Reconcile Solution
การทำ Reconcile หรือการตรวจสอบข้อมูลการทำงาน เช่น การตรวจสอบยอดโอนเงิน กับ รายการการขาย ถือว่าเป็นงานสำคัญที่ต้องใช้เวลาจำนวนมาก และ เป็นเรื่องปวดหัวมาก เพราะจากรูปแบบข้อมูลที่ จากหลายแหล่งที่ไม่เหมือนกัน
ในขบวนการ ยิ่งเรามี Supplier จำนวนมาก ยิ่งเป็นเรื่องปวดหัว
ณ. ปัจจุบันการทำเรื่องแบบนี้เรามีเครื่องมือ ที่มาช่วยได้แบบง่าย ๆ และ Microsoft ก็ให้ Software ที่เราเอามาทำได้แบบฟรี ดังนั้น จะเป็นเรื่องที่ดีมากที่เราจะมาทำความรู้จัก เครื่องมือตัวนี้ คือ Power Automate Desktop นี่แหละครับที่จะมาช่วยเรา
อธิบาย Process ในการทำงานจากในภาพ
ตัวอย่าง เรามีบริษัทที่เป็น Distributor ที่ใช้บริการ Supplier บริษัทขนส่งจำนวนมาก ขบวนการทำงาน เจ้าหน้าที่ Warehouse จะทำการสั่งงานไปที่ ขนส่ง หลังจากนั้นในทุก ๆ เดือน Warehouse จะสรุปรายการขนส่งทั้งหมดออกมาเป็น Record Job List ที่มีข้อมูล รถ จำนวนเที่ยว ขนส่ง ค่าน้ำมัน แยกเป็นแต่ละ Supplier
ซึ่ง Supplier ทุกสิ้นเดือนจะส่ง รายการมาให้ warehouse ตรวจสอบพร้อมกับ Invoice
หน้าที่ของ Warehouse จะต้องทำการตรวจสอบแต่ละรายการ จากขนส่ง
สำหรับขบวนการตรวจสอบ จะเริ่มจากเอาข้อมูลมาวางใน SharePoint แล้ว เรียก Power Automate RPA ให้ทำการ Mapping Data จากแต่ละ Excel พร้อมกับทำเครื่องหมายให้กับแต่ละรายการ ว่าถูกต้องหรือไม่ และ ทำเป็น Excel สรุปข้อมูลที่ทำการ Mapping เรียบร้อยแล้วให้กับทาง บัญชี
ตัวอย่าง Clip การทำ Reconcile ข้อมูลการใช้รถ
รายละเอียดของ Clip จะมี File อยู่ 3 File ที่ถูกส่งมาใน Email รายละเอียดของ File มีดังนี้ ฺ
- Book 1 : ข้อมูลการใช้รถ
- Book 2 : ข้อมูลการใช้รถ
- Book 3 : ข้อมูลที่ต้องการ เทียบว่า มีรายการไหนตรงกับ
- Book 4 : อันนี้สร้างขึ้นมาใหม่ และ จะเปลี่ยนชื่อเป็น Sum : สรุปผลจากการทำการเปรียบเทียบข้อมูล
ระบบจะเริ่ม ต้นจากการ เรียก Power automate desktop ให้อ่าน File ที่อยู่ใน Email File ที่ 1 Book 1 จะ ทำการเทียบรายการกับ Book 2 หลังจากนั้น File ที่ 3 จะทำการเทียบรายการกับ File ใหม่ที่ถูกสร้างขึ้น พอเทียบเสร็จ จะทำ กราฟข้อมูลขึ้นจากชุดข้อมูลที่ทำการเปรียบเทียบ
ข้อดีของการทำ Reconcile Solution ด้วย Power Automate
- ช่วยพนักงานที่ต้องทำงานซ้ำ ๆ โดยให้ระบบทำงานแทน
- เพิ่มประสิทธิภาพ ลดระยะเวลาในการทำงานได้มากกว่า 90 %
- ความถูกต้องจากขบวนการใหม่ ถูกต้อง 100 %
- สามารถทำงานที่ซับซ้อนได้
