สร้างแบบฟอร์ม

ใคร ๆ ก็สามารถสร้างแบบฟอร์ม สำหรับ เก็บข้อมูล แจ้งปัญหา เบิกของ ลางาน ได้แบบง่ายๆ ด้วยเครื่องมือ ของ Microsoft 365 ที่ให้มาหลายแบบตอนนี้เราจะมาดูกันว่ามีอะไรให้เราใช้บ้างครับ

สำหรับเครื่องมือของ Microsoft จะมีหลายตัวที่เราสามารถนำมาสร้างเป็น Form ได้ ซึ่งปกติแล้ว เราใช้ Word , Excel ทำเป็น Form ขึ้นมา เช่น ใบลา ก็ให้เจ้าหน้าที่ กรอกลงใน ช่องว่างที่เตรียมไว้ แบบนี้คือแบบที่นิยมกันมากที่สุด แต่ว่า ณ. ปัจจุบัน microsoft ออกเครื่องมือที่ เอาไว้สำหรับสร้าง Form ขึ้นมาโดยเฉพาะครับ

Microsoft Form

เครื่องมือพื้นฐาน สำหรับกรอกข้อมูล ประเภทที่เป็น แบบสอบถาม แบบสำรวจ หรือ แบบทดสอบ ซึ่งจะสร้างได้แบบง่าย ๆ และ สามารถส่งออกให้กับบุคคภายนอกบริษัท ได้อีกด้วย แต่มีจุดอ่อน คือ กรณีที่ใช้กับ คนภายนอกจะไม่สามารถ Attach File มาพร้อมข้อมูลได้ คือจะมาแต่ข้อมูล และ อีกอย่างคือ ถ้า Form นั้นมีความซับซ้อน เช่น Form ใบสั่งซื้อ ตัวของ Microsoft Form ก็ไม่ใช้ตัวเลือกที่เหมาะสม

Microsoft Power Apps

สำหรับมือ Pro เรื่องของ Form ที่ต้องการควบคุมทุกอย่าง และ เป็น Form ที่มีความซับซ้อน เช่นใบ จัดซื้อ ใบเบิกเงินสด ข้อมูลที่ต้องกรอก มีข้อมูลจำนวนมาก และ มีการคำนวณต่าง ๆ รวมทั้งต้องมีการตรวจสอบข้อมูล ความถูกต้องต่าง ๆ ก่อนที่จะส่งเรื่องเข้าระบบ ด้วย

ทั้งหมดอยู่ในชุด Microsoft 365 ทั้ง Microsoft Form และ Power Apps มีมาให้เราใช้ได้ฟรี อยู่แล้ว ซึ่งจะเป็นตัวช่วยให้การทำ แบบฟอร์ม ของเราทำได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย

ตัวแรกที่จะแนะนำคือ Microsoft Form

Microsoft Form เหมาะสำหรับ ทำแบบสำรวจ ทำแบบสอบถาม ทำแบบทดสอบ แบบง่าย ๆ ที่เราสามารถส่งต่อให้ใครก็ได้ ลองมาดูตัวอย่างการเรียกใช้งานกันครับ

หน้าจอถัดไปจะได้รับหน้าจอที่แสดงข้อมูล รายการที่เราเคยทำแล้ว รวมถึงปุ่มที่ให้เราเริ่มสร้าง Form ใหม่ New Form ลอง Click ตามมาได้เลย

หลังจาก Click ที่ New Form แล้ว เราก็เริ่มสร้าง Form กันได้เลย

Form ที่เราสร้างขึ้นเราสามารถรับรู้ข้อมูลจากได้ใน Excel และ หน้า Dashboard ซึ่งจะแสดงรายงานในภาพรวมแบบเข้าใจง่าย ๆได้เลยครับ

ตัวอย่างการสร้างฟอร์มด้วย Power Apps

Tool Power Apps เป็นเครื่องมือตัวใหม่ของ Microsoft 365 ที่มาพร้อมกับชุด Business Basic , Standard , Premium ผมขอพูดรวม ๆ ว่าเป็น Power Platform แทนนะเพราะมันเป็นชุด Software ที่ต้องทำงานร่วมกันครับ

สำหรับตัวที่เราจะเอามาสร้าง Form คือ Power Apps เป็นเครื่องมือที่ถูก Design ขึ้นมาสำหรับทำ Form โดยเฉพาะ เอกสารต่างๆ ในองค์กรเราสามารถปรับมาใช้ ได้แบบง่ายๆ