ปรับ พฤติกรรม Work From Home ลดความเสี่ยง Office Syndrome

ภายใต้สถานการณ์การระบาดรอบใหม่ของโควิด-19 ทำให้องค์กรส่วนใหญ่กลับทำงานในรูปแบบ Work From Home (WFH) อีกครั้ง ความแตกต่างของการ WFH ครั้งนี้ คือ ทุกคนล้วนได้เรียนรู้ที่จะปรับตัวกับวิถี New Normal และยังได้ทำความเข้าใจเกี่ยวกับ พฤติกรรม Work From Home กันมากขึ้น

ออฟฟิศซินโดรม (Office Syndrome) เป็นโรคที่พบบ่อยในวัยทำงาน หรือ พนักงานออฟฟิศที่ต้องนั่งทำงานในท่าเดิมนานๆ ไม่ว่าจะเป็น การนั่งหน้าจอคอมพิวเตอร์ตลอดทั้งวัน หรือ การนั่งโต๊ะทำงานติดต่อกันหลายชั่วโมง จึงมักเกิดอาการปวดเมื่อยกล้ามเนื้อ คอ บ่า ไหล่ ยิ่งอยู่ในช่วง WFH ที่มีสภาพแวดล้อมภายในบ้านจำกัด ยิ่งมีความเสี่ยงที่จะเป็นออฟฟิศซินโดรม มากกว่าการทำงานที่ออฟฟิศมากขึ้นอีกด้วย

Fusion Solution จึงได้รวบรวมวิธี การปรับพฤติกรรม Work From Home ลดความเสี่ยง Office Syndrome ที่พนักงานทุกคนในองค์กรควรปรับใช้ เพื่อเพิ่มความสะดวก รวดเร็วในการทำงาน และมีความปลอดภัย เพื่อ ลดความเสี่ยง Office Syndrome ในยุคโควิด 19 นี้

**************************************************************************************************************************************

ใช้เทคโนโลยีการประชุมออนไลน์ให้เกิดประโยชน์ให้ได้มากที่สุด

การ WFH ส่งผลให้มีการประชุมออนไลน์บ่อยขึ้น เนื่องจากทุกคนไม่ได้พบเจอกัน เพื่อพูดคุย สื่อสาร หรือ ปรึกษาหารือกันแบบในสถานการณ์การทำงานปกติ ดังนั้น หากเราใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้เกิดประโยชน์สูงสุด จะเกิดข้อดีมากมาย เพราะการประชุมแบบออนไลน์ ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถจัดการตารางการนัดหมายการประชุมต่างๆ ได้อย่างต่อเนื่อง การประชุมออนไลน์ส่วนใหญ่จะใช้เวลาน้อยกว่า เนื่องจากทุกคนมักจะสื่อสารกันอย่างตรงประเด็น สั้น กระชับ และสามารถออกจากที่ประชุม (ออนไลน์) ที่หนึ่ง และเข้าร่วมประชุม (ออนไลน์) อีกที่หนึ่งได้ทันที ส่งผลให้เราใช้เวลาการนั่งทำงานได้น้อยลง แต่เกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

หนึ่งในโปรแกรมการประชุมออนไลน์ยอดฮิตที่หลายๆ องค์กรต่างเลือกใช้ คือ Microsoft Team เพราะเป็นเทคโนโลยีที่ทำให้พนักงานทุกคนสามารถทำงานร่วมกัน แชทปรึกษาหารือกัน และแบ่งปันข้อมูลกันผ่านพื้นที่ส่วนกลางได้ อีกทั้งยังสามารถเชื่อมต่อกับ App อื่น ๆ ของ Microsoft ได้ เช่น Skype, SharePoint, Exchange โดยการดึงข้อมูลที่อยู่ในแต่ละระบบมารวมอยู่หน้าจอของ Team ทำให้การใช้งาน Feature ต่างๆ สะดวกขึ้น เช่น ระหว่างการประชุม ต้องการเรียกรายงานที่อยู่ใน Power BI ขึ้นมาก็เรียกได้ทันทีโดยไม่ต้องออกจากหน้าการประชุม หรือ ว่าในการประชุม ต้องการให้มี การโหวต ก็เรียกแบบ Form สำหรับลงคะแนนเสียงขึ้นมาได้ทันที ทำให้การทำงานภายใต้ MS-Team ทำได้ง่ายกตัวระบบเองเป็นโปรแกรมที่มีมาพร้อมกับชุด Microsoft 365 และ สามารถใช้ฟรีได้ด้วย โดยสิ่งที่ต่างกันก็คือ การบันทึกการประชุม ที่ตัว ฟรี ไม่ได้มีมาให้ด้วย สำหรับความสามารถของตัวฟรี มีดังนี้

Free Microsoft Team — https://www.microsoft.com/en-ww/microsoft-teams/free

โทรด้วยเสียง หรือ สนทนาแบบวิดีโอ
แชร์หน้าจอได้ไม่มีสะดุด
พื้นหลังปรับแต่งได้เองตามความเหมาะสม
ล๊อคตารางเวลาผ่านอีเมลได้สะดวก
จัดงานสัมมนาออนไลน์ได้ มีระบบ Live Streaming ด้วย

