การจัดการเอกสารด้วย Digital Signature

เป้าหมายของบริษัท ที่สนใจเรื่อง Digital Signature ก็เพื่อ ลดการใช้กระดาษ เปลี่ยนขั้นตอนการทำงานเป็นระบบ Workflow และยังคงมีผลทางกฎหมาย แต่ทราบหรือป่าวครับว่า การจัดการเอกสารให้เป็น Digital นั้น มีการจัดการได้หลายแบบ แล้วแต่ละแบบก็เหมาะกับเอกสารแต่ละประเภท อีก สำหรับตอนนี้ผมเลยจะมาให้ข้อมูลแบบ ละเอียด เพื่ออธิบายการจัดการเอกสาร แบบต่าง ๆ ให้ชัด ๆกันไปเลยครับ ผมแยกเอกสารในบริษัท ออกมาเป็น 4 ประเภท ดังนี้ เอกสารประกาศ อย่างเช่น ประกาศวันหยุด ประกาศระเบียบ ประกาศขั้นตอนการทำงาน เอกสารบันทึกการทำงาน ลักษณะเอกสาร พวกนี้ส่วนมาก จะมีผู้มีอำนาจเซ็นต์ แล้วก็เก็บเข้า แฟ้มไว้อ้างอิง หรือ ไม่ก็แปะไว้ข้างกำแพง จำนวนเอกสารจะไม่มาก นาน ๆ ทำที เอกสารที่สำคัญไม่มาก จะมีจำนวนมาก ขึ้นกับการทำงานและเป็นเอกสารส่วนใหญ่ของบริษัท และเป็นเอกสารที่วุ่นวายที่สุด เพราะมีขั้นตอนการ approve หลายขั้น มีปัญหาเอกสารหาย ปัญหาเอกสารให้ข้อมูลไม่ครบถ้วน ปัญหาแจ้งแล้วทำงานช้า…