โปรแกรมบริหารงานขาย หรือ CRM มีมากมายในตลาดก็เพราะความหลากหลายของ สินค้าและวิธีการที่ไม่ค่อยจะเหมือนกัน เวลาซื้อโปรแกรมทีก็มีปัญหา ไม่สามารถ customize ให้ตรงกับความต้องการ เช่น Field กรอกข้อมูล , รูปแบบ Report , ขั้นตอนการทำงาน ปัญหาพวกนี้หลายโปรแกรมก็ไม่สามารถทำให้ตรงกับความต้องการได้แล้วสุดท้ายก็อาจจะต้องเลิกใช้ เสียเงินฟรี กันไปครับ

สิ่งที่อยากจะบอกทุกท่านก็คือ ถ้าท่านมี Microsoft 365 หรือ Office 365 ผมจะบอกทุกท่านว่า ท่านมีเครื่องมือในการสร้างโปรแกรมบริหารงานขายไว้ใช้เองแล้วครับ เพราะในชุดของ Microsoft 365 มี โปรแกรมสำหรับเก็บข้อมูล ( SharePoint ) , โปรแกรม สร้างแบบ form สำหรับบันทึกข้อมูล , โปรแกรมสร้างขั้นตอนการทำงาน มาให้เรียบร้อยแล้ว ซึ่งจากประสบการณ์ของผมที่นำมาใช้เอง พบว่าสามารถนำเครื่องมือ ที่มีใน Microsoft 365 เพียงพอกับรูปแบบการทำงานของบริษัท

Interface ของระบบบริหารงานขาย

หน้าตาดูดีทีเดียวนะครับ สำหรับ โปรแกรมบริหารงานขาย และ ระบบบริหารงานขายแบบนี้ยังสามารถใช้ได้จากทุกอุปกรณ์ IOS , Android ด้วย ลืมเรื่องที่ต้องลงทุนหลักล้านไปได้เลยครับ แถมพอทุกคนทำงานกันบนระบบแล้วการสรุปข้อมูล ยังสามารถนำเสนอข้อมูลในรูปแบบ Dash Board ได้อีก จุดเด่นของ SharePoint ที่นำมาใช้สร้างระบบบริหารงานขายคือความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนหน้าตาให้เหมาะสมกับแต่ละบริษัท โดยที่ไม่จำเป็นต้องมี Programmer มาทำงานเลย

SharePoint Portal for Sales

คือการสร้าง Work Space สำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องกับการขาย ทั้ง พนักงานขาย ผู้จัดการ admin sales ที่เข้ามาใช้งาน ซึ่งในพื้นที่นี้จะเอาไว้เก็บข้อมูลในการทำงาน และ รองรับการทำงานในกิจกรรมของแต่ละคน สำหรับข้อมูลที่ต้องใช้งานประจำ ที่ควรมีอยู่ในระบบ ซึ่งปัจจุบันข้อมูลจะมีอยู่ในรูปแบบที่หลากหลายมากขึ้นทำให้การสร้าง folder นั้นไม่ตอบโจทย์การใช้งาน เพราะหาข้อมูลยากรวมถึง UX/UI ที่ยากในการใช้งานด้วย สำหรับตัวอย่าง work space ที่ต้องมีการจัดเตรียมพื้นที่การทำงานควรมีอะไรบ้าง ผมยกตัวอย่าง ตามข้อมูลดังนี้ครับ

• ต้นทุนสินค้า
• ตารางกิจกรรม เช่น งานอบรม ออก Boot
• ข้อมูลยอดขาย
• เอกสาร Promotion สำหรับนำเสนอข้อมูล
• ระบบลงทะเบียนผู้เข้ารวม
• เอกสาร Spec สินค้าสำหรับส่งให้ Lead
• Link ข้อมูลต่าง ๆ ที่เป็น Reference
• Video Training สำหรับ Sales ใหม่ที่ต้องเรียนรู้

ตัว โปรแกรมบริหารงานขายฟรีเอามาทำอะไรได้บ้าง

• บันทึกข้อมูลลูกค้า
• ทำ Sales Pipe Line
• บันทึก Lead
• Performance Channel
• ทำใบเสนอราคา
• เก็บข้อมูลต้นทุนสินค้า
• บันทึกสินค้าคงเหลือ
• ฯลฯ

