สร้างฟอร์ม เปรียบเที่ยบเครื่องมือในการสร้าง ข้อดี ตัวเลือกที่ดีที่สุด

สร้างฟอร์ม

สำหรับบริษัทที่มองหาเครื่องมือในการสร้างฟอร์ม กรอกข้อมูล เพื่อทำใบคำขอ จะขอแนะนำ 5 อันดับยอดนิยม ให้รู้จักกัน เริ่มจาก

Power Apps ( Microsoft 365 )
Nintex Form
K2
JotForm
FormLogix
Adobe PDF
Google Form
Microsoft Form

หลายคนอาจจะแปลกใจว่าทำไมไม่มี Excel ติดอยู่ใน list เพราะ ฟอร์มที่เราหมายถึง ณ. ตอนนี้คือ E-Form ที่ไม่ได้กรอกข้อมูลในกระดาษ แต่จะใช้การกรอกผ่าน Computer , Mobile , Tablet

ข้อดีของการสร้าง E-ฟอร์ม คือ

ประหยัดกระดาษ
ได้ข้อมูลมาในรูปแบบที่พร้อมใช้งานต่อได้ง่าย
ควบคุมการกรอกข้อมูลให้ได้ครบถ้วน
ควบคุมสิทธิในการกรอกข้อมูลในช่องต่าง ๆ ได้
สามารถนำไปใช้งานร่วมกับระบบ Workflow เพื่อขออนุมัติ online ได้ด้วย

Google Form

สุดยอดความนิยมของการสร้างฟอร์ม ประเภทแบบสอบถาม แบบง่าย ๆ ไม่ซับซ้อน สามารถใช้ได้ บน PC , Mobile , Tablet มีรูปแบบการใช้งานที่สวยงาม ระบบใช้งานง่าย ข้อมูลเมื่อ Export ออกมาจะอยู่ในรูปแบบของ Excel จากความนิยม

ข้อดี
- ใช้ง่าย
- รูปแบบสวยงาม
- ไม่ต้องมีความรู้เรื่องโปรแกรม
ข้อเสีย
- เก็บข้อมูลในรูปแบบ Excel เท่านั้น ไม่สามารถย้ายไปเก็บในรูปแบบอื่น
- ไม่สามารถเอาข้อมูลที่เก็บส่งต่อให้กับผู้เกี่ยวข้อง
- ไม่สามารถแจ้งเตือนเมื่อมีข้อมูลใหม่
- เก็บภาพไม่ได้
- ไม่สามารถแนบ File ได้

Microsoft Form

คู่แข่งโดยตรงของ Google ที่มี Feature ออกมาใกล้เคียงกัน สามารถส่งต่อให้กับบุคคลทั่วไป ใช้งานได้บน PC Mobile Tablet จุดเด่นที่น่าสนใจคือ นอกจากแบบสอบถามที่ทำได้แล้ว ยังสามารถสร้าง แบบทดสอบความรู้ ซึ่งสามารถสรุปเป็นคะแนน ผลการทดสอบได้ด้วย

ข้อดี
- ใช้ง่าย
- รูปแบบสวยงาม
- ไม่ต้องมีความรู้เรื่องโปรแกรม
- สามารถควบคุมให้เฉพาะคนที่ใช้งานภายในบริษัทเท่านั้น หรือ เป็นบุคคลภายนอกก็ได้
- เก็บข้อมูลในรูปแบบ Excel เป็นพื้นฐาน และ ส่งไปเก็บที่ Database หรือ SharePoint ได้
- สามารถใช้งานร่วมกับ Workflow ได้
ข้อเสีย
- เทียบกับ Google แล้ว สวยสู้ไม่ได้
- UX UI การใช้งานของ Google ใช้ง่านกว่า

Adobe PDF

เรารู้จักและคุ้นเคยกับ PDF File เป็นอย่างดี เพราะมีขนาดเล็ก ส่งให้ใครก็เปิดอ่านได้ไม่มีปัญหา แต่หลายคนไม่รู้ว่า ตัว Adobe มีเครื่องมือในการสร้าง Form ให้เรากรอกข้อมูลลงตาม Field ที่กำหนดได้อีกด้วย ข้อมูลที่กรอกจะถูกบันทึกในเอกสาร PDF ในรูปแบบหน้าตาตามที่เราต้องการได้แบบ เป๊ะๆ ดังนั้น พวกใบคำขอ ที่กรอกข้อมูลไม่แยะ เอกสารสัญญา ที่ลงเฉพาะชื่อบางจุด จึงนิยมใช้งานแบบนี้มากๆ

ข้อดี

หน้าตาการกรอกข้อมูลจะเหมือนตัวเอกสารจริง

ข้อเสีย

ข้อมูลที่กรอกไม่สามารถ Export มาลง Database

Microsoft Power Apps

สำหรับ Form ที่ซับซ้อน มีเงื่อนไขในการกรอกข้อมูล การกำหนดสิทธิให้การ User ในการกรอกข้อมูลคนละส่วนของข้อมูล สามารถทำได้ง่าย ที่สำคัญคือ เครื่องมือตัวนี้มาฟรี พร้อมกับ Microsoft 365