Microsoft Power automate คืออะไร
Power Automate คือ ชื่อใหม่ของ Microsoft Flow แพลตฟอร์มนี้ ให้บริการในการสร้าง Automation หรือ เวิร์คโฟลว์ (Workflow) ซึ่งอยู่ในชุดผลิตภัณฑ์ Microsoft 365 ที่ใช้เชื่อมต่อบริการต่างๆ ของไมโครซอฟท์เข้าด้วยกันโดยไม่ต้องเขียนโค้ด สามารถใช้งานร่วมกับผลิตภัณฑ์ Office อื่นๆ ได้เป็นอย่างดี เช่น Excel, Outlook, SharePoint, PowerApps เป็นต้น พร้อมกับเพิ่มฟีเจอร์อินเทอร์เฟซกับโปรแกรม GUI ที่อาจมีใช้ในองค์กร เพื่อเปลี่ยนการทำงานให้เป็นระบบอัติโนมัติ
บริการของ Fusion Solution
- รวบรวมข้อมูลที่กระจัดกระจายให้เป็นหนึ่งเดียว – สร้าง Portal การจัดเก็บที่มีโครงสร้าง ชัดเจน และระบบ Search คุณภาพสูง เราก็สามารถจัดการให้เป็นระเบียบ พร้อมใช้ได้ทันที
- ทำงานด้วย cloud service – ลดการทำงานผ่านเอกสารที่เป็นกระดาษ จบทุกความยุ่งยากเมื่อทำงานผ่าน web browser ด้วยฟังก์ชั่นสุดทันสมัยที่คุณสามารถจัดสรรได้ตามที่ต้องการ
- เข้าถึงฐานข้อมูลได้แม้ไม่ต้องอยู่บริษัท – ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน ก็สามารถใช้งานฐานข้อมูลได้อย่างปลอดภัย มีระบบป้องกันการเข้าถึงหรือการใช้งานที่ไม่ถูกต้อง เพื่อป้องกันความเสียหาย
- รองรับการใช้งานทั้ง smartphone และ tablet – สามารถรองรับการใช้งานได้กับอุปกรณ์ที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น smartphone หรือ tablet จึงสะดวกในการทำงานทุกที่ ทุกเวลา
- มีระบบ workflow สะดวกต่อการทำงาน – สามารถยื่นขออนุมัติผ่านระบบ cloud service ด้วยฟังก์ชั่น workflow หรือ log management จึงสามารถเห็นความคืบหน้าของงานรวมถึงผู้รับผิดชอบงานด้วย
- ระบบ Conference สามารถทำงานไปพร้อมกับเรียกประชุมผ่าน Conference ได้ทันที ( MS team )
- ปรับเปลี่ยนการทำงานให้อยู่ในโลก Digital Work Place และไร้กระดาษ (Paperless)
ประโยชน์ของ Power automate
- ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เช่น ประหยัดเวลาในการสร้าง Workflow ด้วยการรวบรวมระบบผ่านการเชื่อมต่อหลายร้อยรายการไว้ได้ในที่เดียว ด้วยความสามารถของตัว AI ที่มีอยู่ในระบบ
- ช่วยเปลี่ยนรูปแบบการทำงานซ้ำๆ ให้เป็นระบบออโต้ได้ง่ายขึ้น เช่น สร้างพื้นที่จัดเก็บไฟล์ เพื่อให้ส่งข้อมูลแบบอัติโนมัติตามวันเวลาที่ตั้งไว้ ไปยังนาย A นาย B และยังสามารถส่งต่อไปให้หัวหน้างาน เพื่อ Approve ได้ด้วย
- ช่วยสร้างระบบอัติโนมัติได้อย่างรวดเร็ว และปลอดภัย ผ่านบริการการเข้าถึงข้อมูลบนระบบคลาวน์ ที่มีเสถียรภาพ และสามารถป้องกันการสูญหายของข้อมูล รวมถึงป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลส่วนบุคคลได้เป็นอย่างดี
- รองรับการเชื่อมต่อกับข้อมูลในระบบคลาวด์ หรือ ข้อมูลที่องค์กรคุณมีอยู่แล้ว
ตัวอย่าง Service ที่สร้างจาก Power Automate ที่จะช่วยให้การทำงานของคุณง่ายยิ่งขึ้น
การเชื่อมต่อด้วย Power automate
Power Automate เป็นส่วนหนึ่งของ Business Process Automation โดยการที่จะให้เกิดเป็น Solution ที่สมบูรณ์นั้นจะต้องมีองค์ประกอบเพิ่มเติม ดังนี้
- Power Automate สำหรับความคุมการไหลของข้อมูล
- Power App สำหรับสร้าง Interface การบันทึกข้อมูลและการเรียกดูข้อมูล
- SharePoint สำหรับเป็นฐานข้อมูลให้กับระบบ
ตัวอย่างการใช้งาน Power Automate สำหรับ Paperless
การเริ่มทำ Paperless หลังจากที่เราได้เลือก Solution ในการ Implement ระบบเรียบร้อย ที่นี่เราจะต้องทำการแบ่ง Phase การพัฒนาระบบ โดยจะแนะนำที่แบบ Form ของหน่วยงานก่อน เพราะเป็นเอกสารที่ต้องทำใหม่ทุกวัน และ วันละหลาย ๆ ใบ แนะนำว่าอย่าเลือกแบบ form ที่ยาก เพราะจะเสียเวลาในการ Implement และได้ประโยชน์น้อย สู้เอาแบบที่ง่าย ใช้งานบ่อยๆ จะได้ผลที่ดีกว่า
การทำ Paperless จะเกี่ยวข้องกับขั้นตอน หลัก 2 ส่วน คือ form และ flow เราไม่จำเป็นที่ต้องทำพร้อมกัน ขอแนะนำให้ทำเฉพาะ form ก่อน ทำให้เสร็จลองใช้งาน Key ข้อมูล print out จนแน่ใจว่า work เสร็จแล้วจึงมาทำ flow ต่อ
การทำส่วนของ flow จะยากจะง่ายขึ้นกับตัวบริษัทว่าจะสามารถปรับตัว ให้การใช้งานเป็นไปตามมาตราฐานของ App ได้หรือป่าวครับ ถ้าไม่ยอมก็เป็นงานยากที่จะต้อง customize ระบบ ซึ่งจะเจอปัญหาจุกจิ๊ก ในอนาคต