จุดเด่นของ โปรแกรมบริหารงานขาย ฟรีจาก Microsoft 365

• ความสามารถในการเพิ่มเติม Field ที่ต้องการด้วยตัวเอง ( โปรแกรมตัวอื่นทำไม่ได้ หรือ ทำได้นิดหน่อย )
• มีระบบ Security ในระดับ Enterprise เช่น การควบคุมสิทธิตามชื่อ User , ควบคุมอุปกรณ์ Mobile ในการเข้าถึง , ป้องกันการ Copy หรือ Export Data ( โปรแกรมตัวอื่นทำไม่ได้ )
• มีระบบวิเคราะห์ข้อมูลในระดับ Enterprise ใช้ในบริษัทขนาดใหญ่ ทำให้สามารถวิเคราะห์ปัญหา หรือ หาโอกาสในธุรกิจได้รวดเร็วมาก
• สามารถควบคุมขั้นตอนการทำงาน การบันทึกข้อมูล การขออนุมัติ การแจ้งเดือน ผ่านเครื่องมือ Power Automate ซึ่งการเปลี่ยนแปลงหรือสร้างใหม่ทำได้ง่าย ไม่ต้องมี Code ใด ๆ ทำให้โปรแกรมบริหารงานขายฟรีมีความยืดหยุ่นในการทำงานมาก

Report Template

• Sales Activity : ผู้จัดการมักมีคำถามที่อยากรู้ว่า Sales กำลังทำอะไรอยู่ คำถามนี้ไม่ได้ต้องการคำตอบว่ามียอดขายเท่าไหร่ แต่อยากรู้ว่า Sales เราทำงานอยู่หรือป่าว เพราะงานขายจะไม่ใช่งานที่มี task ส่งมาให้ทำแบบตายตัว แต่เป็นสิ่งที่ Sales ต้องคิดและทำเอง ดังนั้น Sales หลายคนอาจจะไม่รู้ว่าวันนี้ต้องทำอะไร หรือ ทำในสิ่งที่ไม่มีประโยชน์ ซึ่งมุมมองนี้จะช่วนให้ผู้บริหารมองเห็นได้ง่ายขึ้นและหาแนวทางบริหารทีมให้มีการทำงานที่ได้ประสิทธิภาพดีขึ้นด้วย
• Loss : ข้อมูลของงานขายที่เสนองานแล้วแพ้ ก็เป็นอีกสิ่งที่เราต้องเรียนรู้ ประสบการณ์จากการแพ้ ซึ่งก็มีหลายสาเหตุ ในแง่ของการบริหารแล้ว เราอาจจะไม่สามารถชนะในทุกด้าน แต่เราต้องหาทางเสนอจุดเด่น ให้งานบริการของเราดีกว่าจนกลบจุดอ่อนของเราให้ได้ ดังนั้นข้อมูลของความพ่ายแพ้ จึงสำคัญมากว่าเราแพ้เพราะอะไร
• Priority : Lead ที่มีมามากมายก็ทำให้ Sales สับสนได้ ถ้ามีงานที่ยังค้างอยู่ในระบบเป็นหลัก 100 ขึ้น ดังนั้นโปรแกรมบริหารงานขาย จึงต้องสามารถจัดการกับเรื่องนี้ เช่น การแบ่งเป็น High , Medium , Low ของแต่ละ Lead ซึ่งจากเรื่องนี้เราสามารถนำรายการที่เป็น High มาคาดการณ์ตัวเลขในเดือนหน้าได้ง่ายขึ้นอีกด้วย
• Channel : เป็นมุมมองด้านการตลาด ที่ต้องการตรวจสอบว่าช่องทางที่ทางบริษัทลงทุนประชาสัมพันธ์ไว้สามารถสร้าง Lead กลับมาให้บริษัทมากแค่ไหน ซึ่งถ้าขาดการบันทึกเรื่องนี้การบริหารงบประมาณและแนวทางการประชาสัมพันธ์ จะทำได้ยากเพราะไม่มีตัววัดผล ยิ่งในสมัยนี้การตลาด เป็นเรื่องที่ต้องทำอย่างจริงจังการทำการตลาดได้ดีจะทำให้เรามองภาพในอนาคตออกได้ชัดเจน การบริหารจัดการเรื่องอื่นๆ จะทำได้ง่ายตามไปด้วย
• Product : การวัดปริมาณความต้องการของตลาดเป็นเรื่องสำคัญอย่างแรก เพราะต่อให้สินค้าดีแค่ไหน แต่ถ้าตลาดยังไม่มีความต้องการก็ไม่คุ้มที่จะนำเข้าหรือว่าทำการพัฒนา Product วิธีการวัดสามารถใช้เครื่องมือของ Google Trend หรือใช้การบันทึกจากทีม Sales
• Job Status : ในขบวนการทำงานของทีม Sales ที่อาจจะเสนอและต้องรอตั้งงบประมาณ อาจจะต้องใช้เวลานานถึง ครึ่งปี และมีขบวนการทำงานในหลายขั้นตอน การบันทึกและแสดงสถานะทำให้ ผู้บริหารมองเห็นความคืบหน้าของแต่ละงานได้ชัดเจนและมองเห็นปริมาณงานของ Sales แต่ละคนที่กำลังดำเนินงานอยู่ด้วย

แนะนำเครื่องมือ

• Microsoft 365
• SharePoint
• Power Apps
• Power Automate
• Power BI
• Implement SharePoint