Payables Agent: การทำงานอัตโนมัติสำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้ใน Dynamics 365 Business Central

การจัดการใบแจ้งหนี้จากผู้ขายเป็นหนึ่งในงานที่สำคัญที่สุดแต่ใช้เวลามากสำหรับทีมการเงินและบัญชี ทุกใบแจ้งหนี้ต้องได้รับการรับ ตรวจสอบ จับคู่กับข้อมูลผู้ขาย บันทึกเข้าสู่ระบบ ERP และได้รับการอนุมัติก่อนที่จะสามารถดำเนินการชำระเงินได้

เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น ปริมาณใบแจ้งหนี้ก็เพิ่มขึ้นอย่างมาก ทำให้การประมวลผลด้วยตนเองไม่มีประสิทธิภาพและมีความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด เพื่อแก้ไขความท้าทายนี้ Microsoft ได้เปิดตัว Payables Agent ใน Dynamics 365 Business Central ซึ่งเป็นโซลูชันที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ออกแบบมาเพื่อทำให้การจัดการใบแจ้งหนี้เป็นระบบอัตโนมัติ พร้อมทั้งยังคงรักษาการกำกับดูแลโดยมนุษย์และการควบคุมทางการเงินไว้

Payables Agent คืออะไร?

Payables Agent เป็นเอเจนต์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ภายใน Dynamics 365 Business Central ซึ่งทำงานอัตโนมัติในการประมวลผลใบแจ้งหนี้จากผู้ขายที่ได้รับผ่านทางอีเมล

เอเจนต์จะตรวจสอบกล่องจดหมายที่กำหนดไว้แบบต่อเนื่อง ดึงข้อมูลจากเอกสารใบแจ้งหนี้ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลกับข้อมูลใน Business Central และสร้าง Purchase Invoice ฉบับร่างเพื่อให้ผู้ใช้งานตรวจสอบ

แทนที่จะเข้ามาแทนที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงิน AI Agent จะช่วยกำจัดงานด้านเอกสารที่ทำซ้ำ ๆ ทำให้ทีมบัญชีสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมทางการเงินที่มีมูลค่าสูงกว่าได้

Payables Agent ทำงานอย่างไร

กระบวนการเริ่มต้นเมื่อผู้ขายส่งใบแจ้งหนี้มายังกล่องจดหมายที่กำหนดไว้สำหรับเอเจนต์

ขั้นตอนที่ 1: การตรวจสอบกล่องจดหมายอัตโนมัติ

Payables Agent จะสแกนกล่องจดหมายที่กำหนดไว้เพื่อค้นหาใบแจ้งหนี้จากผู้ขายที่เข้ามาอย่างต่อเนื่อง

เมื่อได้รับอีเมลใบแจ้งหนี้ใหม่ เอเจนต์จะเริ่มกระบวนการทำงานโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องมีการดำเนินการด้วยตนเอง

ขั้นตอนที่ 2: การดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้อย่างชาญฉลาด

ด้วยการใช้ Azure Document Intelligence เอเจนต์จะวิเคราะห์ไฟล์ PDF ของใบแจ้งหนี้และดึงข้อมูลสำคัญออกมา ได้แก่:

• ชื่อผู้ขาย
• หมายเลขใบแจ้งหนี้
• วันที่ในใบแจ้งหนี้
• ยอดเงินในใบแจ้งหนี้
• รายละเอียดรายการสินค้า/บริการ
• ข้อมูลการชำระเงิน

สิ่งนี้ช่วยลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและลดระยะเวลาในการประมวลผล

ขั้นตอนที่ 3: การจับคู่และตรวจสอบข้อมูลผู้ขาย

หลังจากดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้แล้ว เอเจนต์จะเปรียบเทียบข้อมูลดังกล่าวกับข้อมูลที่มีอยู่ใน Business Central

ระบบสามารถ:

• จับคู่ใบแจ้งหนี้กับผู้ขายที่มีอยู่
• ตรวจสอบข้อมูลผู้ขาย
• ระบุความไม่สอดคล้องที่อาจเกิดขึ้น
• สร้างข้อมูลผู้ขายใหม่เมื่อจำเป็น

สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลในใบแจ้งหนี้มีความถูกต้องและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

ขั้นตอนที่ 4: การสร้าง Purchase Invoice ฉบับร่าง

เมื่อการตรวจสอบเสร็จสมบูรณ์ AI Agent จะสร้าง Purchase Invoice ฉบับร่างใน Business Central โดยอัตโนมัติ

ฉบับร่างจะประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดที่ถูกดึงและตรวจสอบแล้ว ทำให้ทีมการเงินสามารถตรวจสอบเอกสารก่อนทำการบันทึกได้

ขั้นตอนที่ 5: การตรวจสอบและอนุมัติโดยมนุษย์

คุณสมบัติสำคัญคือกระบวนการตรวจสอบโดยมนุษย์ที่มีอยู่ในระบบ

ก่อนที่ Purchase Invoice ใด ๆ จะถูกบันทึก ผู้ใช้งานจะต้องตรวจสอบและอนุมัติเอกสารก่อน แนวทาง Human-in-the-Loop นี้ช่วยให้องค์กรยังคงสามารถควบคุมธุรกรรมทางการเงินได้ ในขณะที่ยังได้รับประโยชน์จากระบบอัตโนมัติ

