Implement a Paperless System Without Increasing Employees’ Workload

ทำ Paperless ในองค์กร อย่างไร ลดกระดาษโดยไม่เพิ่มภาระงานพนักงาน Facebook X LinkedIn หลายองค์กรต้องการลดการใช้กระดาษ ปรับปรุงการจัดการเอกสาร และเปลี่ยนไปสู่การดำเนินงานในรูปแบบดิจิทัล อย่างไรก็ตาม มีข้อกังวลประการหนึ่งที่มักทำให้การเปลี่ยนแปลงนี้ล่าช้า นั่นคือ การเปลี่ยนไปสู่การทำงานแบบไร้กระดาษจะทำให้พนักงานมีงานเพิ่มขึ้นหรือไม่ หากออกแบบกระบวนการไม่เหมาะสม การสแกนเอกสาร การจัดระเบียบโฟลเดอร์ดิจิทัล และการคีย์ข้อมูลลงในแอปพลิเคชันทางธุรกิจ อาจกลายเป็นหน้าที่เพิ่มเติมของพนักงาน แทนที่จะช่วยลดงานธุรการ การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลอาจเป็นเพียงการเปลี่ยนงานที่เคยทำบนกระดาษให้กลายเป็นงานดิจิทัลเท่านั้น การ ทำ Paperless ในองค์กร ให้ประสบความสำเร็จจึงต้องอาศัยมากกว่าการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัล องค์กรจำเป็นต้องมีโซลูชันที่ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการทำงาน ทำงานซ้ำ ๆ ให้เป็นระบบอัตโนมัติ และช่วยให้เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น เมื่อผสานแบบฟอร์มดิจิทัล ระบบจัดการเอกสาร OCR และระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงานเข้าด้วยกันอย่างเหมาะสม องค์กรก็สามารถลดการใช้กระดาษได้โดยไม่เพิ่มภาระงานให้พนักงาน เหตุใดการเปลี่ยนไปสู่การทำงานแบบไร้กระดาษจึงอาจเพิ่มภาระงาน  การเปลี่ยนเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลไม่ได้หมายความว่ากระบวนการทำงานจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยอัตโนมัติ หากองค์กรเพียงเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานบนกระดาษให้เป็นรูปแบบดิจิทัล โดยไม่ได้ปรับปรุงกระบวนการเดิม พนักงานอาจยังต้องทำงานแบบเดิม เพียงแต่เปลี่ยนวิธีการเท่านั้น ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจต้องสแกนใบแจ้งหนี้ เปลี่ยนชื่อไฟล์ อัปโหลดไปยังโฟลเดอร์ส่วนกลาง คีย์รายละเอียดลงในโปรแกรมบัญชี และส่งอีเมลให้ผู้จัดการอนุมัติ แม้เอกสารจะอยู่ในรูปแบบดิจิทัลแล้ว แต่ภาระงานที่ต้องทำด้วยตนเองส่วนใหญ่ยังคงเหมือนเดิม ปัญหาที่พบได้บ่อย ได้แก่ การคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน การจัดเก็บไฟล์ดิจิทัลที่ไม่เป็นระบบ…