Quotation ของหลายบริษัท ทั้งเล็ก ทั้งใหญ่ ยังเป็นใบเสนอราคาที่เป็น Excel อยู่เนื่องจากการเสนอราคาไม่มีอะไรที่ตายตัว การจะทำเป็น Application สำหรับใบเสนอราคาจึงทำได้ยาก แต่ข้อดีของใบเสนอราคาที่เป็น Application เองก็มีข้อดีอยู่หลายอย่าง ถ้าเราดูใบเสนอราคาที่ออกมาจากบริษัทที่มีมาตราฐานแล้ว จะเห็นว่าส่วนมากจะออกมาจาก App ทั้งนั้น
สำหรับ Fusion เองเรามี Solution สำหรับการจัดการทั้ง 2 แบบ คือ ทั้งบริษัทที่ยังจะใช้แบบ Excel หรือ จะเป็นแบบที่ออกจาก Application
Quotation Management : Excel
สำหรับ Solution แรกการจัดการเอกสารที่เป็น Excel เราขอนำเสนอ Microsoft 365 ( SharePoint Online ) ที่มีข้อดีหลายอย่างและไม่ต้องลงทุนมากมายในการซื้อ Software มาจัดการ รวมถึงระบบมีขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยในระดับที่สูงมาก ถ้าบริษัทต้องการทำเรื่องการป้องกันข้อมูล รั่วไหล ถือว่าเป็น Solution ที่เป็นตัวเลือกที่ดีมาก ในการจัดเก็บและสร้างระเบียบการใช้งานระบบ ให้มีการจัดการที่ได้มาตราฐานมากยิ่งขึ้น โดยจะมี Feature ดังนี้
- Template มีการบริหารรูปแบบใบเสนอราคาให้ได้มาตราฐาน
- ระบบ Dash Board แสดงสถานะภาพ รวมของใบเสนอราคาปัจจุบัน เช่น Win , loss , Wait ??
- การจัดกลุ่มข้อมูลใบเสนอราคา เช่น ตาม Sales , Product , Priority
- ระบบแจ้งเตือน อัตโนมัติ เมื่อถึงเงื่อนไขที่กำหนด
- การเรียกดู online ผ่าน web เพื่อการแก้ไขพร้อม ๆกัน
- ระบบ Version Control
- ระบบ ของ Approve เอกสาร สำหรับส่งให้ลูกค้า
- สามารถให้ระบบส่งใบเสนอราค ออกจากระบบได้โดยตรงเพียงแค่ Click เดียว และให้ระบบแสดงสถานะการส่งเอกสาร รวมถึงระบุวันที่ส่งไว้เป็น Reference ในการค้นหาได้อีกด้วย
- การส่งข้อมูล ออกไปวิเคราะห์ด้วย Power BI ซึ่งสำหรับ Feature นี้ไม่สามารถทำด้วย Application ราคาหลักพัน หรือ หลักหมื่น แต่ Microsoft ได้จัดเตรียมโครงสร้างไว้เป็นอย่างดีทำให้ เราสามารถทำได้ง่ายและงบประมาณหลักพันเท่านั้น
- จากความสามารถในการวิเคราะห์ช่วยให้ ผู้บริหารสามารถมองเห็น และ วางแผนการทำให้ร่วมกับทีม Sales ให้มีประสิทธิภาพและเพิ่มยอดขายได้
- ความสามารถในการติดตาม เมื่อจัดเก็บเอกสารใน SharePoint สิ่งที่จะช่วย Sales อย่างมากคือ การติดตามสถานะใบเสนอราคา ซึ่งทำได้ง่ายมากและ ง่ายสำหรับผู้บริหารที่แยกสถานะของข้อมูลด้วย
สำหรับ บริษัทที่สนใจ Quotation Management สามารถดูรายละเอียดได้ที่ ตรงนี้ครับ
Application for Quotation
ตัวเลือกที่ 2 สำหรับการจัดการเอกสาร ใบเสนอราคาก็คือออกจาก Application โดยเฉพาะการออกจาก ระบบ CRM ที่ช่วยให้การออกใบเสนอราคา ผู้บริหารสามารถบริหารจัดการได้ง่ายขึ้น ระบบมีมาตราฐาน มีระบบฐานข้อมูลที่ชัดเจน การควบคุมราคาก็ทำได้ชัดเจน เช่น เราสามารถกำหนดนโยบายด้านราคา ให้กับ Sales สำหรับทำใบเสนอราคาถ้า ทุกอย่างตรงกับนโยบายก็สามารถออกใบเสนอราคาได้เลย โดยไม่ต้องส่งมา Approve อีก หรือว่ามีบางอย่างที่ไม่ตรงระบบก็สามารถจัดส่งใบเสนอราคา มาเพื่อขออนุมัติก่อนได้
ส่วนของผู้บริหารเองก็ได้รับข้อมูลการขอออกเอกสารผ่านมือถือ และ Approve ได้จากมือถือเลยแบบนี้
CRM สำหรับบริหารทีมขาย
ระบบ CRM เป็นอีกระบบหนึ่งที่นำมาใช้ในการออกใบเสนอราคา และ ยังมี Feature อื่น ๆ ที่น่าสนใจ เช่นการบันทึก Lead การติดตาม Lead ให้มีประสิทธิภาพ ดูรายละเอียดได้ที่ตรงนี้ครับ
Link Reference
