Record ใน Microsoft Copilot: สรุปเสียงจากการสนทนาในชีวิตจริง

การประชุม การสัมภาษณ์ การระดมความคิด การพูดคุยกับลูกค้า และการสนทนาในชีวิตประจำวันมักมีข้อมูลที่มีคุณค่ามากมาย แต่การจดจำทุกรายละเอียดหรือจดบันทึกด้วยตนเองอาจใช้เวลานาน

Record ใน Microsoft Copilot ช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น โดยให้ผู้ใช้สามารถบันทึกเสียงจากการสนทนาในสถานการณ์จริง และใช้ Copilot เปลี่ยนเสียงที่บันทึกไว้ให้เป็นข้อมูลที่มีประโยชน์

แทนที่จะต้องจดบันทึกตลอดการสนทนา ผู้ใช้สามารถมุ่งความสนใจไปที่การพูดคุย และกลับมาตรวจสอบสรุปที่สร้างโดย AI ได้ภายหลัง

Record ใน Microsoft Copilot คืออะไร?

Record ใน Microsoft Copilot เป็นฟีเจอร์ที่สามารถบันทึกการสนทนาและบันทึกเสียงผ่านแอป Microsoft Copilot บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ฟีเจอร์นี้สามารถถอดเสียงจากไฟล์เสียงที่บันทึกไว้ และสร้างสรุปด้วย AI ซึ่งจะแสดงใน Copilot Chat 

แตกต่างจากเครื่องมือบันทึกการประชุมแบบดั้งเดิมที่ออกแบบมาเป็นหลักสำหรับการประชุมออนไลน์ที่กำหนดเวลาไว้ล่วงหน้า Record เน้นการใช้งานในสถานการณ์จริงที่การสนทนาเกิดขึ้นนอก Microsoft Teams เช่น การพูดคุยแบบพบหน้า การประชุมกับลูกค้า การพูดคุยระหว่างการทำงาน การลงพื้นที่ หรือแม้แต่การบันทึกเสียงส่วนตัว จากนั้นสามารถเปลี่ยนเสียงเหล่านั้นให้เป็นข้อมูลที่ค้นหาและนำไปใช้งานต่อได้อย่างรวดเร็ว 

Record ใน Copilot ทำงานอย่างไร? 

การใช้งานพื้นฐานค่อนข้างง่าย 

เริ่มต้นด้วยการเปิดการบันทึกใน Copilot ระหว่างการสนทนาหรือการพูดคุย เมื่อบันทึกเสร็จแล้ว Copilot สามารถประมวลผลเสียงที่บันทึกไว้และช่วยทำความเข้าใจข้อมูลจากการสนทนา 

แทนที่จะต้องฟังไฟล์เสียงทั้งหมดด้วยตนเอง ผู้ใช้สามารถใช้ข้อมูลที่ได้จากการประมวลผลเพื่อค้นหาประเด็นสำคัญของการสนทนาได้อย่างรวดเร็ว 

กระบวนการสามารถสรุปได้ดังนี้: 

บันทึก → ประมวลผล → สรุป → ตรวจสอบ → ดำเนินการ 

วิธีนี้ช่วยให้การเปลี่ยนบทสนทนาที่บันทึกไว้ให้กลายเป็นข้อมูลทางธุรกิจที่นำไปใช้ประโยชน์ได้ง่ายขึ้น 

สามารถนำไปใช้ทำอะไรได้บ้าง? 

1. สรุปการประชุม

การพูดคุยที่ใช้เวลานานอาจมีหลายหัวข้อ การบันทึกเสียงช่วยสร้างสรุป ทำให้สามารถย้อนกลับมาทบทวนสิ่งที่พูดคุยกันได้ง่ายขึ้น 

2. การสัมภาษณ์

ผู้สัมภาษณ์สามารถให้ความสำคัญกับการตั้งคำถามและการพูดคุย แทนที่จะต้องจดบันทึกตลอดเวลา โดยสามารถนำการบันทึกเสียงมาตรวจสอบและสรุปภายหลังได้ 

3. การระดมความคิด

ไอเดียต่าง ๆ สามารถเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วระหว่างการระดมความคิด การบันทึกเสียงช่วยเก็บแนวคิดเหล่านั้นไว้ เพื่อให้สามารถกลับมาทบทวนภายหลังได้ 

4. การพูดคุยกับลูกค้า

ทีมขายและทีมที่ต้องติดต่อกับลูกค้าสามารถใช้การบันทึกเสียงเพื่อช่วยจดจำความต้องการ คำถาม และประเด็นสำคัญที่พูดคุยกับลูกค้า 

5. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคล

ผู้ใช้ยังสามารถใช้การบันทึกเสียงสำหรับจดบันทึกส่วนตัว การตั้งเตือนความจำ การพูดคุยเพื่อการค้นคว้า หรือสถานการณ์ที่การเขียนทุกอย่างลงไปด้วยตนเองไม่สะดวก 

