How to use Knowledge Management tools?

หลังจากที่เราได้รู้จักกับ Knowledge Management กันไปแล้วว่า คืออะไร, มีประโยชน์อย่างไร และใครได้ประโยชน์จากการบริหารจัดการความรู้กันบ้าง ซึ่งผู้เขียนได้ทิ้งท้ายข้อความไว้ว่า “จะดีแค่ไหน ถ้าเรามี Tools สำหรับ Knowledge Management?” โดยในบทความนี้ผู้เขียนจะขอพาทุกท่านมารู้จักกับ Seed Application ว่าคืออะไร แล้วเกี่ยวข้องอะไรกับ Knowledge Management อย่างไร

**************************************************************************************************************

ต้นกำเนิดของ Seed

สร้างจากการค้นหาว่า ปัญหา หรือ สิ่งที่ในหน่วยงานต้องการรู้คืออะไร
ตั้งเป้าหมายในการพัฒนาไปที่ ประเภท คน โดยเฉพาะ เช่น พนักงานช่าง หรือ พนักงานใหม่ ในสิ่งที่ต้องรู้
สร้างเวทีสำหรับการท้าทายความคิด เป็นการแข่งกันเพื่อนำเสนอ Idea ที่ดีที่สุด
การให้ความสำคัญกับผู้ให้ความรู้ เช่น การระบุชื่อเจ้าของความรู้

**************************************************************************************************************

Seed คือ โปรแกรมสำหรับใช้เป็นช่องทางในการจัดเก็บ รวบรวม และเผยแพร่ความรู้ภายในองค์กร ออกแบบโดยบริษัท ฟิวชั่น โซลูชั่น จำกัด ที่เล็งเห็นความสำคัญของการบริหารจัดการความรู้จากการพัฒนาระบบข้อมูลไปสู่ระบบสารสนเทศ เพื่อให้บุคลากรทุกคนภายในองค์กรสามารถเข้าถึงแหล่งความรู้ได้อย่างสะดวกทั่วถึง และสามารถนำความรู้นั้นไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

**************************************************************************************************************

คุณสมบัติของ Seed

KM storage : จัดเก็บความรู้ในหน่วยงาน โดยจัดเป็นหมวดหมู่ และมุมมองในการเข้าถึงได้หลายรูปแบบตามความเหมาะสม เช่น สำหรับพนักงานทุกคน, แยกตามแผนก, แยกตามตำแหน่ง, เฉพาะตัวบุคคล เป็นต้น

Development Knowledge : สามารถตั้งหัวข้อสำหรับท้าทายความคิดของบุคลากรในองค์กร เพื่อให้เกิดการแบ่งบัน และแลกเปลี่ยนความรู้ หรือความคิดเห็นกัน

Community : สร้างกลุ่มคนที่มีความสนใจในหัวข้อเดียวกัน หรือเฉพาะแผนก

Modify KM : นำความรู้มาปรับปรุง แก้ไขให้ทันสมัย และเหมาะสมตามสถานการณ์ปัจจุบัน

Assess Satisfaction : ประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้ทุกคน เพื่อนำไปปรับปรุงและพัฒนาให้ดีขึ้น

Multiple Media Support : รองรับข้อมูลความรู้ ทั้งในรูปแบบบทความ, คลิปเสียง, และวิดีโอ

Lesson learned : ถอดบทเรียนจากการทำงานจริงที่ผ่านมาในอดีต เพื่อเป็นแนวทางในการปรับปรุง และพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้น

FAQ : คำถามพบบ่อยภายในองค์กร เพื่อง่ายต่อการเรียนรู้และทำความเข้าใจ

**************************************************************************************************************

ประโยชน์ของ Seed

Web Application สำหรับเจ้าหน้าที่ HR หรือ Admin ระบบ

ช่วยจัดระเบียบและกระจายความรู้ขององค์กรสู่บุคลากรได้ตามความเหมาะสม เช่น แยกตามแผนก, ตามตำแหน่ง, ตามความสนใจ หรือเฉพาะบุคคล เป็นต้น

ช่วยติดตามสถานะของการเข้าเรียนของพนักงานได้

สามารถดูสถิติการเข้าเรียนของพนักงานเป็นรายบุคคล หรือรายบทเรียนได้

สามารถออกรายงานสถิติต่างๆ ในรูปแบบ Excel ได้ เช่น การเข้าใช้สื่อแต่ละประเภท, เช็คสถานะการเข้าใช้สื่อ, สถิติการเข้าใช้สื่อของคนทั้งองค์กรแบบรายเดือน เป็นต้น

สามารถตรวจสอบ Feedback ของสื่อต่างๆ ได้

สามารถจัดตารางการ Training หรือการ Workshop ภายในองค์กรได้

สามารถสร้าง FAQ หรือคำถามที่พบบ่อยๆ จากการสอบถามของพนักงานได้ เพื่ออำนวยความสะดวกพนักงาน และช่วยประหยัดทรัพยากรในการถามตอบแต่ละครั้ง

สามารถสร้าง Lesson Learn หรือการถอดบทเรียนที่เกิดขึ้นในอดีต เพื่อให้พนักงานได้เรียนรู้เป็นแนวทางในการป้องกัน ปรับปรุง และพัฒนาการทำงานให้ดียิ่งขึ้น

รองรับการ Upload สื่อทั้งรูปแบบบทความ, คลิปเสียง(.mp3) และ Video(.mp4)
ช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรบุคคลในการอบรมพนักงานใหม่ สามารถทำให้การอบรมเป็นมาตรฐานเดียวกัน

**************************************************************************************************************

Mobile Application สำหรับพนักงานหรือบุคลากรทุกคนในองค์กร รองรับการใช้งานผ่านสมาร์ทโฟน

ช่วยให้พนักงานหรือบุคลากรในองค์กรเข้าถึงข้อมูลความรู้ที่จำเป็นต่อการทำงานได้

สามารถเรียนรู้ได้อย่างสะดวก ทุกที่ ตลอดเวลา

ได้รับการอบรมอย่างเป็นมาตรฐานเดียวกัน

สามารถเรียนรู้ Lesson Learn หรือการถอดบทเรียนที่เกิดขึ้นในอดีต เพื่อเป็นแนวทางในการป้องกัน ปรับปรุง และพัฒนาการทำงานให้ดียิ่งขึ้น

มีระบบแจ้งเตือนการเข้าเรียนรู้ในสื่อต่างๆ เช่น ในระยะเวลาที่กำหนดต้องเรียนรู้อะไรบ้าง, เหลือบทเรียนที่ต้องเรียนกี่บท, แต่ละบทเรียนอยู่ในสถานะใด เป็นต้น

สามารถสร้างรายการโปรดในสื่อต่างๆ ไว้เข้าชมแบบ Offline ได้ ไม่ว่าจะเป็นบทความ, คลิปเสียง หรือ Video

มีช่องทางในการ Update Course ฝึกอบรมแบบ Real Time พนักงานสามารถเลือกดเข้าอบรมได้อย่างง่ายดาย

มีระบบ Expert Consult ในการสอบถามผู้เชี่ยวชาญในเรื่องต่างๆ ขององค์กร หรือเป็น Community สำหรับผู้ที่มีความสนใจในเรื่องต่างๆ ขององค์กรได้
มีระบบ FAQ หรือคำถามที่พบบ่อย ให้สามารถเข้าถึงได้อย่างสะดวกและง่ายดาย