วันนี้มา Share ประสบการณ์เรื่อง Paperless ให้ครับ เป็นกรณีของ HR ที่ต้องการระบบ Paperless ใบสมัครงาน โจทย์คือ อยากให้เป็น Digital Paperless แล้ว ต้อง Print เอกสารพร้อมลายเซ็นต์
งง หรือป่าวครับ ดูมันขัดแย้งกันนะ ทั้ง Paperless และ ต้อง Print กระดาษให้เซ็นต์ด้วย ถ้าเป็น Paperless แล้วมันก็ควรไม่มีกระดาษสิ แต่ HR อยากได้ลายเซ็นต์ด้วย เพราะบอกว่ากฎหมายกำหนดไว้
งานนี้เลยต้องมา Design Process ใหม่ครับคือ
- ให้ผู้สมัครงาน Download เอกสารแล้วไป Print เอง กรอกข้อมูลให้ครบ เซ็นต์เอกสาร แล้วถ่ายภาพเก็บไว้
- เปิดหน้า Web สำหรับกรอกข้อมูล และ แนบเอกสารใบสมัคร
- ข้อมูลถูกส่งให้ตามหน่วยงานที่ต้องการคน พิจารณา
- คนที่ผ่านการพิจารณา จะถูกส่งข้อมูลต่อให้ HR ไปเรียกมาคุยในเบื้องต้น
- ทำการนัดหมายทาง E-mail ให้ผู้สมัครมาเจอกับหน่วยงานที่ต้องการคน
- หน่วยงานที่ต้องการคน เลือก ข้อมูลของคนที่ผ่านแล้ว ส่งต่อให้ HR
- HR แจ้งผล พร้อมกับเรียกให้มาทำสัญญา
ขบวนการ Design Process ก็จะได้ประมาณนี้สำหรับหน่วยงาน HR ที่ยังไงก็ยังอยากได้เอกสารครับ
สำหรับ Solution ที่มาใช้ใน แนวทางนี้ก็จะประกอบด้วย
- Power Apps สำหรับให้ผู้สมัครมากรอกข้อมูล และ แนบเอกสารที่ต้องส่งมาประกอบการพิจารณา
- Power Automate สำหรับการส่งต่อข้อมูลให้กับหน่วยงานต่าง ๆ
- Exchange Mail สำหรับการส่งข้อมูลแจ้งเตือนเมื่อมีข้อมูลใหม่
- SharePoint สำหรับการจัดเก็บข้อมูลที่บันทึกเข้ามาในระบบ
จะเห็นว่าจริง ๆ แล้ว HR ก็ไม่ได้อยากได้กระดาษ แต่เนื่องจากความจำเป็นตามกฎระเบียบ จึงได้ให้ขั้นตอนของกระดาษไปอยู่ในการทำงานของผู้สมัครแทน และ ก็ยังสามารถเปลี่ยนขบวนการให้เป็น Paperless ในขบวนการทำงานทั้งหมดในบริษัทได้อีกด้วย
แต่ปัญหาของระบบนี้ก็มีนะครับ คือ Solution ที่ผมเขียนเป็น App ที่อยู่ใน Microsoft 365 ดังนั้นการเปิดสิทธิให้ ผู้สมัครมากรอกข้อมูลการสมัครจึงไม่สะดวก การแก้ไขจุดนี้ บริษัทน่าจะต้องเตรียม License ในการเข้าถึงแบบ From ไว้ แล้วแจ้งทางผู้สมัครไว้เลย
