ความรู้ในหน่วยงาน

ความรู้ในหน่วยงาน เป็นเรื่องที่ระดับผู้บริหารสนใจ และ อยากให้จัดเก็บ แต่ปัญหาคือ ระดับปฏิบัติงาน ไม่รู้ว่าอะไรคือ ความรู้กันแน่ ????

เพราะผู้บริหารมีมุมมองต่อการทำงานในบริษัท ในภาพรวม แต่ กับพนักงานแล้ว ไม่ได้มองเห็นอะไรที่ตัวเองรู้สึกว่าเป็นความรู้เลย ยิ่งใกล้ยิ่งมองไม่เห็น

ดังนั้นเมื่อผู้บริหารสั่งงานมาให้ทำ Knowledge Management หลายครั้งที่ไม่ประสบความสำเร็จ

ทางออกของเรื่องนี้ใน อันดับแรก คือ การ Setup มาตราฐานของ KM ก่อนที่จะเอาเข้าระบบเช่น

• ระบุระดับความสำคัญของ สิ่งที่จะนำเข้า
• ระบุระดับผลกระทบ
• ระบุแผนก หรือ บุคคลที่จะได้ประโยชน์
• ระบุระยะเวลาของประโยชน์ที่จะได้รับ
• ระบุ ลักษณะของประโยชน์ เช่น ประหยัด ทำงานเร็วขึ้น

พวกนี้จะช่วยทำให้การจัดเก็บมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นครับ และ ไม่จำเป็นต้องมีเจ้าหน้าที่ในการกรอกเนื้อหาก่อนที่จะนำเข้าไปจัดเก็บในระบบด้วย

สนใจระบบ Knowledge Management

ตัวอย่างการออกแบบระบบจัดเก็บความรู้ในหน่วยงาน

ปัญหาของการเก็บความรู้ในหน่วยงาน คือ ไม่มีเจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่เรื่องนี้โดยตรง ทำให้สิ่งที่เราเรียกว่าความรู้ ไม่มีการจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ พอไม่เป็นระเบียบก็หาไม่เจอ สิ่งที่เรียกว่าความรู้ก็หมดประโยชน์ ดังนั้น เราต้องทำจุดเริ่มต้นให้ดีคือ การจัดระเบียบเรื่องการจัดเก็บ

ต้องกำหนดคุณสมบัติของความรู้ เราต้องมีหัวข้อที่กำหนดคุณลักษณะของความรู้ได้เช่น

• เกี่ยวกับแผนก ?
• ลักษณะของความรู้ เป็นเรื่อง อะไร เช่น วิธีแก้ปัญหา วิธีทำงานให้เร็ว วิธีการทำงานปกติ วิธีประหยัดค่าใช้จ่าย เป็นต้น
• สำหรับพนักงาน ? เช่น พนักงานใหม่ พนักงานชั่วคราว วิศวะกรรม บัญชี ผู้บริหาร
• เกี่ยวกับ มาตราฐาน ? เช่น ISO 9001 , 14001

ซึ่งหัวข้อพวกนี้ต้องถูกกำหนดเป็นมาตราฐาน เวลาที่จะเอาความรู้เข้า เราต้องระบุคุณสมบัติพวกนี้เข้าไปด้วย

แยกการจัดเก็บให้เป็นระเบียบ เมื่อกำหนดคุณสมบัติแล้ว ต้องมีขบวนการนำ ความรู้นั้นย้ายไปเก็บในที่ที่เหมาะสม เพื่อให้ค้นหาได้ง่าย เข้าถึงง่าย ต้องสามารถเปิดได้ทั้ง มือถือ และ ทุกอุปกรณ์ที่สามารถเข้าถึง Internet

จากภาพตัวอย่าง จะเป็นการใช้เครื่องมือ Microsoft 365 ในการพัฒนา โดยเริ่มจาก เอาความรู้ ใส่เข้าไปใน PowerApps แล้ว ให้กรอกข้อมูล ที่จำเป็น ระบบจะส่งต่อไปให้ Power Automate ในการย้ายข้อมูลไปจัดเก็บที่ SharePoint ที่ทำการแยกพื้นที่ไว้เรียบร้อย สาเหตุที่นำ PowerApps มาใช้ในการนำเข้า เนื่องมาจากเราต้องการบังคับให้ ผู้นำเข้า ระบุคุณสมบัติที่สำคัญให้ชัดเจน

Reference Seed