Form Hotel Check In

ธุรกิจโรงแรม ที่ต้องมีเอกสารให้ ผู้พักเซ็นต์เอกสาร จากกระดาษ เรามาเปลี่ยนให้เป็น E-Form บน Tablet เพิ่มความสะดวกให้กับผู้พัก และ การจัดการข้อมูลให้เป็นระเบียนยิ่งขึ้น ยกระดับการบริการให้ดูทันสมัย สร้างความประทับใจให้ลูกค้า

สำหรับข้อมูลที่ลูกค้าให้จากการใช้ กระดาษในรูปแบบเดิม ๆ ที่เราไม่สามารถใช้ประโยชน์ เราสามารถนำมาเป็นข้อมูลให้กับทีม Marketing เพื่อวิเคราะห์และส่งข้อมูล Promotion ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากข้อมูลสามารถแปลงให้อยู่ในรูปแบบของฐานข้อมูลได้ทันที

ประโยชน์ที่ได้จากระบบข้อมูลที่ดี

จุดเริ่มต้นของความประทับใจ คือ ความเอาใจใส่ต่อลูกค้า ดังนั้นถ้าเรารู้จักลูกค้าของเราดีพอ เราจึงจะสามารถสร้างความประทับใจ และเป็นการสร้างลูกค้าประจำของโรงแรม ด้วยการทำงานที่เป็น E-Form บน Table ช่วยให้ลูกค้า กรอกข้อมูลได้ง่าย แค่ Click ไม่ต้องเขียนอะไรให้วุ่นวาย หรือ การใช้ AI ช่วยในการกรอกข้อมูลจากภาพถ่ายบัตรประชาชน หรือ Passport ทำให้ได้ข้อมูลที่มีคุณภาพสูง

หลังจากได้ข้อมูล ระบบสามารถส่งต่อให้ระบบ AI ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูล หรือ อาจจะส่งข้อมูลไปแจ้ง เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องให้ได้รับทราบข้อมูลแบบทันที

วิเคราะห์ข้อมูลด้วย AI

จากข้อมูลจำนวนมากที่สามารถจัดเก็บผ่านระบบ Form Check In เราสามารถได้ข้อมูลที่หลากหลายนำมาใช้ประโยชน์ เช่น

เหตุผลที่เลือกพัก
กิจกรรมที่ต้องการ
สิ่งที่ชอบเกี่ยวกับโรงแรม
อายุ เพศ
บ้าน
ที่เที่ยว

เราสามารถเอาข้อมูลมาจัดกลุ่ม เพื่อหา Package ที่เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละกลุ่ม เพื่อจัดกิจกรรมสำหรับการดึงดูดลูกค้า

การให้ความสำคัญกับข้อมูล

โรงแรมในปัจจุบันมีทางเลือกในการใช้ระบบเก็บข้อมูล มากมายและบนค่าใช้จ่ายที่ประหยัดมากขึ้น ระบบคลาวด์ (Cloud System) ในส่วนของ Front Office ที่ใช้จัดเก็บข้อมูลการจองห้องพักของลูกค้า การเช็คอิน เช็คเอ้าท์ ที่อาจจะเชื่อมต่อกับระบบ POS ของร้านอาหารที่จะช่วยให้เข้าใจพฤติกรรมการใช้จ่ายระหว่างที่เข้าพักมากขึ้น เป็นต้น ….. ใช้ข้อมูลแค่ 2 ส่วนนี้คือหน้าฟร้อนท์ กับ ร้านอาหาร คุณก็มีข้อมูลมากมายมหาศาลแล้ว

ตัวอย่างที่พบบ่อยคือการกรอกข้อมูลการจองห้องพัก และการทำการเช็คอินลูกค้าเข้าห้องพัก

