กระดาษ Paperless
กระดาษ ที่เราใช้งาน ณ. ปัจจุบันมีประวัติการใช้งานมาเป็น พันปี แต่ภายในไม่กี่ปีนี้ คำว่า Paperless เป็นสิ่งที่เราต้องการให้เกิดขึ้นภายในองค์กร เพราะทำให้การทำงานเร็วขึ้น และ ทุกอย่างถูกบันทึกลงระบบ computer ที่เรียกใช้ข้อมูลได้จาก อุปกรณ์มือถือ
แต่การที่เราจะแปลงข้อมูลที่อยู่ในกระดาษ ให้เป็น Paperless มีความยากยังไงบ้าง
- ผู้บริหารไม่ถนัดในการดูข้อมูลผ่านอุปกรณ์
- ผู้กรอกข้อมูล ไม่มีอุปกรณ์สำหรับเรียกใช้ระบบ หรือมีแต่ก็ไม่ครบทุกคน
- ราคาของ Solution ที่ต้องซื้อทั้ง License Software and Hardware
- ความไม่คุ้นเคย
- การออกแบบ Paperless ไม่สามารถทำให้เหมือนแบบที่เป็นกระดาษ 100 %
ซึ่งปัญหาใหญ่สุด คือ เรื่องของราคา ที่ต้องจ่ายเพื่อให้ใช้ได้นี่แหละ เพราะในการจ่ายเงินเพื่อได้ Paperless ในหลายครั้งเราไม่สามารถทำได้ทั้ง องค์กร ทำให้ องค์กรมองว่า ไม่คุ้มที่จะลงทุนเพราะ ทำแล้วก็ยังต้องใช้กระดาษอยู่ดี
แต่ปัญหานี้ ณ. ปัจจุบันมีแนวทางที่ดีขึ้น เพราะ Mobile ที่เก่งขึ้น ราคาอุปกรณ์ที่ลดลง ทำให้ปัญหาข้อนี้เล็กลง ราคา License ที่ถูกกว่าเดิมมากๆ
ทำให้ฝันในหลายปีที่จะทำ Paperless สามารถทำได้คุ้มค่าจริง ณ. ปัจจุบัน
Design Paperless Solution
การพัฒนาตัวอย่าง Solution เป็นระบบ Register Document ISO
- พนักงานนำเอกสาร Word เข้าระบบ ISO ที่สร้างด้วย PowerApps ระบบจะจัดเก็บเอกสาร ต้นฉบับใน SharePoint
- เอกสาร Word จะส่งต่อให้ เจ้าหน้าที่ Approve ชื่อของผู้ Approve จะถูก Stamp เข้าใน File Word
- หลังจาก Approve จนครบทุกคนแล้ว ระบบจะทำการแปลงเอกสาร Word เป็น PDF
- ขั้นตอนทั้งหมด สามารถทำได้ด้วย Power Platform และใช้ License ที่เป็น Microsoft 365 โดยเริ่มตั้งแต่ Business Basic ก็สามารถใช้งานได้
- สำหรับบริษัทที่ต้องการ Security เสริม จะขอแนะนำ Microsoft 365 Business Premium ที่ช่วยในการป้องกันเอกสารหลุดออภไปภายในอกหน่วยงานได้
PowerApps เครื่องมือสำหรับสร้าง Paperless
Power Apps คือชุดของแอป, บริการ, และตัวเชื่อมต่อ รวมถึงแพลตฟอร์มข้อมูล ที่มีสภาพแวดล้อมการพัฒนาอย่างรวดเร็วเพื่อสร้างแอปแบบกำหนดเองสำหรับความต้องการทางธุรกิจของคุณ โดยใช้ Power Apps คุณสามารถสร้างแอปทางธุรกิจแบบกำหนดเองที่เชื่อมต่อกับข้อมูลของคุณที่จัดเก็บในแพลตฟอร์มข้อมูลเบื้องต้น (Microsoft Dataverse) หรือในแหล่งข้อมูลต่างๆ ทั้งแบบออนไลน์และในองค์กร (เช่น SharePoint, Microsoft 365, Dynamics 365, SQL Server, และอื่นๆ) ได้อย่างรวดเร็ว
สนใจ License Microsoft 365 -> Savemak.com
