ่มภาระงาน 

การเปลี่ยนเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลไม่ได้หมายความว่ากระบวนการทำงานจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยอัตโนมัติ หากองค์กรเพียงเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานบนกระดาษให้เป็นรูปแบบดิจิทัล โดยไม่ได้ปรับปรุงกระบวนการเดิม พนักงานอาจยังต้องทำงานแบบเดิม เพียงแต่เปลี่ยนวิธีการเท่านั้น 

ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจต้องสแกนใบแจ้งหนี้ เปลี่ยนชื่อไฟล์ อัปโหลดไปยังโฟลเดอร์ส่วนกลาง คีย์รายละเอียดลงในโปรแกรมบัญชี และส่งอีเมลให้ผู้จัดการอนุมัติ แม้เอกสารจะอยู่ในรูปแบบดิจิทัลแล้ว แต่ภาระงานที่ต้องทำด้วยตนเองส่วนใหญ่ยังคงเหมือนเดิม 

ปัญหาที่พบได้บ่อย ได้แก่ การคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน การจัดเก็บไฟล์ดิจิทัลที่ไม่เป็นระบบ การสแกนและจัดเก็บเอกสารด้วยตนเอง และขั้นตอนการอนุมัติที่ซับซ้อน นอกจากนี้ พนักงานอาจต้องเรียนรู้เครื่องมือใหม่ที่ทำให้งานประจำวันยุ่งยากกว่าเดิม 

แนวทางแก้ไขคือการตัดงานที่ไม่จำเป็นออก แทนที่จะเพียงเปลี่ยนกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิทัล 

1. ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ง่ายขึ้นก่อนเปลี่ยนเป็นระบบดิจิทัล

ก่อนนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ ควรตรวจสอบว่าเอกสารเคลื่อนผ่านขั้นตอนต่าง ๆ ภายในองค์กรอย่างไร ระบุว่าเอกสารใดต้องพิมพ์ ใครเป็นผู้รับผิดชอบ มีการบันทึกข้อมูลตรงจุดใด และขั้นตอนใดทำให้เกิดความล่าช้า 

ตัวอย่างเช่น กระบวนการอนุมัติการจัดซื้ออาจเริ่มจากการพิมพ์คำขอซื้อ ขอให้ผู้จัดการลงนาม สแกนเอกสารที่อนุมัติแล้ว และส่งอีเมลต่อให้ฝ่ายการเงิน 

กระบวนการดิจิทัลสามารถแทนที่ขั้นตอนเหล่านี้ด้วยแบบฟอร์มออนไลน์ การส่งคำขอไปยังผู้อนุมัติโดยอัตโนมัติ และระบบติดตามสถานะจากส่วนกลาง 

ควรเริ่มจากกระบวนการที่มีเอกสารจำนวนมากเพียงหนึ่งหรือสองกระบวนการ แล้วตัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกก่อนนำระบบอัตโนมัติมาใช้ วิธีนี้ช่วยให้องค์กรเปลี่ยนไปสู่การทำงานดิจิทัลได้โดยไม่สร้างภาระงานด้านธุรการเพิ่มเติม 

2. ใช้แบบฟอร์มดิจิทัลแทนการสแกนเอกสารทุกฉบับ

วิธีหนึ่งที่ช่วยลดงานที่เกี่ยวข้องกับกระดาษได้อย่างมีประสิทธิภาพ คือการป้องกันไม่ให้เอกสารกลายเป็นกระดาษตั้งแต่แรก 

องค์กรสามารถใช้แบบฟอร์มดิจิทัลสำหรับการเบิกค่าใช้จ่าย การลางาน คำขอจัดซื้อ การรับพนักงานใหม่ และคำขอรับบริการภายในองค์กร 

ข้อมูลที่กรอกผ่านแบบฟอร์มดิจิทัลสามารถส่งตรงไปยังระบบที่เกี่ยวข้องได้ ฟิลด์ที่กำหนดให้กรอกช่วยป้องกันการส่งข้อมูลไม่ครบถ้วน ขณะที่เมนูแบบเลือกและกฎการตรวจสอบข้อมูลช่วยลดความไม่สม่ำเสมอในการกรอกข้อมูล 

