บริการความรู้ด้วย SharePoint
หลายหน่วยงานตอนนี้ กำลังมองหา ระบบจัดการความรู้ เพราะ การทำงาน WFH ทำให้รูปแบบการเรียนรู้ในปัจจุบันเปลี่ยนไปอย่างมาก โดยเฉพาะการพัฒนาความรู้ในรูปแบบ Online
การเรียนที่เปลี่ยนไปแบบนี้ ระบบที่สามารถให้ความรู้แบบ online จึงต้องมีคุณสมบัติบางอย่าง ที่หน่วยงานต้องการ เช่น
- แบบทดสอบ online สามารถสรุปคะแนนผลการทำสอบของแต่ละคน
- ระบบแจ้งเตือน เมื่อมีความรู้ใหม่
- ระบบลงทะเบียนเรียน
- ระบบเก็บคะแนนของพนักงาน
- ต้องการรู้ว่า พนักงานมาศึกษาสิ่งที่เป็นข้อมูลหรือป่าว
- สามารถเก็บ ความรู้ในรูปแบบ Video
- KM Portal สำหรับเป็นศูนย์กลาง การศึกษาของพนักงาน
ซึ่งทาง Fusion เองมีระบบที่สามารถตอบโจทย์ ความต้องการของลูกค้า ในรูปแบบของ Office 365 ( SharePoint and Power Platform ) ที่จะมาช่วยให้พนักงานสามารถมาเรียนรู้ด้วยตัวเอง และทำแบบทดสอบเพื่อประเมินความรู้ได้แบบชัดเจน
ทำไม Office 365 ถึงเป็นทางเลือกที่ดี
เนื่องจาก Office 365 เป็น license พื้นฐานของแต่ละบริษัท ที่มีอยู่แล้ว ทำให้ไม่ต้องลงทุนซ้ำซ้อน และ การดูแลก็ทำได้ง่ายมากไม่ทำให้ IT มีภาระเพิ่มเติม สำหรับในเรื่องคุณสมบัติที่น่าสนใจ ขอสรุปเป็นข้อดังนี้
- สามารถจัดเก็บความรู้ในรูปแบบ File , Video หรือ อื่นๆ ได้ทุกรูปแบบ
- การควบคุมสิทธิ ทำได้ดีมากและง่ายสำหรับการบริการจัดการ
- ปรับแต่งหน้าจอทำได้ง่าย
- ระบบ Work Flow ควบคุมการทำงานเรื่องการนำเข้า Knowledge
ตัวอย่าง Solution KM ที่พัฒนาด้วย SharePoint
จาก Diagram จะเห็นว่าเราใช้ SharePoint เป็นเครื่องมือในการเก็บข้อมูลจากการทำ KM ได้ด้วย สำหรับการทำงานของ ระบบจะเริ่มที่ ผู้ที่มีปัญหาในการทำงานสามารถ Post สิ่งที่ต้องการรู้ลงในระบบ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ รับทราบถึงสิ่งที่พนักงานต้องการจะรู้ การที่ Post ลงใน SharePoint มีข้อดีคือ สามารถจัดหมวดหมู่ ของปัญหา และ จัดกลุ่มแบ่งระดับความสำคัญ รวมถึงสรุปเป็นรายงานได้ง่าย
หลังจากรับทราบปัญหาของพนักงาน เจ้าหน้าที่สามารถ แจ้ง ให้ผู้เชี่ยวชาญ ทำรายละเอียดที่เป็นความรู้ที่พนักงานต้องการในรูปแบบของ SharePoint Page ที่เราไม่ได้เลือกใช้ Word , PowerPoint เนื่องจากความสามารถในการทำ Content ด้วย SharePoint Page ทำได้ดีกว่ามาก เพราะสามารถ รวมข้อมูลที่เป็น ภาพ video file เข้าไว้ในหน้าเดียวกัน รวมถึง การให้ผู้มาศึกษา Like and Comment โต้ตอบกับ ผู้เชี่ยวชาญได้อีกด้วย
เมื่อข้อมูลถูกเก็บลง SharePoint เราจะใช้ Power Automate ในการส่งต่อความรู้ที่ ผู้เชี่ยวชาญสร้างขึ้น ไปให้เจ้าหน้าที่ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ความรู้ถูกนำไปใช้ให้มากที่สุด
