ระบบออกใบเสนอราคา
ใบเสนอราคาถือว่าเป็นเอกสารสำคัญในการทำงานของบริษัท เป็นเอกสารข้อเสนอที่ส่งถึงลูกค้า ดังนั้นการให้ความสำคัญกับเอกสารฉบับนี้ให้ออกมาดีที่สุด ถือว่าเป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่ง
แต่ใบเสนอของบริษัทในไทยส่วนมากมักจะทำจาก Excel เพราะทำได้ง่าย และยืดหยุ่นสูง แต่ มักจะไม่มีมาตราฐาน เช่น Sales แต่ละคนก็ทำเอกสารที่ไม่เหมือนกัน และสิ่งที่เกิดขึ้นก็ทำให้เกิดจุดที่ต้องปรับปรุงหลายอย่าง เช่น
- รูปแบบที่ไม่ได้มาตราฐาน ทั้ง Layout ประเภทตัวอักษร
- การจัดเก็บในรูปแบบ File Server ที่ไม่สามารถปรับมุมมอง ตามที่ต้องการ
- การ Search เอกสารที่ ไม่สามารถค้นหาได้เมื่อ เปลี่ยนจาก Excel เป็น PDF
ออกแบบใบเสนอราคา บน Office 365
- ใช้งานง่าย บน Office 365
- ออกแบบจนพัฒนาเสร็จ ภายใน 2 week
- ได้เอกสารที่เป็นมาตราฐาน
- พัฒนาด้วย Power Platform
- ส่งต่อข้อมูลให้ ERP ได้ง่าย ๆ
สำหรับในบริษัทขนาดใหญ่ที่มีระบบการจัดการที่ดี การออกใบเสนอราคาจะออกจาก Application เพราะความได้เปรียบในหลายประเด็นเช่น
- การควบคุมมาตราฐานของเอกสาร ในเรื่องรูปแบบ
- การควบคุมราคาที่นำเสนอ
- สามารถควบคุม Field ที่ต้องการให้กรอกได้ครบถ้วน
- สามารถติดตามสถานะของใบเสนอราคา
- มีขั้นตอนการ Approve ก่อนที่จะออกใบเสนอราคา
- การส่งเอกสารสามารถส่งออกจากระบบได้ทันที ทำให้ไม่เสียเวลาในการจัดส่ง และ สามารถติดตามได้ง่าย
- สามารถปรับเปลี่ยนใบเสนอราคา พร้อมกันๆ ได้ใน Click เดียว ช่วยให้สะดวกมากในการ update ใบเสนอราคาให้กับลูกค้าหลายราย
- สามารถให้ระบบออกใบเสนอแบบอัตโนมัติ เมื่อมีลูกค้าร้องขอ มาทาง หน้า Web หรือ ส่งมาทาง Massage ตามช่องทางต่าง ๆ
- สามารถเพิ่ม Digital Signature เข้าไปในเอกสาร PDF ได้อัตโนมัติ ช่วยให้การออกเอกสารมีความน่าเชื่อถือ
ในระบบ CRM ส่วนมากมักให้ความสำคัญกับระบบ Lead แต่ในหลายธุรกิจที่การเก็บ Lead ทำได้ไม่ดี หรืออาจจะไม่มีการจัดเก็บไม่มีเลยก็ได้ ดังนั้นระบบการออกใบเสนอราคาจึงเป็นเรื่องพื้นฐานที่จำเป็นมากกว่า และ จะช่วยให้ธุรกิจ มีประสิทธิภาพในการนำเสนอมากยิ่งขึ้น
สำหรับบริษัทที่สนใจระบบ ใบเสนอราคา หรือ CRM สามารถ Click เพื่อดูรายละเอียดได้ครับ
Design Quotation Solution
ตัวอย่าง Design นี้เราใช้ Office 365 เป็นเครื่องมือในการสร้างระบบการออกใบเสนอราคา โดยการทำงานจะเริ่มจาก Sales บันทึกข้อมูลใบเสนอราคา แล้ว ส่งต่อให้ ผู้จัดการ Approve หลายจาก Approve แล้ว ระบบจะส่ง Mail ให้ อัตโนมัติ ซึ่งระบบจะได้ Respond จาก Customer ด้วยถ้าเค้าสนใจก็สามารถ click ที่ link เพื่อ update ข้อมูลกลับมาที่ Sales ได้รู้ทันที
ส่งข้อมูลไปวิเคราะห์ที่ Power BI