ตัวอย่างเช่น พนักงานสามารถส่งคำขอเบิกค่าใช้จ่ายผ่านระบบออนไลน์ได้โดยไม่ต้องพิมพ์แบบฟอร์มหรือสแกนเอกสารที่ลงนามแล้ว จากนั้นระบบสามารถส่งข้อมูลไปยังผู้จัดการที่มีหน้าที่อนุมัติได้โดยตรง 

ควรออกแบบแบบฟอร์มให้ใช้งานง่ายและเก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการดำเนินงาน เป้าหมายคือทำให้กระบวนการดิจิทัลสะดวกกว่าการใช้เอกสารกระดาษ 

3. ใช้ OCR เพื่อทำให้การอ่านเอกสารและการคีย์ข้อมูลเป็นระบบอัตโนมัติ

เอกสารบางประเภทไม่สามารถยกเลิกการใช้กระดาษได้ทั้งหมด เพราะมาจากแหล่งภายนอก เช่น ผู้จำหน่ายที่ส่งใบแจ้งหนี้ ลูกค้าที่ส่งแบบฟอร์มสแกน หรือคู่ค้าที่ยังคงใช้กระบวนการทำงานบนกระดาษ 

Optical Character Recognition (OCR) ช่วยลดภาระงานด้วยตนเองในการแปลงเอกสารเหล่านี้ให้เป็นดิจิทัล โดยสามารถรู้จำข้อความในเอกสารสแกน รูปภาพ และไฟล์ PDF แล้วแปลงเป็นข้อมูลที่คอมพิวเตอร์อ่านได้ 

ขึ้นอยู่กับโซลูชันที่เลือกใช้ เทคโนโลยีประมวลผลเอกสารยังสามารถดึงข้อมูลเฉพาะฟิลด์ได้ เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ ชื่อผู้จำหน่าย วันที่ และยอดเงินรวม 

ลองพิจารณาทีมการเงินที่ต้องประมวลผลใบแจ้งหนี้หลายร้อยฉบับในแต่ละเดือน แทนที่จะต้องอ่านใบแจ้งหนี้ทุกฉบับและคีย์ข้อมูลลงในโปรแกรมบัญชีด้วยตนเอง กระบวนการที่ใช้ OCR สามารถดึงข้อมูลออกมาเพื่อให้ตรวจสอบและประมวลผลต่อได้ 

สำหรับธุรกิจที่ต้องการ ทำ Paperless ในองค์กร ความแตกต่างนี้มีความสำคัญ เพราะการสแกนช่วยสร้างไฟล์ดิจิทัล ขณะที่ OCR ช่วยเปลี่ยนไฟล์ดังกล่าวให้กลายเป็นข้อมูลที่พร้อมใช้งาน 

เมื่อใช้ร่วมกับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและการเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันทางธุรกิจ OCR สามารถลดการพิมพ์ข้อมูลซ้ำ ๆ และช่วยให้พนักงานมุ่งเน้นไปที่การตรวจสอบรายการที่มีข้อยกเว้น แทนที่จะต้องจัดการเอกสารทุกฉบับด้วยตนเอง 

4. รวมศูนย์การจัดเก็บเอกสารและทำให้ค้นหาไฟล์ได้

เอกสารดิจิทัลจะไม่มีประโยชน์มากนักหากพนักงานไม่สามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็ว การบันทึกไฟล์ไว้ในคอมพิวเตอร์ส่วนตัว ไฟล์แนบในอีเมล และโฟลเดอร์ส่วนกลางหลายแห่ง อาจสร้างปัญหาแบบเดียวกับการจัดเก็บเอกสารในตู้แฟ้ม 

ระบบจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์ช่วยให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลจากแหล่งเดียวได้ คุณสมบัติที่เป็นประโยชน์ ได้แก่ การค้นหาข้อความภายในเอกสาร การกรองด้วยเมทาดาทา การกำหนดสิทธิ์เข้าถึง การควบคุมเวอร์ชัน และประวัติการจัดการเอกสาร 