ทุกระบบจะมีแบบฟอร์มการรับจองห้องพักคล้าย ๆ กัน แต่อยู่ที่ผู้ใช้งานจะให้ความสำคัญกับข้อมูลในแต่ละ Field อย่างไร เรื่องนี้ต้องว่าย้อนไปตั้งแต่การทำ configuration ของระบบว่าเราจะเลือกใช้ Field ไหนบ้างในการเก็บข้อมูล …. ส่วนใหญ่เวลาให้เลือกก็จะเลือก Field ให้มากที่สุด (กลัวไม่คุ้ม) แต่เวลาใช้งาน หมายถึงตอนกรอกข้อมูล….เมื่อเวลาผ่านไปก็จะกรอกข้อมูลแบบข้าม ๆ ไป เพราะบาง Field ก็ไม่ได้ตั้งค่าบังคับให้ใส่ข้อมูลดังนั้น ผู้ใช้งานก็มักจะเคาะ Enter ผ่านไปเรื่อย ๆ

พฤติกรรมแบบนี้ก็เท่ากับไม่ให้ความสำคัญของข้อมูลตั้งแต่เริ่มแล้ว เพราะผลที่เห็นเวลาเรา Export file ออกมาเพื่อประมวลผล ก็จะเห็นช่องที่แสดง Error หรือ NA (Not Available) หรือ Unknown เต็มไปหมด ซึ่งเมื่อเวลาผ่านไป ยิ่งโรงแรมมีจำนวนปีในการเปิดให้บริการที่นานมากเท่าไหร่ ข้อมูลมหาศาลที่เป็นประโยชน์ของคุณก็ไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์จำนวนมหาศาลเท่านั้น

ฝั่งข้อมูลรายบุคคลสำหรับ F.I.T. (Foreign Individual Traveller หรือ Free Individual Traveller) – นอกจากชื่อ อายุ ช่องทางการติดต่อ ประเภทห้องพักที่จอง ราคาที่จองแล้ว ข้อมูลในระบบ PMS ก็ยังสามารถทำให้เรารู้ว่า ลูกค้าเข้าพักกี่วัน พักวันธรรมดา หรือพักวันหยุดเสาร์-อาทิตย์ รายได้รวมต่อการจองแต่ละครั้ง ระยะเวลาที่ใช้ (Booking Lead Time) ตั้งแต่วันจองจนถึงการเข้าพัก สัดส่วนในการยกเลิกการจอง จำนวนที่ไม่เข้าพัก (No Show)

โรงแรมเล็กทำตารางเก็บข้อมูลเอง การลงทุนซื้อ Hard Disk ความจุมาก ๆ ในการเก็บข้อมูลก็เป็นการแสดงออกถึงการให้ความสำคัญของข้อมูลได้เช่นกัน ไม่จำเป็นต้องเป็นการจัดสรรงบประมาณในการซื้อระบบแพง ๆ มาใช้

การเลือกใช้ระบบที่เหมาะกับโรงแรมของคุณ และมองในระยะยาว ไม่ใช่แบบแก้ไขปัญหาไปเป็นครั้งคราว สิ่งเหล่านี้ล้วนสะท้อนวิสัยทัศน์ในการทำธุรกิจและความรู้ความเข้าใจในการใช้ข้อมูลเพื่อการทำการตลาด

การหมั่นทบทวนข้อมูลและรายงานด้านการขาย การตลาดอย่างสม่ำเสมอ การจัดประชุมกับหัวหน้าแผนกเพื่อย่อยข้อมูลตัวเลขต่าง ๆ ให้ทีมรับทราบ ล้วนเป็นการแบ่งปันและฝึกให้ทีมมีมุมมองที่กว้างขึ้น การทำตัวอย่างที่ดีในการนำข้อมูลมาวิเคราะห์และแปลผลออกมาในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อแสดงให้ทีมเห็นประโยชน์ของข้อมูลว่า ถ้าทุกคนร่วมมือร่วมใจตั้งแต่คนที่กรอกข้อมูลทำอย่างถูกต้อง นี่คือผลที่ทำให้โรงแรมสามารถวางแผนการตลาด วางกลยุทธ์การขายได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เป็นต้น

