Inspection Form
เอกสาร Inspection คือ เอกสารที่เอาไว้ตรวจสอบงาน เช่น การตรวจสอบ สถานะที่ ก็จะมีหัวข้อกำหนดไว้ ว่าต้องตรวจสอบอะไรบ้าง หรือ เครื่องจักร ก็จะแยะเป็นเครื่องแต่ละประเภท ดังนั้นตัวเอกสารแบบนี้จึงมีหลายแบบมากๆ ซึ่งในการทำ Maintenance อาจจะมีเรื่องพวกนี้เป็น หลาย 100 แบบ
ปัญหาของการใช้เอกสารกระดาษสำหรับการทำ Inspection
- มีเอกสารหลายแบบ
- ต้องกรอกข้อมูลด้วยมือ
- ถ้าต้องการทำ report ต้องมาอ่านค่าแล้วนำมา สรุปเองอีกครั้ง เป็นการทำงานซ้ำซ้อน
- มีโอกาสบันทึกข้อมูลผิดพลาด เช่นการกรอกตัวเลข
- ไม่สามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ว่าไปบันทึกจริงหรือไม่
- ไม่สามารถบอกความผิดปกติของระบบได้ทันที ต้องนำข้อมูลกลับไปบันทึกในระบบ computer ก่อน
- ไม่สามารถบันทึกภาพได้
ทางแก้ไขของเอกสาร Inspection
การเปลี่ยนรูปแบบจากการใช้กระดาษมาเป็น Inspection E-Form เช่นการใช้ Tablet ในการจดบันทึกแทน ซึ่งสามารถแก้ปัญหาการใช้ในรูปแบบเดิมๆ ได้อย่างชัดเจน โดยมีข้อดีดังนี้
- ไม่ต้องเตรียมเอกสาร เพราะสามารถเรียก Form ได้จาก Internet
- การบันทึกข้อมูล มีตัวช่วยในการช่วยบันทึก และ ตรวจสอบข้อมูลว่าถูกต้องหรือไม่
- ทำงานครั้งเดียวสรุปข้อมูลทุกอย่างออกมาแบบ Realtime
- ป้องกัน Error จากการบันทึก เพราะสามารถใส่เงื่อนไขในการตรวจสอบได้
- การบันทึกมีระบบ log เรื่องสถานที่ ช่วงเวลา ทำให้ป้องกันเจ้าหน้าที่ ที่แอบมาบันทึกภายหลังได้
- ใส่ภาพในการบันทึกข้อมูลได้อย่างละเอียดมากกว่า แค่การจด
- Print ข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของ PDF
จากคุณสมบัติที่ดีกว่าของการบันทึกด้วย E-Form ที่ปัจจุบันสามารถทำได้ง่ายมาก ด้วยเครื่องมือ Power Platform ทำให้ปัจจุบันมีความนิยมกันมากเพราะช่วยแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่เจอแต่ช่วยให้ทำงานได้รวดเร็ว เพิ่มความถูกต้อง
ตัวอย่างการสร้าง Inspection Form แบบง่าย
ตัวอย่างการสร้างโดยใช้ Power Apps เป็นเครื่องมือ จากตัวอย่างยังไม่ถึงขนาดที่ดึงข้อมูลว่าเราจะตรวจสอบประเภทอะไร แล้วสร้างหัวข้อขึ้นเอง แต่พอเป็น Idea ที่ให้เห็นภาพการใช้เครื่องมือ Power Apps ในการสร้าง จุดเด่นที่ชัดเจนคือ เราสามารถบันทึกรายละเอียด และ ภาพเข้าไปในแต่ละหัวข้อที่ต้องการได้ด้วย
Tool สำหรับสร้าง
เครื่องมือที่ขอนำเสนอ คือ Microsoft 365 ที่จะให้ Software Power Apps , Power Automate มาให้พร้อมแล้ว เราสามารถใช้ได้ฟรี และยังมีประสิทธิภาพสูงมาก เหมาะสำหรับงานแปลงเอกสารเป็นอย่างยิ่ง
การสร้างไม่จำเป็นต้องเป็น Programmer ก็สามารถสร้างได้เพราะการสร้างใช้แค่การลากวางก็สามารถใช้งาน Form ได้ทันที สำหรับ License ที่ต้องการใช้ ถ้าบริษัทมี License Microsoft 365 อยู่แล้วก็ใช้ได้ทันที
Progress Dashboard with Power BI
จากข้อมูลการทำงานที่บันทึกผ่านระบบ Inspection เราสามารถนำมาเสนอในรูปแบบ รายงานความคืบหน้าของโครงการต่อได้ดังตัวอย่างด้านล่าง ซึ่งจากข้อมูลที่ถูกเก็บไว้ในระบบเราสามารถเชื่อมต่อข้อมูลออกมาที่หน้าจอ Dashboard ได้อย่างรวดเร็ว โดยการตั้งเวลาในการ update data เช่น วันละ 48 ครั้ง ทำให้ผู้บริหารเห็นข้อมูลที่ต้องจัดการอย่างรวดเร็ว
หรือการนำข้อมูลมาเชื่อมต่อกับ Power Automate เช่นการส่งต่อข้อมูล ไปหาผู้ทำงานถ้าข้อมูลแสดงความผิดปกติเกิดขึ้น