ตัวอย่างเช่น พนักงานสามารถค้นหาใบแจ้งหนี้ด้วยชื่อผู้จำหน่ายหรือหมายเลขใบแจ้งหนี้ได้ โดยไม่ต้องเปิดโฟลเดอร์หลายแห่งเพื่อตรวจสอบทีละไฟล์ 

องค์กรควรกำหนดกฎให้ชัดเจนเกี่ยวกับสิทธิ์การเข้าถึง ผู้รับผิดชอบ และระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสาร อย่างไรก็ตาม พนักงานไม่ควรต้องเสียเวลามากเกินไปกับการจัดระเบียบไฟล์แต่ละไฟล์ด้วยตนเอง หากทำได้ ควรใช้ระบบอัตโนมัติช่วยจำแนกประเภทเอกสาร จัดทำดัชนี และบันทึกเมทาดาทา 

5. เปลี่ยนการอนุมัติเอกสารบนกระดาษให้เป็นกระบวนการดิจิทัล

การพิมพ์เอกสารเพื่อขอลายเซ็นอาจทำให้เกิดความล่าช้าและเพิ่มงานธุรการที่ไม่จำเป็น พนักงานอาจต้องพิมพ์ไฟล์ นำไปให้ผู้จัดการ รอการอนุมัติ สแกนเอกสารที่ลงนามแล้ว และส่งต่อให้แผนกอื่น 

ระบบอนุมัติดิจิทัลช่วยให้เอกสารเคลื่อนผ่านระหว่างพนักงานได้ทางอิเล็กทรอนิกส์ ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบคำขอ แสดงความคิดเห็น อนุมัติหรือปฏิเสธ และติดตามความคืบหน้าผ่านระบบส่วนกลางได้ 

ตัวอย่างเช่น คำขอซื้อสามารถส่งต่อจากพนักงานไปยังผู้จัดการแผนกและต่อไปยังฝ่ายการเงินโดยอัตโนมัติ การแจ้งเตือนช่วยลดโอกาสที่คำขอจะถูกมองข้าม ขณะที่ประวัติการอนุมัติช่วยให้ตรวจสอบขั้นตอนต่าง ๆ ได้ชัดเจน 

ในกรณีที่กฎหมายอนุญาต การใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือลายมือชื่อดิจิทัลยังช่วยลดความจำเป็นในการพิมพ์เอกสารได้อีกด้วย โดยควรเลือกวิธีลงนามให้เหมาะสมกับข้อกำหนดทางกฎหมายและความปลอดภัยของเอกสารแต่ละประเภท 

6. เชื่อมต่อการประมวลผลเอกสารเข้ากับระบบธุรกิจที่มีอยู่

การถ่ายโอนข้อมูลด้วยตนเองระหว่างแอปพลิเคชันเป็นอีกสาเหตุหนึ่งที่ทำให้เกิดงานซ้ำโดยไม่จำเป็น 

พนักงานอาจดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ แล้วนำไปกรอกในโปรแกรมบัญชี ก่อนคัดลอกรายละเอียดเดิมลงในสเปรดชีตสำหรับติดตามงาน แม้กระบวนการทั้งหมดจะเป็นดิจิทัล แต่ก็ยังคงซ้ำซ้อนและไม่มีประสิทธิภาพ 

การเชื่อมต่อระบบช่วยให้แอปพลิเคชันที่เกี่ยวข้องแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้โดยอัตโนมัติ ขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจ เครื่องมือประมวลผลเอกสารสามารถเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์ม ERP โปรแกรมบัญชี ระบบ HR ฐานข้อมูล และแอปพลิเคชันภายในองค์กรผ่าน API หรือเครื่องมือเชื่อมต่อที่รองรับ 

เมื่อเอกสารผ่านการประมวลผลและตรวจสอบความถูกต้องแล้ว ข้อมูลที่ดึงออกมาสามารถส่งต่อไปยังระบบที่เกี่ยวข้องได้โดยไม่ต้องให้พนักงานคีย์ข้อมูลเดิมซ้ำอีกครั้ง 

