ข้อระวังก่อนทำ Workflow

มาเล่าประสบการณ์จากการประชุมเรื่อง จัดซื้อระบบ Workflow มาเล่าให้ฟังครับ ที่อยากจะเล่าเพราะรู้สึกว่ากรณีแบบนี้ เกิดขึ้นบ่อย จนผมต้องเอามาเขียนไว้ เริ่มจากแบบนี้ครับ เมื่อซัก 2 เดือนก่อนมีการประชุมคุยเรื่องระบบ Work Flow ที่ทางหน่วยงานต้องการนำไปใช้แทนการทำงานอนุมัติเอกสาร ผมก็นำเสนอข้อมูล Solution ที่เป็นของ Microsoft ได้ทราบไปตามปกติ ว่าทำอะไรบ้าง ใช้อะไรทำ ข้อจำกัดมีอะไร หลังจากนั้นก็มีการส่งข้อมูลกันไปมาเป็นระยะ จนในที่สุดเมื่อวานก่อนมีประชุมด่วนที่ต้องการให้สรุป Budget การประชุมทางบริษัทก็เปิด Requirement Spec ไล่ข้อกันเลยที่ละข้อ ผมฟังแล้วตกใจ มันไม่ใช่เลย สิ่งที่ลูกค้าบอกมาระบบน่าจะทำได้ตาม Spec ไม่ถึง 40 % ผมรู้ทันทีว่า เข้าไม่ได้และยังนึกสงสัยอยู่ว่า คู่แข่งผมเข้าได้หรือป่าว พอดีคู่แข่งก็บอกมาให้ห้องประชุมว่า น่าจะทำได้ตาม Spec ที่พูดไม่ถึง 60 % โหหัวอกเดียวกันเลย ลูกค้าไม่ได้ผิดนะครับ ทางทีมงานของลูกค้าได้รวบรวมข้อมูลความต้องการจากแต่ละส่วนงาน สรุปเป็นข้อชัดเจน แต่ระบบมันทำไม่ได้ ยิ่งระบบที่เป็น Cloud สมัยนี้ยิ่ง Customize ได้ยาก…