Enterprise Document Management หรือ EDM
Enterprise Document Management หรือ EDM หมายถึง หนึ่งในเครื่องมือการจัดเก็บเอกสารภายในองค์กรให้อยู่ในรูปแบบ Digital Transformation สามารถค้นหา และเข้าถึงเอกสารได้สะดวก รวดเร็ว แถมยังควบคุมเวอร์ชั่นของเอกสารได้
วัตถุประสงค์ของ Enterprise Document Management
- สำหรับองค์กรที่ต้องการจัดการเอกสาร และข้อมูลต่างๆ ให้ค้นหาสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ โดยมีเครื่องมือ Metadata และ Microsoft 365 เข้ามาเป็นเครื่องมือช่วยพัฒนาเพื่อเพิ่มมาตรฐานให้แก่องค์กร
- สำหรับองค์กรที่ต้องการปรับเปลี่ยน และลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารรูปแบบกระดาษ เป็นจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลแทน (paperless) ซึ่งประหยัด จัดเก็บได้ดี และค้นหาได้ง่ายกว่าเดิม
- สำหรับองค์กรที่ต้องการเครื่องมือที่มีมาตรฐาน และจัดเก็บเอกสารต่างๆ ของบริษัทได้อย่างปลอดภัย เช่น มีการรักษาความลับของข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล และการยืนยันตัวตน เป็นต้น
- สำหรับองค์กรที่ต้องการจัดเก็บเอกสารขององค์กรให้เกิดเป็นองค์ความรู้ (knowledge management) เพื่อประโยชน์ที่เกิดแก่กลุ่มธุรกิจ และบุคคลภายในองค์กร
- สำหรับองค์กรที่ต้องการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้เป็นแบบ Automation มาขึ้น โดยใช้ Workflow มาช่วยดำเนินการแทน ซึ่งสะดวกต่อการบริหารจัดการมากยิ่งขึ้น
Service by Fusion Solution
Fusion เริ่มให้บริการ ระบบจัดเก็บเอกสารด้วย SharePoint ตั้งแต่ปี 2006 ตลอดระยะเวลา กว่า 15 ปีเราให้บริการลูกค้านับ 100 ราย ทั้งบริษัท ขนาดใหญ่ จนถึงขนาดเล็ก เราเข้าใจถึงความต้องการของธุรกิจ ปัญหาการทำงาน และให้คำแนะนำที่ถูกต้องในการใช้งาน Microsoft 365 ณ. ปัจจุบัน
- ออกแบบ และสร้าง Framework สำหรับการจัดการเอกสารต่างๆ ของแต่ละหน่วยงาน ให้เหมาะสมกับกลุ่มธุรกิจประเภทต่างๆ
- ออกแบบ จัดทำ และบริหารจัดการความปลอดภัยของข้อมูล (Security) ผ่านเครื่องมือของ Microsoft365 เช่น กำหนดการให้สิทธิ และการเข้าถึงไฟล์ข้อมูล (Authorization and Permission) การจัดการข้อมูลให้สอดคล้องกับกฏหมายข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA or GDPR) การจัดการข้อมูลให้สอดคล้องกับนโยบายของธุรกิจ (Policy)
- ออกแบบ และสร้าง Taxonomies รวมถึง Metadata ให้เหมาะสมกับกลุ่มธุรกิจประเภทต่างๆ
- ออกแบบ และบริหารจัดการเอกสารแบบ Workflow เพื่อใช้จัดเก็บเอกสารด้วยระบบ Enterprise Document Management ได้อย่างสะดวก
- ออกแบบแผนงาน (Implementation Plan) และบริหารจัดการเอกสารให้เหมาะสมกับกลุ่มธุรกิจประเภทต่างๆ
พัฒนาระบบ และจัดการเอกสารให้เป็นแบบ Centralize
รูปแบบ Document Management Lifecycle
ประกอบด้วย Module หลักๆ ดังนี้
- Capture สำหรับแปลงภาพ หรือข้อความต่างๆ บนเอกสารแบบกระดาษให้เปลี่ยนเป็นดึงข้อมูลเหล่านั้นออกมาอยู่ในรูปแบบดิจิทัล ที่สามารถเรียกใช้ เรียกดูได้ทันที
- ScanCapability
- รองรับการทำงานร่วมกับ Workflow ได้
- รวมถึงสามารถจัดการเวอร์ชั่นของเอกสาร และข้อมูลได้
- Softcopy Upload
- รองรับการเก็บเอกสารแบบ Softfile ได้
- ใช้งานผ่านมือถือ และ Upload ขึ้นไปในระบบได้
- Workflow
- สามารถเชื่อมต่อระบบ Workflow กับเอกสารอื่นๆ ของกลุ่มธุรกิจในองค์กรได้
- สามารถนำเอกสารจากระบบ Workflow มาจัดเก็บเป็น File folder หรือ Metadata หรือ ข้อมูลอื่นๆ ได้
- สามารถกำหนด ตรวจสอบ Tracking และ Monitoring สถานะของ Workflow รวมถึง มี Notification ไปยังผู้ใช้งานได้
