Form Hotel Check In
ธุรกิจโรงแรม ที่ต้องมีเอกสารให้ ผู้พักเซ็นต์เอกสาร จากกระดาษ เรามาเปลี่ยนให้เป็น E-Form บน Tablet เพิ่มความสะดวกให้กับผู้พัก และ การจัดการข้อมูลให้เป็นระเบียนยิ่งขึ้น ยกระดับการบริการให้ดูทันสมัย สร้างความประทับใจให้ลูกค้า
สำหรับข้อมูลที่ลูกค้าให้จากการใช้ กระดาษในรูปแบบเดิม ๆ ที่เราไม่สามารถใช้ประโยชน์ เราสามารถนำมาเป็นข้อมูลให้กับทีม Marketing เพื่อวิเคราะห์และส่งข้อมูล Promotion ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากข้อมูลสามารถแปลงให้อยู่ในรูปแบบของฐานข้อมูลได้ทันที
ประโยชน์ที่ได้จากระบบข้อมูลที่ดี
จุดเริ่มต้นของความประทับใจ คือ ความเอาใจใส่ต่อลูกค้า ดังนั้นถ้าเรารู้จักลูกค้าของเราดีพอ เราจึงจะสามารถสร้างความประทับใจ และเป็นการสร้างลูกค้าประจำของโรงแรม ด้วยการทำงานที่เป็น E-Form บน Table ช่วยให้ลูกค้า กรอกข้อมูลได้ง่าย แค่ Click ไม่ต้องเขียนอะไรให้วุ่นวาย หรือ การใช้ AI ช่วยในการกรอกข้อมูลจากภาพถ่ายบัตรประชาชน หรือ Passport ทำให้ได้ข้อมูลที่มีคุณภาพสูง
หลังจากได้ข้อมูล ระบบสามารถส่งต่อให้ระบบ AI ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูล หรือ อาจจะส่งข้อมูลไปแจ้ง เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องให้ได้รับทราบข้อมูลแบบทันที
วิเคราะห์ข้อมูลด้วย AI
จากข้อมูลจำนวนมากที่สามารถจัดเก็บผ่านระบบ Form Check In เราสามารถได้ข้อมูลที่หลากหลายนำมาใช้ประโยชน์ เช่น
- เหตุผลที่เลือกพัก
- กิจกรรมที่ต้องการ
- สิ่งที่ชอบเกี่ยวกับโรงแรม
- อายุ เพศ
- บ้าน
- ที่เที่ยว
เราสามารถเอาข้อมูลมาจัดกลุ่ม เพื่อหา Package ที่เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละกลุ่ม เพื่อจัดกิจกรรมสำหรับการดึงดูดลูกค้า
การให้ความสำคัญกับข้อมูล
โรงแรมในปัจจุบันมีทางเลือกในการใช้ระบบเก็บข้อมูล มากมายและบนค่าใช้จ่ายที่ประหยัดมากขึ้น ระบบคลาวด์ (Cloud System) ในส่วนของ Front Office ที่ใช้จัดเก็บข้อมูลการจองห้องพักของลูกค้า การเช็คอิน เช็คเอ้าท์ ที่อาจจะเชื่อมต่อกับระบบ POS ของร้านอาหารที่จะช่วยให้เข้าใจพฤติกรรมการใช้จ่ายระหว่างที่เข้าพักมากขึ้น เป็นต้น ….. ใช้ข้อมูลแค่ 2 ส่วนนี้คือหน้าฟร้อนท์ กับ ร้านอาหาร คุณก็มีข้อมูลมากมายมหาศาลแล้ว
ตัวอย่างที่พบบ่อยคือการกรอกข้อมูลการจองห้องพัก และการทำการเช็คอินลูกค้าเข้าห้องพัก
