โปรแกรม ERP ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจได้อย่างไร?

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น การจัดการ Finance, Sales, Inventory, Purchasing และ Operations ผ่านระบบที่แยกจากกัน อาจกลายเป็นเรื่องที่ซับซ้อนมากขึ้น ทีมงานแต่ละฝ่ายอาจใช้ข้อมูลคนละชุด ต้องทำงานเดิมซ้ำหลายครั้ง และเสียเวลาไปกับการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ

โปรแกรม ERP สามารถช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ด้วยการนำกระบวนการและข้อมูลสำคัญของธุรกิจมาเชื่อมต่อไว้ในระบบเดียว Microsoft Dynamics 365 มี ERP Solutions ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยองค์กรจัดการ Operations เพิ่ม Visibility และสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

โปรแกรม ERP คืออะไร?

ERP หรือ Enterprise Resource Planning คือ Software ที่ช่วยเชื่อมโยงการทำงานของส่วนต่าง ๆ ภายในธุรกิจผ่าน Platform ที่ใช้ข้อมูลร่วมกัน

แทนที่จะจัดเก็บข้อมูลทางการเงิน ข้อมูล Inventory ข้อมูล Purchasing และข้อมูล Operations ไว้ในระบบแยกกัน ERP ช่วยให้กระบวนการเหล่านี้สามารถทำงานร่วมกันได้

ตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้า ข้อมูลคำสั่งซื้อสามารถเชื่อมต่อกับ Inventory, Sales, Finance และกระบวนการ Fulfillment ได้ ทำให้พนักงานไม่จำเป็นต้องกรอกข้อมูลเดิมซ้ำในหลายระบบ

ผลลัพธ์คือรูปแบบการจัดการ Operations ประจำวันของธุรกิจที่เชื่อมโยงกันมากขึ้น

Microsoft Dynamics 365 รองรับการทำงานแบบ ERP อย่างไร?

Microsoft Dynamics 365 ประกอบด้วย Business Applications หลายรูปแบบ เพื่อรองรับความต้องการขององค์กรที่แตกต่างกัน

สำหรับบริษัทที่กำลังมองหา ERP Platform โซลูชันอย่าง Dynamics 365 Business Central และ Dynamics 365 Finance สามารถช่วยจัดการ Core Business Processes ได้

Business Central ออกแบบมาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง ขณะที่ Dynamics 365 Finance รองรับความต้องการด้าน Finance และ Operations ที่มีความซับซ้อนมากขึ้นสำหรับองค์กรขนาดใหญ่

ทั้งสอง Solution สามารถเป็นพื้นฐานที่เชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการสำคัญของธุรกิจเข้าด้วยกัน

โปรแกรม ERP ช่วยรวมศูนย์ข้อมูลทางธุรกิจ

หนึ่งในปัญหาสำคัญของธุรกิจคือข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่ในหลายระบบ

ตัวอย่างเช่น ทีม Finance อาจมีข้อมูลชุดหนึ่ง ทีม Sales จัดเก็บข้อมูลลูกค้าไว้คนละระบบ และทีม Operations ใช้ Spreadsheet แยกต่างหากสำหรับจัดการ Inventory

โปรแกรม ERP ช่วยสร้างแหล่งข้อมูลทางธุรกิจที่ใช้ร่วมกัน

ด้วย Dynamics 365 พนักงานสามารถทำงานกับข้อมูลจากกระบวนการทางธุรกิจที่เชื่อมต่อกัน แทนที่จะต้องพึ่งพาหลายระบบที่ไม่ได้เชื่อมโยงกัน

ช่วยเพิ่ม Visibility ของข้อมูล และลดความเสี่ยงจากการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลที่ล้าสมัยหรือไม่สอดคล้องกัน

Automate กระบวนการทำงานที่ต้องทำซ้ำ

งานที่ต้องทำด้วยตนเองอาจใช้เวลาของพนักงานเป็นจำนวนมาก

งานต่าง ๆ เช่น การสร้าง Financial Records, การอัปเดต Inventory, การจัดการ Purchase Orders และการจัดทำ Reports อาจต้องมีการกรอกข้อมูลซ้ำหลายขั้นตอน