ก่อนเลือกโซลูชัน ควรตรวจสอบความเข้ากันได้กับแอปพลิเคชันที่ใช้อยู่ ข้อกำหนดด้านความปลอดภัย และรูปแบบเอกสารที่ต้องรองรับ ควรเริ่มจากการทำให้การถ่ายโอนข้อมูลที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ เป็นระบบอัตโนมัติก่อน แล้วจึงขยายไปสู่กระบวนการที่ซับซ้อนขึ้น 

7. เริ่มเปลี่ยนไปสู่การทำงานแบบไร้กระดาษทีละขั้นตอนและวัดผลลัพธ์

แม้ระบบจะได้รับการออกแบบมาอย่างดี ก็อาจไม่ประสบความสำเร็จหากพนักงานใช้งานได้ยาก องค์กรควรทยอยนำการเปลี่ยนแปลงมาใช้ จัดการฝึกอบรมที่นำไปใช้ได้จริง และรับฟังความคิดเห็นจากผู้ที่จัดการเอกสารเป็นประจำทุกวัน 

เริ่มจากกระบวนการที่พนักงานเห็นว่าใช้เวลามาก ทดลองใช้ขั้นตอนการทำงานใหม่ แก้ไขปัญหาด้านการใช้งาน และขยายผลเมื่อกระบวนการทำงานมีความเสถียรแล้ว 

องค์กรควรวัดผลด้วยว่าการเปลี่ยนเป็นดิจิทัลช่วยลดภาระงานได้จริงหรือไม่ ตัวชี้วัดที่เป็นประโยชน์ ได้แก่ ระยะเวลาประมวลผลเอกสาร ปริมาณการคีย์ข้อมูลด้วยตนเอง เวลาในการค้นหาเอกสาร ระยะเวลาการอนุมัติ และอัตราการเกิดข้อผิดพลาด 

ตัวอย่างเช่น การลดต้นทุนการพิมพ์อาจดูเหมือนเป็นความสำเร็จ แต่หากพนักงานต้องใช้เวลาเพิ่มขึ้นหลายชั่วโมงในการสแกนและจัดระเบียบไฟล์ กระบวนการโดยรวมก็อาจไม่ได้ดีขึ้นจริง 

เป้าหมายคือการลดภาระงานธุรการทั้งหมด ไม่ใช่เพียงลดจำนวนหน้ากระดาษที่พิมพ์ออกมา 

วิธีวัดความสำเร็จของโครงการไร้กระดาษ 

องค์กรควรประเมินโครงการไร้กระดาษจากการปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานโดยรวม ไม่ใช่พิจารณาเฉพาะปริมาณกระดาษที่ลดลง 

ตัวชี้วัดที่มีประโยชน์ ได้แก่ 

• ระยะเวลาประมวลผลเอกสาร: งานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารใช้เวลานานเท่าใดก่อนและหลังนำระบบมาใช้ 
• การคีย์ข้อมูลด้วยตนเอง: ยังมีข้อมูลกี่ฟิลด์หรือกี่รายการที่พนักงานต้องพิมพ์เอง 
• ระยะเวลาในการค้นหาเอกสาร: พนักงานสามารถค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้รวดเร็วเพียงใด 
• ระยะเวลาการอนุมัติ: คำขอใช้เวลารอการอนุมัติหรือการปฏิเสธนานเท่าใด 
• อัตราข้อผิดพลาดและการทำงานซ้ำ: พนักงานต้องแก้ไขข้อมูลหรือทำกระบวนการเดิมซ้ำบ่อยเพียงใด 
• การยอมรับของพนักงาน: พนักงานใช้ระบบใหม่อย่างสม่ำเสมอหรือไม่ และเห็นว่าระบบใช้งานง่ายกว่ากระบวนการเดิมหรือไม่ 