ทุกระบบจะมีแบบฟอร์มการรับจองห้องพักคล้าย ๆ กัน แต่อยู่ที่ผู้ใช้งานจะให้ความสำคัญกับข้อมูลในแต่ละ Field อย่างไร เรื่องนี้ต้องว่าย้อนไปตั้งแต่การทำ configuration ของระบบว่าเราจะเลือกใช้ Field ไหนบ้างในการเก็บข้อมูล …. ส่วนใหญ่เวลาให้เลือกก็จะเลือก Field ให้มากที่สุด (กลัวไม่คุ้ม) แต่เวลาใช้งาน หมายถึงตอนกรอกข้อมูล….เมื่อเวลาผ่านไปก็จะกรอกข้อมูลแบบข้าม ๆ ไป เพราะบาง Field ก็ไม่ได้ตั้งค่าบังคับให้ใส่ข้อมูลดังนั้น ผู้ใช้งานก็มักจะเคาะ Enter ผ่านไปเรื่อย ๆ
พฤติกรรมแบบนี้ก็เท่ากับไม่ให้ความสำคัญของข้อมูลตั้งแต่เริ่มแล้ว เพราะผลที่เห็นเวลาเรา Export file ออกมาเพื่อประมวลผล ก็จะเห็นช่องที่แสดง Error หรือ NA (Not Available) หรือ Unknown เต็มไปหมด ซึ่งเมื่อเวลาผ่านไป ยิ่งโรงแรมมีจำนวนปีในการเปิดให้บริการที่นานมากเท่าไหร่ ข้อมูลมหาศาลที่เป็นประโยชน์ของคุณก็ไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์จำนวนมหาศาลเท่านั้น
ฝั่งข้อมูลรายบุคคลสำหรับ F.I.T. (Foreign Individual Traveller หรือ Free Individual Traveller) – นอกจากชื่อ อายุ ช่องทางการติดต่อ ประเภทห้องพักที่จอง ราคาที่จองแล้ว ข้อมูลในระบบ PMS ก็ยังสามารถทำให้เรารู้ว่า ลูกค้าเข้าพักกี่วัน พักวันธรรมดา หรือพักวันหยุดเสาร์-อาทิตย์ รายได้รวมต่อการจองแต่ละครั้ง ระยะเวลาที่ใช้ (Booking Lead Time) ตั้งแต่วันจองจนถึงการเข้าพัก สัดส่วนในการยกเลิกการจอง จำนวนที่ไม่เข้าพัก (No Show)
โรงแรมเล็กทำตารางเก็บข้อมูลเอง การลงทุนซื้อ Hard Disk ความจุมาก ๆ ในการเก็บข้อมูลก็เป็นการแสดงออกถึงการให้ความสำคัญของข้อมูลได้เช่นกัน ไม่จำเป็นต้องเป็นการจัดสรรงบประมาณในการซื้อระบบแพง ๆ มาใช้
การเลือกใช้ระบบที่เหมาะกับโรงแรมของคุณ และมองในระยะยาว ไม่ใช่แบบแก้ไขปัญหาไปเป็นครั้งคราว สิ่งเหล่านี้ล้วนสะท้อนวิสัยทัศน์ในการทำธุรกิจและความรู้ความเข้าใจในการใช้ข้อมูลเพื่อการทำการตลาด
การหมั่นทบทวนข้อมูลและรายงานด้านการขาย การตลาดอย่างสม่ำเสมอ การจัดประชุมกับหัวหน้าแผนกเพื่อย่อยข้อมูลตัวเลขต่าง ๆ ให้ทีมรับทราบ ล้วนเป็นการแบ่งปันและฝึกให้ทีมมีมุมมองที่กว้างขึ้น การทำตัวอย่างที่ดีในการนำข้อมูลมาวิเคราะห์และแปลผลออกมาในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อแสดงให้ทีมเห็นประโยชน์ของข้อมูลว่า ถ้าทุกคนร่วมมือร่วมใจตั้งแต่คนที่กรอกข้อมูลทำอย่างถูกต้อง นี่คือผลที่ทำให้โรงแรมสามารถวางแผนการตลาด วางกลยุทธ์การขายได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เป็นต้น