Dynamics 365 สามารถช่วย Automate Business Processes และ Workflows ได้หลายรูปแบบ

ตัวอย่างเช่น ข้อมูลที่ถูกบันทึกในกระบวนการหนึ่งสามารถนำไปใช้ต่อในอีกกระบวนการได้ โดยไม่จำเป็นต้องให้พนักงานกรอกข้อมูลเดิมด้วยตนเองอีกครั้ง

Automation ช่วยลดงานด้าน Administration และเปิดโอกาสให้พนักงานใช้เวลาไปกับงานที่ต้องอาศัยการวิเคราะห์ การตัดสินใจ และความเชี่ยวชาญมากขึ้น

เพิ่มประสิทธิภาพด้าน Financial Management

Financial Management เป็นหนึ่งในหน้าที่สำคัญของ ERP System

ธุรกิจต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับ Revenue, Expenses, Cash Flow, Budgets และ Financial Performance

Dynamics 365 มีเครื่องมือสำหรับจัดการกระบวนการทางการเงิน และสามารถเชื่อมโยงข้อมูลเหล่านี้กับส่วนอื่น ๆ ขององค์กร

เมื่อ Finance เชื่อมต่อกับ Sales, Purchasing, Inventory และ Operations ทีม Finance จะสามารถมองเห็นภาพรวมของ Business Performance ได้มากขึ้น

ข้อมูลที่เป็นปัจจุบันยังช่วยให้ผู้บริหารสามารถใช้ประกอบการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

มองเห็น Inventory และ Supply Chain ได้ดีขึ้น

ปัญหา Inventory สามารถส่งผลทั้งต่อ Customer Satisfaction และต้นทุนของธุรกิจ

หากมี Inventory มากเกินไป เงินทุนอาจถูกนำไปจมอยู่กับสินค้า แต่หากมี Inventory น้อยเกินไป ก็อาจทำให้เกิดความล่าช้าและพลาดโอกาสในการขาย

Connected ERP System ช่วยให้ธุรกิจมองเห็นข้อมูล Inventory, Purchasing, Sales และ Supply Chain Activities ได้ดีขึ้น

เมื่อข้อมูลเหล่านี้อยู่ใน Environment เดียวกัน ธุรกิจสามารถติดตาม Stock Levels ทำความเข้าใจ Demand และวางแผน Purchasing ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่ต้องจัดการสินค้าหลายประเภท หลาย Locations, Suppliers หรือ Warehouses

เชื่อมโยงทุกแผนกผ่านระบบเดียว

ประโยชน์สำคัญของ ERP คือการช่วยให้แต่ละแผนกทำงานร่วมกับข้อมูลที่เชื่อมโยงกัน

Sales สามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าและ Order Information

Finance สามารถใช้ข้อมูล Sales และ Purchasing ในการจัดการกระบวนการทางการเงิน

Operations สามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการจัดการ Orders และ Inventory

Management สามารถใช้ข้อมูลจากทั่วทั้งองค์กรเพื่อดูภาพรวมของ Business Performance

แทนที่แต่ละแผนกจะทำงานแยกจากกัน โปรแกรม ERP ช่วยสร้าง Business Environment ที่เชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการทำงานระหว่างทีมมากขึ้น

ใช้ข้อมูลเพื่อช่วยตัดสินใจได้ดีขึ้น

Business Efficiency ไม่ได้หมายถึงเพียงการทำงานให้เสร็จเร็วขึ้นเท่านั้น แต่ยังหมายถึงการสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นด้วย

เมื่อข้อมูลกระจายอยู่ใน Spreadsheets และ Applications ที่ไม่ได้เชื่อมต่อกัน ผู้บริหารอาจต้องใช้เวลามากในการรวบรวมและตรวจสอบข้อมูลก่อนตัดสินใจ

Dynamics 365 ช่วยรวบรวมข้อมูลทางธุรกิจและมีความสามารถด้าน Reporting และ Analytics เพื่อช่วยให้องค์กรเข้าใจ Performance ได้ดีขึ้น

