Voucher System สำหรับจัดการ Promotion
บริษัทที่มีระบบการออก Voucher ให้กับลูกค้าเพื่อแลกของรางวัล ที่เป็นกระดาษ มีปัญหาในการจัดการ Voucher จำนวนมาก แบบนี้ เรามี Solution ที่ทำจาก Power Platform มานำเสนอครับ
ก่อนจะไปดู Solution มาคุยกันเรื่องของขั้นตอนต่าง ๆ ที่ต้องทำงานเกี่ยวกับ Voucher กันก่อน
- การขอออก Voucher
- การส่งเอกสาร Voucher
- การนำเอกสารไปแลกของรางวัล หรือ ส่วนลด
- การบันทึกข้อมูล การใช้ Voucher
- การนำส่งข้อมูลให้กับ บัญชี
ทั้งหมดเป็นขั้นตอนหลัก ๆ เกี่ยวกับการทำ Voucher ถ้าในกรณีที่เราต้องออกเอกสารที่เป็น กระดาษ เราจะพบว่าเรามีค่าบริหารจัดการไม่น้อย สำหรับตัว Voucher ตั้งแต่ขั้นตอนการขออนุมัติจากผู้มีอำนาจ การส่งเอกสารให้ลูกค้า การตรวจสอบว่ายังใช้งานได้อยู่หรือไม่ เรื่องพวกนี้เราต้องมีการเขียน SOP มารองรับ
ลองมาดูว่าถ้าเราเปลี่ยนขั้นตอนพวกนี้มาใช้ระบบ จะได้หน้าตาประมาณไหน
จาก Diagram จะเห็นว่าเริ่มจาก Sales ที่ต้องการออก voucher ให้กับลูกค้า สามารถใช้ Power Apps ในการกรอกข้อมูลคำขอ แล้วส่งคำขอ ผ่านระบบการ Approve online ไปที่หัวหน้า เมื่อหัวหน้า Approve เอกสาร voucher จะถูกส่งต่อผ่าน Email ไปให้ Customer ทันที
เมื่อลูกค้าต้องการนำ voucher System ไปใช้ ก็สามารถ Print หรือ แสดงข้อมูล QR Code ในมือถือ ให้กับ Shop ทำการ Scan เพื่อแลกของรางวัลได้ทันที ซึ่งข้อมูลทั้งหมดจะบันทึกลง SharePoint และ เตรียมข้อมูลในรูปแบบ Excel เพื่อนำไปใช้งานต่อ เป็นการลดภาระในการจัดเตรียมข้อมูลให้กับแผนกบัญชีอีกด้วย
เครื่องมือพัฒนาระบบ Voucher System
สำหรับบริษัทที่มี Microsoft 365 อยู่แล้ว เราสามารถใช้ Power Apps and Power Automate สร้างขึ้นมาได้ทันที โดย
- Power Apps สำหรับสร้าง Request Form ขอ Voucher และ Mobile App ของ Shop แลกของรางวัลหรือการใช้ส่วนลด
- Power Automate สำหรับ ส่ง Flow ขออนุมัติ Voucher และ การ Approve online
- SharePoint สำหรับเก็บข้อมูล เอกสารและ Data ในขบวนการทั้งหมด
