Mail Power Automate

สำหรับการส่งข้อมูลระหว่างบริษัท แนวทางที่ทำกันเป็นปกติ ก็ต้องเป็นเรื่องการส่ง Mail เช่น การเสนอราคา การออก PO ให้กับ Supplier หรือข้อมูลอื่นๆ ยังไงก็ต้องเป็นการส่ง Mail ที่ attach File ที่เป็น PDF หรือบางทีที่ เป็นงานบริการ ยิ่งมี Mail แจ้งปัญหามาตลอดเวลา

หรือ บางทีก็มีระบบที่ส่ง Mail อัตโนมัติ เมื่อพบปัญหา

ทุกอย่างเป็นเรื่องปกติ ซึ่งขบวนการรับเรื่องจาก Mail จะต้องนำไป Key ต่ออีกระบบหนึ่ง ซึ่งเป็นจุดที่ต้องเสียเวลาในการทำงานเป็นอย่างมาก

กรณีนี้เราสามารถนำ Microsoft Automate มาช่วยเรื่องนี้ได้อย่างมาก เช่น

• การนำเอกสารที่ attach มาใน Mail ไปใส่ใน SharePoint แบบ Auto เสร็จแล้วก็ให้วิ่ง Flow ต่อ
• การให้ ระบบ Scan Subject ก่อน แล้วพิจารณา เรื่องการส่งต่อว่าจะส่งให้ใครต่อไป
• ให้ระบบ Scan ทั้ง Subject และ File PDF เสร็จแล้วให้ เอาข้อมูลลง Database

ระบบ Power Automate มี Template ให้เรียบร้อยสามารถเรียกใช้ได้ทันที

ชุด คำสั่งจะแสดงเป็น Box ดูง่ายไม่ซับซ้อน สามารถเพิ่มเติมแก้ไขเงื่อนไข เองได้ด้วยถือว่าสะดวกมาก

ตัวอย่าง Solution ออกจดหมายเตือน

เราได้ยินกันมาซักพักแล้วเรื่องการทำ Data มาเป็นตัวขับเคลื่อนธุรกิจ

การใช้ Data เป็นตัวตัดสินใจในการทำงานเราพูดถึง Data กันมาเป็นพักใหญ่ จนตอนนี้ผมรู้สึกว่า data ในการทำงานเราพร้อมแล้วในระดับที่น่าจะเอามาช่วยในการทำงานใน Diagram ผมเลยเสนอ idea เรื่องการออกจดหมายเตือน

โดยใช้ Data ที่เก็บมาจากการเข้างานเป็นเครื่องมือซึ่งผมประกอบเครื่องมือออกมาตามในภาพ ผลที่ได้คือ เมื่อมีข้อมูลเวลา Check in จากพนักงานระบบจะเอาไปสรุปผลที่ Power BIเมื่อมีข้อมูลตรงตามเงื่อนไข เช่น มาสายเกิน 3 ครั้งให้ออกใบเตือน ก็ให้ Power Automate เป็นเครื่องมือในการส่ง Mail แจ้งไปหาพนักงาน

เมื่อพนักงานได้รับ Mail จะมีปุ่มให้ กดรับทราบเมื่อพนักงานกดรับทราบ ระบบจะ update ใน ฐานข้อมูลว่าพนักงานรรับทราบการแจ้งเตือนแล้ว

จะเห็นว่าในขั้นตอนทั้งหมดไม่มีคนอยู่เลย เป็นการทำงานอัตโนมัติทั้งหมด