SharePoint Document Library Limited

SharePoint Document Library เป็น Main Feature ของ SharePoint ที่ต้องเรียนรู้การใช้งาน และ ทราบถึงข้อจำกัดของระบบ Online ครับ ตอนนี้เรามาดูข้อจำกัดต่างๆ กัน

• ขนาดใหญ่ที่สุดของ Document Library
  • จัดเก็บ File ได้ไม่เกิน 30 ล้าน File
  • ขนาดต่อ File ที่จัดเก็บไม่เกิน 2 GB
• การแสดงเอกสาร กรณีที่เกิน 5000 File ใน 1 View
  • จะไม่สามารถแสดงได้

ขอขยายความเรื่องนี้เป็นหลัก สำหรับเรื่องข้อจำกัด เพราะมันสับสนได้ง่ายมาก ประเด็นแรกคือ Document Library สามารถจัดเก็บเอกสารได้ถึงหลัก ล้าน File อันนี้แน่นอน มี Spec จาก MS ยื่นยัน แต่ประเด็นถัดมาคือ การเรียก File มาแสดงผลในรูปแบบของ List เราไม่สามารถให้มี List รายการเอกสารเกิน 5,000

กรณีที่เกิน 5,000 View ที่เรา Set ไว้จะไม่สามารถแสดงรายได้การ ดังนั้นเราต้องระวังเรื่องนี้ไว้ให้ดี

วิธีการแก้ไข มีหลายวิธีดังนี้

• Setup View เอกสารให้มีขนาดการแสดงไม่เกิน 5,000 รายการ สำหรับกรณีนี้ เราต้องทำการ กำหนด Meta Data แล้วจัดวิวที่เหมาะสม ซึ่งเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด เช่น การกำหนดให้เอกสารแยกตาม ปีที่สร้าง เป็นต้น
• Retention Data คือทำการย้ายข้อมูลจาก Library อัตโนมัติ เมื่อถึงกำหนด เช่น เอกสารที่อายุเกิน 2 ปีให้ย้ายจาก Library หลัก ไปอีกที่หนึ่ง

สำหรับกรณีที่ ไม่สามารถจำกัด จำนวนเอกสารให้อยู่ที่ 5000 รายการ จะขอแนะนำให้ใช้ One Drive แทน เนื่องจากสามารถจัดเก็บได้ถึง 20,000 รายการใน 1 Library