ตัวชี้วัดเหล่านี้ช่วยให้องค์กรมองเห็นว่าการเปลี่ยนเป็นดิจิทัลช่วยลดภาระงานได้จริง หรือเพียงย้ายงานธุรการจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง 

ตัวอย่างเช่น การลดต้นทุนการพิมพ์อาจเป็นผลลัพธ์ที่ดี แต่หากพนักงานต้องใช้เวลาเพิ่มขึ้นในการสแกน จัดระเบียบ และคีย์ข้อมูล กระบวนการโดยรวมก็อาจไม่ได้รับการปรับปรุง การวัดทั้งเวลาที่ประหยัดได้และการลดข้อผิดพลาดจะช่วยให้ประเมินผลลัพธ์ได้สมจริงมากขึ้น 

ปรับปรุงการทำงานแบบไร้กระดาษด้วย DOVA OCR 

การสร้างองค์กรไร้กระดาษมักต้องใช้เทคโนโลยีหลายประเภทร่วมกัน เช่น แบบฟอร์มดิจิทัล ระบบจัดการเอกสาร ระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงาน OCR และการเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันทางธุรกิจ 

สำหรับองค์กรที่ต้องประมวลผลเอกสารสแกนจำนวนมาก เทคโนโลยี OCR และระบบอัจฉริยะสำหรับประมวลผลเอกสารสามารถช่วยลดหนึ่งในสาเหตุสำคัญของงานซ้ำ ๆ นั่นคือการอ่านและคีย์ข้อมูลด้วยตนเอง 

DOVA OCR เป็นแพลตฟอร์มระบบอัจฉริยะสำหรับประมวลผลเอกสารที่ขับเคลื่อนด้วย AI และพัฒนาบน Microsoft Azure โดยรองรับการรู้จำข้อความภาษาไทยและภาษาอังกฤษ การดึงข้อความและข้อมูลจากเอกสาร การเชื่อมต่อกับระบบภายนอกผ่าน External Connector และการตรวจสอบข้อมูลโดยบุคลากร เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ตรวจทานข้อมูลที่ดึงออกมา 

ความสามารถเหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจเปลี่ยนเอกสารที่ได้รับเข้ามาให้เป็นข้อมูลที่มีโครงสร้าง ตรวจสอบข้อมูลที่ดึงออกมา และเชื่อมต่อกระบวนการประมวลผลเอกสารเข้ากับกระบวนการทำงานทางธุรกิจที่มีอยู่ได้ 

แทนที่จะมองว่าการสแกนเป็นขั้นตอนสุดท้าย องค์กรสามารถนำ DOVA OCR มาเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ที่กว้างขึ้น เพื่อลดการคีย์ข้อมูลด้วยตนเองและปรับปรุงการจัดการเอกสารในฝ่ายการเงิน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และฝ่ายปฏิบัติการ 

สรุป 

การสร้างองค์กรไร้กระดาษควรช่วยให้พนักงานทำงานง่ายขึ้น ไม่ใช่เพิ่มขั้นตอนธุรการอีกชั้นหนึ่ง ธุรกิจสามารถบรรลุเป้าหมายนี้ได้ด้วยการปรับปรุงกระบวนการทำงาน ใช้แบบฟอร์มดิจิทัล ทำให้การอ่านเอกสารเป็นระบบอัตโนมัติ รวมศูนย์ไฟล์ที่ค้นหาได้ และเชื่อมต่อระบบต่าง ๆ เพื่อลดการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน 

ควรเริ่มจากกระบวนการที่มีเอกสารจำนวนมากและต้องทำงานซ้ำ ๆ เปิดโอกาสให้พนักงานมีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลง และวัดผลการปรับปรุงทั้งด้านระยะเวลาประมวลผลและภาระงาน 

ด้วยเทคโนโลยีและการออกแบบกระบวนการทำงานที่เหมาะสม องค์กรสามารถลดการใช้กระดาษพร้อมเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ เป้าหมายไม่ได้อยู่ที่การเปลี่ยนกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิทัลเท่านั้น แต่อยู่ที่การสร้างวิธีทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น