ประโยชน์หลักของ Payables Agent

• ลดงานที่ต้องทำด้วยตนเอง – ทำให้การดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้และการสร้าง Purchase Invoice เป็นระบบอัตโนมัติ ลดงานด้านเอกสารที่ทำซ้ำ ๆ
• เพิ่มความถูกต้อง – ใช้การดึงข้อมูลและการตรวจสอบด้วย AI เพื่อลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลและความไม่สอดคล้องกันของข้อมูล
• ประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้รวดเร็วขึ้น – ประมวลผลใบแจ้งหนี้ทันทีที่เข้ามายังกล่องจดหมาย ช่วยเร่งกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้
• มองเห็นข้อมูลทางการเงินได้ดียิ่งขึ้น – ช่วยให้ทีมการเงินเห็นภาพรวมของหนี้สินคงค้างและภาระผูกพันด้านกระแสเงินสดได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
• รองรับการขยายตัวของธุรกิจ – รองรับปริมาณใบแจ้งหนี้ที่เพิ่มขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องเพิ่มทรัพยากรด้านบัญชีในสัดส่วนเดียวกัน

เมื่อใดที่ระบบจะเริ่มทำงาน

เอเจนต์จะถูกเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติเมื่อ:

• มีอีเมลเข้ามายังกล่องจดหมายที่กำหนดไว้
• อีเมลมีไฟล์แนบใบแจ้งหนี้ที่รองรับ

จากนั้นเอเจนต์จะเริ่มประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ

ข้อกำหนดในการใช้งาน

ในการใช้งาน Payables Agent องค์กรจำเป็นต้องมี:

• Dynamics 365 Business Central (สภาพแวดล้อมแบบ Cloud)
• กล่องอีเมลแบบ Shared ที่กำหนดไว้เฉพาะ
• การตั้งค่า Agent Configuration ให้เป็นสถานะ Active
• สิทธิ์ผู้ใช้งานและการตั้งค่าความปลอดภัยที่เหมาะสม

ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

Agent นี้มีมาตรการป้องกันในตัวเพื่อให้มั่นใจว่าการประมวลผลใบแจ้งหนี้มีความปลอดภัยและเป็นไปตามข้อกำหนด:

• การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท (Role-Based Access Control) – เฉพาะผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถตรวจสอบ อนุมัติ และจัดการเอกสารใบแจ้งหนี้ได้
• การตรวจสอบโดยมนุษย์ (Human-in-the-Loop Verification) – Purchase Invoice ต้องผ่านการตรวจสอบและอนุมัติด้วยตนเองก่อนการบันทึก
• ความสามารถในการตรวจสอบย้อนหลัง (Auditability) – ช่วยให้สามารถมองเห็นกิจกรรมต่าง ๆ ในกระบวนการประมวลผลใบแจ้งหนี้ เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการควบคุมภายใน

มาตรการเหล่านี้ช่วยให้องค์กรสามารถสร้างสมดุลระหว่างระบบอัตโนมัติกับการกำกับดูแลทางการเงินได้

ทำความเข้าใจกับรูปแบบการคิดค่าบริการแบบ Credit-Based Pricing

Agent นี้พร้อมใช้งานเป็นคุณสมบัติมาตรฐานภายใน Dynamics 365 Business Central

การใช้งานจะอิงตามรูปแบบการใช้เครดิต ดังนี้:

• มีโควตาการใช้งานฟรีรายเดือนรวมอยู่แล้ว
• การใช้งานเพิ่มเติมจะถูกเรียกเก็บตามปริมาณการใช้งานจริง
• ค่าใช้จ่ายจะเพิ่มขึ้นตามปริมาณกิจกรรมการประมวลผลใบแจ้งหนี้

แนวทางนี้ช่วยให้องค์กรสามารถเริ่มต้นใช้งานในขนาดเล็กและขยายการใช้งานได้ตามความต้องการด้านระบบอัตโนมัติที่เพิ่มขึ้น

ตัวอย่างการใช้งานจริง

สมมติว่าผู้ขายส่งใบแจ้งหนี้ PDF มายังกล่องอีเมลบัญชีเจ้าหนี้ของคุณ

ในการทำงานแบบดั้งเดิม พนักงานจะต้อง:

• เปิดอีเมล
• ดาวน์โหลดไฟล์แนบ
• ตรวจสอบใบแจ้งหนี้
• ป้อนข้อมูลลงใน Business Central ด้วยตนเอง
• สร้าง Purchase Invoice
• ส่งเพื่อขออนุมัติ

แต่ด้วย Agent นี้ กระบวนการจะง่ายขึ้นมาก:

• อีเมลใบแจ้งหนี้เข้ามา
• เอเจนต์ดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ
• ข้อมูลผู้ขายได้รับการตรวจสอบ
• สร้าง Purchase Invoice ฉบับร่าง
• ผู้ใช้งานฝ่ายการเงินตรวจสอบและอนุมัติเอกสาร
• ใบแจ้งหนี้ถูกบันทึก

สิ่งที่เคยใช้เวลาหลายนาทีต่อใบแจ้งหนี้ สามารถดำเนินการได้ด้วยความพยายามจากมนุษย์เพียงเล็กน้อย

สรุป

Payables Agent แสดงให้เห็นว่า AI สามารถเปลี่ยนแปลงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ได้อย่างไร โดยไม่กระทบต่อการควบคุมหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด ด้วยการทำให้การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ การดึงข้อมูล การจับคู่ผู้ขาย และการสร้าง Purchase Invoice เป็นระบบอัตโนมัติ องค์กรสามารถลดภาระงานที่ต้องทำด้วยตนเองได้อย่างมาก พร้อมทั้งเพิ่มความถูกต้องและความรวดเร็วในการประมวลผล

สำหรับธุรกิจที่ใช้งาน Dynamics 365 Business Central, AI Agent มอบแนวทางที่ใช้งานได้จริงในการปรับปรุงการจัดการใบแจ้งหนี้ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมการเงิน และสร้างกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยยังคงให้มนุษย์เป็นผู้ควบคุมการตัดสินใจทางการเงินขั้นสุดท้ายอยู่เสมอ.