สร้าง ระบบ ISO
ขั้นตอนการทำระบบ Document ISO ในองค์กร
การเตรียมการสำหรับการทำ ISO สุดท้ายปลายทาง คือ การจำทำเอกสารสำหรับบริหารให้ได้ตามมาตราฐาน ดังนั้นการบริการระบบเอกสารจึงสำคัญมาก ๆ สำหรับการทำ ระบบ ISO เพราะสิ่งที่ผู้ตรวจเค้าจะดูว่าบริษัทจะได้ ISO หรือป่าว ก็คือ เอกสารต่าง ๆ นี่แหละ
และเจ้าหน้าที่ DCC ก็คือหัวใจของการจัดเก็บเอกสาร ที่จะวางกรอบการทำงานด้านเอกสารของทั้งบริษัท
ปัญหาของการจัดทำ
ปัญหาใหญ่สุด คือ ความไม่คุ้นเคยกับการทำงานตามเอกสาร ISO ของพนักงาน โดยเฉพาะถ้าเรายังไม่มี Application ที่ใช้ควบคุมการทำงาน และการอบรมพนักงาน ก็ไม่ใช่เป็นการแก้ไขปัญหาให้หมดสิ้นไปได้ เพราะมีกรณีที่พนักงาน เข้า ออก ความมีวินัย ของตัวพนักงาน หัวหน้าที่เข้าออก เจ้าหน้าที่ DCC ที่อาจจะเปลี่ยน สิ่งต่าง ๆ พวกนี้ทำให้การจัดการเอกสาร โดยอาศัยแค่ ระเบียนที่เขียนไว้ จะไม่สามารถปฏิบัติตามได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ดังนั้นทางออกจริง ๆ ของการจัดการระบบเอกสาร จึงต้องอาศัยการวางระบบ Application ให้พนักงานปฏิบัติตามระบบจึงเป็นทางออกที่ดีที่สุด
ตำแหน่งหน้าที่ของผู้ดูแลระบบ ISO
- DCC
- QMR
- TQM
- QMT
โปรแกรม ISO ช่วยทำให้ระบบ ISO ง่ายขึ้นได้อย่างไร
ระบบจะเป็นตัวช่วยในจังหวะที่หน่วยงาน ได้จัดเตรียมเอกสารมาเรียบร้อย แล้วส่งต่อให้ DCC ทำการลงทะเบียน ขอ Approve เอกสาร เพื่อประกาศใช้ และ แจกจ่าย ให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเมื่อเอกสารมาลงทะเบียนที่ระบบ ISO เอกสารจะถูกส่งต่อให้ DCC เพื่อตรวจสอบเอกสารอีกครั้ง เมื่อเอกสารครบถ้วน เอกสารจะส่งต่อให้ QMR เพื่ออนุมัติ และออกเลขเอกสารลงทะเบียน
หลังจากนั้นระบบจะส่งเอกสารไปให้หน่วยงานต่าง ๆ ที่มีสิทธิในเอกสารอัตโนมัติ
โปรแกรม ISO ในตลาดมีอะไรบ้าง
ต้องบอกว่ามีมากมายที่จัดทำเกี่ยวกับระบบ ISO ซึ่งส่วนมากจะเป็นการจัดการใน ช่วงของการลงทะเบียนกับ DCC แต่น้อยรายมากที่จะมาช่วย ตอนหน่วยงานจำเตรียมเอกสาร
ซึ่ง Solution จาก Fusion ถือว่าน่าสนใจเพราะสามารถ ทำตั้งแต่ ตอนจัดเตรียมเอกสาร จาก Word ลงลายเซ็นต์ จนถึงแปลงเป็น PDF ส่งต่อไปจนถึงการลงทะเบียน แจกจ่าย
Design Solution With Power Platform
Fusion พัฒนา ระบบ ISO โดยใช้ Power Platform จาก Microsoft 365 ช่วยให้สามารถประหยัดค่า License และ Hardware แต่ได้ประสิทธิภาพที่ดีกว่าการใช้วิธีการพัฒนาแบบเดิม
Solution เริ่มจาก User นำเข้าเอกสาร Word เข้า PowerApps และกรอกข้อมูล รวมถึงระบุผู้ที่ต้องอนุมัติ ระบบจะส่งเรื่องให้ผู้อนุมัติ ผ่าน Mail ผู้อนุมัติสามารถ Click Approve ได้จาก Mail ทันที โดยไม่ต้อง Link ออกมาที่ Application อื่นๆ
ตัว Power Automate จะเป็นเครื่องมือในการ Stamp ชื่อผู้อนุมัติในเอกสาร word และ ในขั้นตอนสุดท้ายจะแปลงเอกสารเป็น PDF พร้อมจะนำส่งเข้าลงทะเบียน ที่เจ้าหน้าที่ DCC ต่อไป
สนใจ Implement Solution Contact Click
Design Solution สำหรับ DAR System
หลังจากเตรียมเอกสาร ระบบ ISO ที่จะนำขึ้นทะเบียนเสร็จเรียบร้อย ก็จะเข้าสู่ระบบ DAR เพื่อลงทะเบียนเอกสารและทำการแจกจ่ายให้กับหน่วยงานที่ต้องนำไปใช้ ซึ่งระบบจะเริ่มที่ การนำเอกสารเข้าที่ระบบ DAR เสร็จแล้ว เลือกลงทะเบียนเอกสาร
เอกสารจะนำส่งไปที่ DCC เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง และส่งให้ QMR ทำการอนุมัติในอันดับถัดไป ซึ่งในระบบ DAR จะประกอบด้วยการทำงานสำหรับ
- Register Document ออกหมายเลขเอกสาร จัดเก็บ และ แจกจ่าย
- Revision Document สำหรับการขอแก้ไขเอกสาร จัดทำ Version เอกสาร
- Change Permission สำหรับแจกจ่ายเอกสารให้กับคนที่มีสิทธิในการใช้งานเอกสาร
- Cancel Document สำหรับยกเลิกเอกสาร
- Copy Document สำหรับขอสำเนาเอกสาร
E-Signature กับเอกสาร ISO
ระบบ Application Document Management ทั่วไป มักจะทำหน้าที่เกี่ยวกับการลงทะเบียนเอกสาร แต่ยังไม่สามารถยกเลิกเอกสารได้จริงๆ เพราะยังต้องมีขั้นตอนการเซ็นต์เอกสารอยู่ โดยเฉพาะ ISO ที่ต้องการ การยืนยันว่าเป็นเอกสารตัวจริงที่ผู้บริหารรับรองให้ใช้
ดังนั้น Fusion จึงพัฒนา Veracity สำหรับการลง E-Signature กับเอกสาร เพื่อให้การทำงานไม่ต้องมีการ Print Document กันอีกต่อไป
