ป้องกันเอกสาร จากการแก้ไข ด้วยการแปลงเอกสารให้เป็น PDF ด้วยคุณสมบัติที่สำคัญ เช่น
- เปิดได้จากทุกเครื่องมือ
- ไม่สามารถแก้ไขได้ง่าย
- สามารถแปลงต้นฉบับให้เป็น File PDF ได้ง่าย เช่น Office มาเป็น PDF หรือ การแปลง Form ที่กรอกข้อมูลให้เป็น PDF
เอกสารที่นิยมใช้ File PDF เช่น Reference , ISO Document , แบบ Design
แต่ตัวเอกสาร PDF ยังมีคุณสมบัติสำคัญอีกอย่าง คือ การเพิ่ม E-Signature ในเอกสาร PDF ทำให้ตัวเอกสารมีความน่าเชื่อถือ
ตัวเอกสาร PDF + E-Signature สามารถใช้แทนลายเซ็น ได้อย่างถูกต้อง และมีมาตราฐานรองรับจาก ETDA เอาไปเป็นหลักฐานใน ศาลได้แทนกระดาษที่มีลายเซ็น
การจัดเก็บเอกสารที่เป็น PDF + E Signature สามารถทำได้สะดวกกว่าการเก็บกระดาษ การตรวจสอบทำได้ง่าย และที่สำคัญคือ ลดต้นทุนในการบริหารจัดการได้อย่างมาก
จากตัวอย่างแสดงให้เห็นถึงตัว E-Signature ว่าเอกสาร PDF มีความสามารถในการเก็บประวัติการแก้ไขใน ตัวทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบ ว่าผ่านขั้นตอนใดมาบ้าง และ ตัว E-Signature ที่เป็น CA ยังสามารถป้องกันการแก้ไข หรือ ปลอมแปลงได้อีกด้วย