- Search
- สามารถค้นหาได้อย่างสะดวก รวดเร็ว
- รวมถึงสามารถค้นหาชื่อเอกสาร รวมถึงชื่อผู้เป็นเจ้าของเอกสารได้
- สามารถค้นหาวันที่ของเอกสารได้ ทั้ง วันที่เริ่มต้นจัดทำเอกสาร วันที่จัดส่งเอกสารออกไป วันที่ลบเอกสาร และวันที่ทำการอนุมัติเอกสาร
- สามารถค้นหาสถานะเอกสารที่อยู่ใน Workflow ได้
- Library and Knowledge Management (KM)
- สามรถจัดหมวดหมู่ และประเภทของเอกสารต่างๆ ได้
- สามารถ Migration เอกสาร และข้อมูลจากระบบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องมาไว้บนระบบ EDM ได้
- สามารถจัดการเวอร์ชั่นของเอกสาร และข้อมูลได้
- สามารถแสดงสถานะ และตรวจสอบขั้นตอนของการขออนุมัติ และการ Approve ได้
- Discussion Board/Community
- เปิดพื้นที่ให้แก่ผู้ใช้งาน ให้สามารถถาม – ตอบ เกี่ยวกับเอกสาร หรือ ข้อมูลได้
- รองรับการสร้าง Community เพื่อใช้เป็นพื้นที่แลกเปลี่ยนข้อมูล และจัดเก็บเอกสารได้
- สามารถใช้เป็นพื้นที่ในการแจ้งปัญหา และสอบถามการใช้งานได้
- Notification & Alert
- ระบบสามารถแจ้งเตือนสถานะของเอกสารได้
- ระบบสามารถแจ้งเตือนผู้เกี่ยวข้องใน Loop ของเอกสารนั้นได้
- ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าเปิด – ปิด การแจ้งเตือนเองได้
- Dashboard and Reporting
- สามารถดู Dashboard ของ Menu ต่างๆ ได้
- สามารถออกรายงานแ(Report) ในหลายๆ รูปแบบได้
- สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการดู Dashboard ได้
- สามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึง Dashboard ตามสิทธิ์ของผู้ใช้งานได้
- Archive/Dispose and Discover Recovery
- รองรับการจัดเก็บเอกสาร
- รองรับการทำลายเอกสาร
- รองรับการกู้คืนข้อมูล และเอกสารต่างๆ ตามเวอร์ชั่นได้
- Security & Authorization
- รองรับการจำแนก (Classification) สิทธิ์การมองเห็น รวมถึงสิทธิ์การนำไฟล์ไปใช้ได้
- กำหนดสิทธิ์ และการเข้าถึงการใช้งาน เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลได้
- ทำงานร่วมกับ Microsoft Information Protection
- สามารถอัพเดทข้อมูล เพิ่ม/ ลบ/ แก้ไข ได้
- กำหนดสิทธิ์การใช้งานของ User แต่ละคนได้
- กำหนดสิทธิ์เฉพาะกลุ่มตามหน้าที่ความรับผิดชอบในการจัดการเอกสารได้
- สามารถเข้าถึง และใช้งานข้อมูลเอกสารเดียวกัน แบบพร้อมกันได้
- สามารถเก็บบันทึกActivity Log ในการจัดการเอกสารได้
- อื่นๆ
- รองรับ และเชื่อมต่อระบบ E-Signature ได้
- ทำงานบนระบบ Microsoft365 SharePoint
- ScanCapability
ทำไมถึงควรพัฒนาระบบด้วย SHAREPOINT ONLINE
- การพัฒนาระบบ มีคุณสมบัติที่เหนือกว่าการพัฒนา Application ทั่วไป หลายประการเช่น
- ไม่มีการลงทุนด้วย Hardware
- ไม่ต้องดูแลรักษาระบบ และ database
- ไม่ต้องมีค่าใช้จ่าย อื่น ๆ เช่น ค่า admin , ค่าไฟ , หรือ อื่น ๆ ที่เกิดจากการใช้งานระบบ
- พัฒนาได้เร็วกว่า การใช้งานวิธีอื่น ๆ เช่น กรณีที่ต้องการ Application ลางาน สามารถทำได้ภายใน 1 วัน
- สามารถเชื่อมโยงข้อมูลจากแหล่งภายนอกได้
- ข้อจำกัดของการพัฒนาระบบ
- ประสิทธิภาพของระบบ ผู้ใช้งานไม่สามารถเพิ่ม RAM หรือ CPU สำหรับ Server ที่เราใช้งานได้ ดังนั้นประสิทธิภาพของระบบจะขึ้นกับประสิทธิภาพของ Soft Code หรือค่า Config ต่าง ๆ ที่เรากำหนดว่ามีความเหมาะสมหรือไม่
- การใช้งานร่วมกับ Application อื่น ๆ ภายในบริษัท เมื่อเทียบกับ SharePoint Server แล้ว การใช้งาน Online จะมีข้อจำกัดในเรื่องนี้ มากกว่า ดังนั้น เราต้องแน่ใจว่าการใช้งาน ระบบจะมีส่วนที่เกียวข้องกับระบบอื่น ๆ ให้น้อยที่สุด