วิสัยทัศน์เจ้าของกิจการไม่ใช่เรื่องที่ต้องได้ขึ้นเวทีไปปาฐกถา หรือขึ้นเวที Clubhouse แต่อย่างใด แต่ทุกคนสามารถแสดงออกด้วยการลงมือทำ และทำอย่างสม่ำเสมอเพื่อเป็นตัวอย่างที่ดีให้กับทีมงานได้

วิสัยทัศน์ทางธุรกิจไม่ใช่การตั้งเป้าหมายแบบไร้ทิศทาง หรือเลื่อนลอยไปคำตามสมัยนิยม หากแต่การรู้จักธุรกิจตนเอง พิจารณาตนเอง พิจารณาปัจจัยที่เป็นข้อจำกัดและโอกาสในการทำธุรกิจ และปรับตัว ปรับเปลี่ยน รวมทั้งการจัดเรียงลำดับความสำคัญในการแก้ไขปัญหา การทำธุรกิจให้ทีมงานเห็น

Power Apps เครื่องมือสำหรับสร้าง E-Form

เราสามารถสร้าง Form ในการบันทึกข้อมูลทุกอย่างที่ต้องการได้ภายใน 1 ชั่วโมง ด้วยเครื่องมือที่สามารถลากวาง องค์ประกอบที่ต้องการลงในหน้าจอ

ระบบ Check In รองรับการใช้งานทุกอุปกรณ์ Mobile and Tablet ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการเลือกอุปกรณ์สำหรับค่าใช่จ่ายของการพัฒนาระบบ ประกอบด้วย License Power Apps per user 5$/user/month/app ซึ่งถูกมากเมื่อเทียบกับแนวทางการตั้ง Server ขึ้นมาเอง

คุณสมบัติของ E-Form ( Form Hotel Check In )

เก็บภาพบัตร หนังสือ เดินทาง ภาพบุคคล
เก็บลายเซ็นต์
เพิ่มเติม Field สำหรับเก็บข้อมูลได้อิสระ
สามารถเลือกฐานข้อมูลที่ต้องการเก็บข้อมูลได้
มีระบบฐานข้อมูลมาให้แล้ว ( Microsoft Dataverse )
ทำระบบ Workflow ได้ในตัว ส่งข้อมูลไปหาเป้าหมายได้ตามต้องการ

การใช้งานระบบ Workflow ร่วมกับ E-Form Check in

เมื่อเราสามารถเปลี่ยนรูปแบบการให้ข้อมูลของ Customer จาก กระดาษมาเป็น E-Form สิ่งที่เราสามารถทำได้ต่อไปคือ การทำให้เกิดขบวนการ Data Driven เช่น

ลูกค้ามาพักในช่วงเดือนเกิด ส่งข้อมูลให้แม่บ้านจัดเตรียม ดอกไม้ card อวยพร
ลูกค้ามีเด็กมาด้วย จัดเตรียมขนม เป็นพิเศษ
ลูกค้าระบุให้มีบริการ ปลุก ก็จะส่ง ข้อมูลแจ้งให้กับ Front ทราบ

เราสามารถกำหนดการส่งต่อข้อมูลที่ได้เพื่อนำไปสร้างความประทับใจในการบริการของโรงแรมได้ดียิ่งขึ้น หรือในแง่ของการทำ Marketing ก็จะช่วยทำให้เรามองเห็นกลุ่มของลูกค้าหลักว่ามี Profile ในลักษณะไหน เพื่อจะได้นำมาทำ Ads หรือการประชาสัมพันธ์ต่อไปได้

คุณสมบัติด้าน Workflow

ระบบ Power Apps ที่นำมาพัฒนา Form Hotel Check In เก็บข้อมูลลูกค้า จะมีเครื่องมือสำหรับทำ Workflow ให้มาด้วย ซึ่งเราสามารถนำข้อมูลที่บันทึกไปส่งต่อให้กับ เจ้าหน้าที่ท่านอื่นที่จำเป็นต้องรับรู้ข้อมูลได้อีกด้วย เช่น แผนกแม่บ้าน ผู้จัดการ หรือ ส่วนงานบริการต่าง ๆ

Reference