วิสัยทัศน์เจ้าของกิจการไม่ใช่เรื่องที่ต้องได้ขึ้นเวทีไปปาฐกถา หรือขึ้นเวที Clubhouse แต่อย่างใด แต่ทุกคนสามารถแสดงออกด้วยการลงมือทำ และทำอย่างสม่ำเสมอเพื่อเป็นตัวอย่างที่ดีให้กับทีมงานได้
วิสัยทัศน์ทางธุรกิจไม่ใช่การตั้งเป้าหมายแบบไร้ทิศทาง หรือเลื่อนลอยไปคำตามสมัยนิยม หากแต่การรู้จักธุรกิจตนเอง พิจารณาตนเอง พิจารณาปัจจัยที่เป็นข้อจำกัดและโอกาสในการทำธุรกิจ และปรับตัว ปรับเปลี่ยน รวมทั้งการจัดเรียงลำดับความสำคัญในการแก้ไขปัญหา การทำธุรกิจให้ทีมงานเห็น
Power Apps เครื่องมือสำหรับสร้าง E-Form
เราสามารถสร้าง Form ในการบันทึกข้อมูลทุกอย่างที่ต้องการได้ภายใน 1 ชั่วโมง ด้วยเครื่องมือที่สามารถลากวาง องค์ประกอบที่ต้องการลงในหน้าจอ
ระบบ Check In รองรับการใช้งานทุกอุปกรณ์ Mobile and Tablet ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการเลือกอุปกรณ์สำหรับค่าใช่จ่ายของการพัฒนาระบบ ประกอบด้วย License Power Apps per user 5$/user/month/app ซึ่งถูกมากเมื่อเทียบกับแนวทางการตั้ง Server ขึ้นมาเอง
คุณสมบัติของ E-Form ( Form Hotel Check In )
- เก็บภาพบัตร หนังสือ เดินทาง ภาพบุคคล
- เก็บลายเซ็นต์
- เพิ่มเติม Field สำหรับเก็บข้อมูลได้อิสระ
- สามารถเลือกฐานข้อมูลที่ต้องการเก็บข้อมูลได้
- มีระบบฐานข้อมูลมาให้แล้ว ( Microsoft Dataverse )
- ทำระบบ Workflow ได้ในตัว ส่งข้อมูลไปหาเป้าหมายได้ตามต้องการ
การใช้งานระบบ Workflow ร่วมกับ E-Form Check in
เมื่อเราสามารถเปลี่ยนรูปแบบการให้ข้อมูลของ Customer จาก กระดาษมาเป็น E-Form สิ่งที่เราสามารถทำได้ต่อไปคือ การทำให้เกิดขบวนการ Data Driven เช่น
- ลูกค้ามาพักในช่วงเดือนเกิด ส่งข้อมูลให้แม่บ้านจัดเตรียม ดอกไม้ card อวยพร
- ลูกค้ามีเด็กมาด้วย จัดเตรียมขนม เป็นพิเศษ
- ลูกค้าระบุให้มีบริการ ปลุก ก็จะส่ง ข้อมูลแจ้งให้กับ Front ทราบ
เราสามารถกำหนดการส่งต่อข้อมูลที่ได้เพื่อนำไปสร้างความประทับใจในการบริการของโรงแรมได้ดียิ่งขึ้น หรือในแง่ของการทำ Marketing ก็จะช่วยทำให้เรามองเห็นกลุ่มของลูกค้าหลักว่ามี Profile ในลักษณะไหน เพื่อจะได้นำมาทำ Ads หรือการประชาสัมพันธ์ต่อไปได้
คุณสมบัติด้าน Workflow
ระบบ Power Apps ที่นำมาพัฒนา Form Hotel Check In เก็บข้อมูลลูกค้า จะมีเครื่องมือสำหรับทำ Workflow ให้มาด้วย ซึ่งเราสามารถนำข้อมูลที่บันทึกไปส่งต่อให้กับ เจ้าหน้าที่ท่านอื่นที่จำเป็นต้องรับรู้ข้อมูลได้อีกด้วย เช่น แผนกแม่บ้าน ผู้จัดการ หรือ ส่วนงานบริการต่าง ๆ
Reference