ประโยชน์ด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

สำหรับองค์กรที่นำ AI มาใช้งาน ความปลอดภัยยังคงเป็นสิ่งสำคัญ Microsoft จึงออกแบบ Record โดยคำนึงถึงข้อกำหนดสำหรับการใช้งานในองค์กร

ตามข้อมูลจาก Microsoft ไฟล์เสียง ข้อความถอดเสียง และสรุปที่สร้างขึ้นจะยังคงอยู่ภายในสภาพแวดล้อม Microsoft 365 ขององค์กร โดย Record จะอัปโหลดไฟล์เสียงไปยัง OneDrive เพื่อใช้ในการถอดเสียงและประมวลผล ช่วยให้ข้อมูลจากการบันทึกสามารถอยู่ภายใต้กรอบการรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กร

แนวทางนี้ช่วยให้องค์กรมีความมั่นใจมากขึ้นเมื่อต้องบันทึกการสนทนาที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เมื่อเปรียบเทียบกับการใช้แอปพลิเคชันบันทึกเสียงสำหรับผู้บริโภคทั่วไป

ข้อกำหนดสำหรับการใช้งาน Record

ในการใช้งาน Record ใน Copilot องค์กรต้องมีข้อกำหนดบางประการ ได้แก่:

• มีใบอนุญาต Microsoft 365 Copilot
• ใช้แอป Copilot เวอร์ชันล่าสุดบน iPhone, iPad หรือ Android
• เปิดใช้งานสิทธิ์การเข้าถึงไมโครโฟน
• มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ใช้งานได้

Microsoft ยังระบุว่าผู้ดูแลระบบสามารถปิดใช้งานฟีเจอร์นี้สำหรับองค์กรได้ ซึ่งอาจส่งผลต่อการใช้งานของผู้ใช้ปลายทาง

สิ่งที่ควรพิจารณาก่อนบันทึกเสียง

การบันทึกการสนทนาในสถานการณ์จริงไม่ได้เกี่ยวข้องเฉพาะกับเรื่องเทคโนโลยีเท่านั้น

ก่อนบันทึกเสียงของบุคคลอื่น ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าการบันทึกเป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง นโยบายขององค์กร และข้อกำหนดด้านการขอความยินยอม

ควรพิจารณาด้วยว่าการบันทึกเสียงและข้อมูลที่สร้างขึ้นจากการบันทึกจะถูกจัดเก็บไว้ที่ใด และใครบ้างที่สามารถเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้นได้

สำหรับการใช้งานในองค์กร ควรกำหนดแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับ:

• เมื่อใดที่สามารถบันทึกเสียงได้
• ใครบ้างที่สามารถบันทึกการสนทนา
• วิธีจัดการกับไฟล์บันทึก
• ใครบ้างที่สามารถเข้าถึงไฟล์บันทึก
• ระยะเวลาที่ควรจัดเก็บข้อมูล
• ข้อมูลสำคัญหรือข้อมูลที่มีความอ่อนไหวประเภทใดที่ไม่ควรบันทึก

การใช้งานอย่างมีความรับผิดชอบมีความสำคัญเป็นพิเศษเมื่อการสนทนามีข้อมูลทางธุรกิจที่เป็นความลับหรือข้อมูลส่วนบุคคล

Record ใน Copilot เทียบกับการจดบันทึกแบบดั้งเดิม

การจดบันทึกแบบดั้งเดิมจำเป็นต้องมีผู้ที่คอยบันทึกข้อมูลระหว่างการสนทนาอย่างต่อเนื่อง

ด้วย Record ใน Copilot ผู้ใช้สามารถให้ความสนใจกับการสนทนาได้มากขึ้น และใช้ AI ช่วยประมวลผลเสียงที่บันทึกไว้ภายหลัง

เป้าหมายของ Record ไม่จำเป็นต้องเป็นการแทนที่การจดบันทึกของมนุษย์ทั้งหมด แต่เป็นอีกหนึ่งทางเลือกในการบันทึกและจัดระเบียบข้อมูลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

สรุป

Record ใน Copilot เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถบันทึกเสียงจากการสนทนาในสถานการณ์จริง และใช้ AI ช่วยเปลี่ยนบทสนทนาให้กลายเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์

ไม่ว่าจะเป็นการเข้าร่วมประชุม การสัมภาษณ์ การระดมความคิด หรือการพูดคุยกับลูกค้า การบันทึกเสียงสามารถลดความจำเป็นในการจดบันทึกด้วยตนเอง และช่วยให้สามารถกลับมาตรวจสอบข้อมูลสำคัญได้ง่ายขึ้นภายหลัง

เช่นเดียวกับฟีเจอร์ AI อื่น ๆ ที่ประมวลผลการสนทนาในชีวิตจริง การใช้งานอย่างมีความรับผิดชอบ การคุ้มครองความเป็นส่วนตัว การขอความยินยอม และการตรวจสอบโดยมนุษย์ยังคงเป็นสิ่งสำคัญ