ปัญหาของการเปลี่ยนแปลงระบบ ISO จากกระดาษมาเป็น Digital
ปัจจุบันยังมีหลายบริษัทที่ระบบเอกสาร ISO ยังเป็นกระดาษอยู่ และ มีความต้องการที่จะเปลี่ยนเป็น Digital วันนี้ผมเลยมาแบ่งปันประเด็นเรื่องการเปลี่ยนเป็น Digital ว่าปัญหาจะมีอะไรบ้าง มาดูกันครับ
การทำงาน ณ. ปัจจุบันเราเริ่มที่จะเปลี่ยนแปลงจากกระดาษมาเป็น Digital กันบ้างแล้วทำให้มีความต้องการจะสร้างมาตราฐานในการทำงานแบบใหม่ ซึ่งการเปลี่ยนแปลงก็ต้องเจอปัญหาเป็นเรื่องปกติ ถ้าเรามีความตั้งใจจริงที่จะเปลี่ยนแปลง อะไรก็ไม่ใช่ปัญหาแต่ถ้าเราไม่ตั้งใจ พอเจออะไรที่ไม่คุ้นเคยก็จะท้อแล้วยกเลิกไปก่อน ดังนั้น อย่างแรก คือ อยากบอกว่า ถ้ายอมแพ้ง่าย ๆ นะครับ ลองมาดูกันครับว่า ปัญหาพื้นฐานที่ทุกบริษัทต้องเจอคืออะไร
- เจ้าหน้าที่ Audit ไม่ยอมรับ
- ระบบใหม่ทำแบบเดิมไม่ได้
- ระบบไม่สะดวก ไม่คุ้นเคย
- ยังต้อง Print ออกมาเซ็น ทำให้ช้ากว่าเดิม เพราะต้องทำ ซ้ำ 2 ครั้ง
- ระบบใหม่แพงเกินไป
- พนักงานไม่มีอุปกรณ์ หรือ ไม่มี License
จากปัญหาสารพัด ที่มี ผมอยากนำเสนอรายละเอียด บางอย่างที่ต่างกันอย่างมาก ของ กระดาษ กับ Application คือ แนวคิดของระบบ ISO สมัยที่ทุกอย่างเป็นกระดาษ พอเราจะเปลี่ยนเป็น Digital บางเรื่องก็ไม่สามารถนำมาใช้ได้ครับ เช่น
- การขอคืนเอกสาร
- การ Stamp สำเนา
- การ Stamp ยกเลิกเอกสาร
- การ ขอทำลายเอกสาร
- การ ขอสำเนาเอกสาร
- ต้องมีลายเซ็นต์ของผู้อนุมัติในเอกสาร
จะเห็นว่าบางข้อ พอเป็น Digital แล้ว ทำได้ยาก เช่น การขอคืนเอกสาร ทำลายเอกสาร สำเนาเอกสาร พวกนี้เป็นการทำงานในสมัย กระดาษ พอมาเป็น Digital แล้ว เอกสารจะถูกควบคุมผ่าน Center เช่น เราอาจจะตั้ง policy ไว้ว่าเอกสาร ใครจะใช้ได้บ้าง พอถึงเวลาที่ห้ามใช้ ตัว File เอกสารจะถูกกำหนดว่าเปิดไม่ได้อัตโนมัติ แบบนี้
ดังนั้นการที่เราจะทำระบบให้เป็น digital นั้นต้องมาพิจารณาหัวข้อที่ถูกเขียนใน ขั้นตอนปฏบัติ ด้วยว่าจะให้มีขั้นตอนนั้นอยู่อีกหรือป่าวด้วยครับ
ISO Solution with Microsoft 365
ใน Microsoft 365 มีระบบ ISO อยู่แล้ว โดยที่ไม่จำเป็นต้องซื้อ Software หรือ Hardware อื่น ๆ เพิ่ม โดยในชุด 365 จะมีเครื่องมือ Power Platform ในการสร้างระบบ ISO ทั้ง Form ในการบันทึกข้อมูล และ ระบบ Workflow ส่งข้อมูลเพื่อขออนุมัติ