ซึ่ง File ที่บันทึกการประชุมจะถูกจัดเก็บลง Microsoft 365 อัตโนมัติ ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ สามารถมาย้อนดูภายหลังได้อีกด้วย

**************************************************************************************************************************************

2. เปลี่ยนการเล่นอินเตอร์เน็ตภายในระยะเวลาอันสั้น ให้ได้ทั้งงาน ได้ทั้งท่องโลกโซเชียลมีเดีย

แน่นอนว่าการ WFH หลีกเลี่ยงการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไม่ได้ ทำให้ผู้ใหญ่วัยทำงานหลายคนหลุดออกจากสมาธิในการทำงานได้ง่าย ส่งผลให้ต้องนั่งหน้าจอคอมพิวเตอร์เพื่อชดเชยเวลาที่เสียไปยาวนานขึ้น จะดีกว่าไหมที่เราจะเปลี่ยนการใช้งานอินเทอร์เน็ต ให้ทั้งสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถท่องโลกโซเชียลมีเดียเพื่ออัพเดทข่าวสารรอบตัวไปด้วยกันได้ เริ่มที่การนำ Software มาปรับใช้ในการทำงานกันได้เลย

SharePoint Online ซอร์ฟแวร์แบบพร้อมใช้งาน มีอยู่ใน Microsoft 365 สามารถใช้งานได้ง่ายมาก เนื่องจาก Microsoft จะเตรียมรูปแบบการใช้งานพื้นฐานเบื้องต้นไว้ให้เรียบร้อยแล้ว เช่น การสร้าง Team Site สำหรับการใช้งานร่วมกันในแผนก การแบ่งปันข้อมูล เช่น File, Calendar, Task ต่างๆ เป็นต้น ส่วนองค์กรใดต้องการการใช้งานที่ Advance ยิ่งขึ้น อย่างการทำ Work Flow ก็สามารถทำการปรับแต่ง Config เพิ่มเติม ผ่านผู้เชี่ยวชาญให้ตอบโจทย์การทำงานอย่างเหมาะสมในภายหลังได้

ประโยชน์ของการใช้งาน SharePoint

ช่วยการทำงาน WFH ให้เป็นแบบ Auto
สร้างฐานข้อมูล Team Site ในระบบได้
ลดขั้นตอน ลดกระดาษ ประหยัดเวลา
และมีความเสถียรในยุค Online

Power Platform เป็น Software ที่ถูกบรรจุไว้ใน Microsoft 365 ใช้เป็นตัวบริการเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มข้อมูลอื่นๆ โดยมีทั้ง Power Apps และ Power Automate เป็นโปรแกรมที่เข้ามาช่วยลดการใช้งานกระดาษ (Paperless) สำหรับหน่วยงาน สามารถสร้างแบบฟอร์มการทำงานได้อย่างง่ายดาย โดยที่ไม่จำเป็นต้องเขียน Code ให้ยุ่งยาก และยังเป็นตัวประสานงานแบบอัตโนมัติให้กับ Applicationในตระกูล Microsoft ได้อีกด้วย เช่น ส่งต่อข้อมูลข้าม library SharePoint จาก Task ไปที่ Calendar ได้ทันที เรียกได้ว่าช่วยย่นระยะเวลาในการทำงานไปได้เยอะเลย

ประโยชน์ของการใช้งาน Power Apps & Automate

ช่วยสร้าง Flow ในการทำงาน WFH ได้สะดวก
ใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ประหยัดเวลา
สร้าง Form ได้โดยไม่ต้องเขียน Code ให้วุ่นวาย

3. รวบรวมไฟล์การทำงานทั้งหมดให้เป็นระเบียบ เพื่อลดเวลาค้นหา และเพิ่มความสะดวกในการทำงาน

หลายคนมักเสียเวลาการนั่งทำงานนานๆ ระหว่างวันไปกับการค้นหางานค้าง หรือ ไฟล์ต่างๆ ในงานของตนเอง Fusion Solution อยากแนะนำบริการอีก 1 อย่าง ที่จะนำมาช่วยปรับใช้ในพฤติกรรมการทำงาน ให้สะดวกง่ายดายต่อการค้นหาไฟล์ต่างๆ มากมาย รวมถึงช่วยให้การทำงานของคุณง่ายดายยิ่งขึ้นกว่าเดิม

OneDrive คือ บริการของ Microsoft ที่เชื่อมต่อไฟล์ทั้งหมดของคุณเก็บไว้บนระบบ Cloud นอกจากจะใช้งานง่าย สะดวก รวดเร็วแล้ว ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยในการจัดเก็บ และปกป้องให้ไฟล์เอกสารทั้งหมดของคุณด้วย คุณสามารถแชร์ไฟล์กับผู้อื่นได้ เข้าถึงไฟล์เหล่านี้จากที่ไหนก็ได้ จากอุปกรณ์ใดของคุณก็ได้ เพียงแค่ทำการเชื่อมต่อระบบไว้

เพียงเท่านี้ คุณก็สามารถปรับเปลี่ยนอิริยาบถในการทำงาน ยืดเส้น ยืดสาย เดิน หรือ พักสายตา เลี่ยงพฤกรรมการใช้กล้ามเนื้อซ้ำๆ หน้าคอมนานๆ หนึ่งในสาเหตุของการเกิด Office Syndrome ได้แล้ว