ผู้บริหารสามารถใช้ข้อมูลเพื่อมองหา Trends ติดตาม Business Areas ที่สำคัญ และตอบสนองต่อปัญหาได้รวดเร็วขึ้น

เชื่อมต่อ ERP กับ Microsoft Tools

อีกหนึ่งข้อได้เปรียบของ Microsoft Dynamics 365 คือความสามารถในการทำงานร่วมกับ Microsoft Ecosystem ที่กว้างขึ้น

องค์กรสามารถเชื่อมต่อ Dynamics 365 กับ Tools เช่น Microsoft 365, Power BI, Power Automate และ Microsoft Services อื่น ๆ

ตัวอย่างเช่น Power BI สามารถช่วย Visualize ข้อมูลทางธุรกิจ ขณะที่ Power Automate สามารถช่วย Automate Workflow ต่าง ๆ

ทำให้บริษัทสามารถสร้าง Digital Workplace ที่ครอบคลุมรอบ ERP System แทนที่จะมอง ERP เป็นเพียง Application แยกส่วน

ใครบ้างที่ได้รับประโยชน์จาก โปรแกรม ERP?

ERP ไม่ได้มีไว้สำหรับองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น

ธุรกิจที่กำลังเติบโตก็สามารถได้รับประโยชน์จาก ERP เมื่อปริมาณ Transaction และความซับซ้อนของธุรกิจเพิ่มขึ้นจน Spreadsheet และ Applications ที่แยกจากกันเริ่มจัดการได้ยาก

ธุรกิจอาจเริ่มพิจารณา ERP เมื่อพบปัญหา เช่น

• ข้อมูลกระจายอยู่ในหลายระบบมากเกินไป
• ต้องกรอกข้อมูลด้วยตนเองซ้ำ ๆ
• ติดตาม Inventory หรือข้อมูลทางการเงินได้ยาก
• Reporting และการตัดสินใจใช้เวลานาน
• มองเห็นข้อมูลระหว่างแผนกได้ไม่เพียงพอ
• Business Processes ไม่เป็นมาตรฐานและจัดการได้ยาก

ERP Solution ที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร Industry, Business Processes และแผนการเติบโตในอนาคต

ทำไม Microsoft Dynamics 365 จึงช่วยเพิ่ม Business Efficiency ได้?

คุณค่าหลักของ Dynamics 365 ไม่ได้อยู่ที่การมี Business Application เพิ่มขึ้นอีกหนึ่งระบบ แต่คือความสามารถในการเชื่อมโยง Processes, Information, People และ Automation เข้าด้วยกัน

การนำ Core Business Activities มาเชื่อมต่อกันช่วยลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองโดยไม่จำเป็น เพิ่ม Visibility ของข้อมูล และทำให้กระบวนการทำงานมีความสอดคล้องกันมากขึ้น

สำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตหรือกำลังเผชิญกับ Operations ที่มีความซับซ้อนมากขึ้น โปรแกรม ERP สามารถเป็นพื้นฐานสำคัญที่ช่วยให้องค์กรจัดการความซับซ้อนเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

บทสรุป

Business Efficiency ขึ้นอยู่กับการมีข้อมูลที่ถูกต้องและพร้อมใช้งานในเวลาที่ต้องการ รวมถึงการที่แต่ละทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Microsoft Dynamics 365 มี ERP Solutions ที่ช่วยเชื่อมโยง Finance, Sales, Operations, Inventory และ Business Processes อื่น ๆ เข้าด้วยกันผ่าน Unified Digital Environment

สำหรับองค์กรที่ต้องการลดงานที่ต้องทำด้วยตนเอง เพิ่ม Visibility ของข้อมูล และตัดสินใจได้ดีขึ้น การนำ โปรแกรม ERP มาใช้งานสามารถเป็นอีกหนึ่งก้าวสำคัญในการสร้างธุรกิจที่เชื่อมโยงและมีประสิทธิภาพมากขึ้น