เครื่องมือค้นหาข้อมูลส่วนบุคคล
Microsoft 365 มีเครื่องมือจัดจำแนกข้อมูล (Data Classification) ซึ่งสามารถช่วยองค์กรค้นหาข้อมูลต่างๆ ที่อยู่ในระบบ Microsoft 365 ทั้ง E-mail , File ระบบ Exchange Online, Microsoft Teams, SharePoint Online และ OneDrive for Business แล้วแบ่งประเภทของข้อมูลต่างๆ เป็นข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลทางธรุกิจ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคล เพื่อให้บริษัททำความเข้าใจ และ เรียนรู้ข้อมูลองค์กรก่อนที่จะเริ่มบังคับใช้นโยบายการจัดการข้อมูล(Data Governance Policy)
ในทางเทคนิคแล้ว การจัดจำแนกข้อมูลในขั้นตอนนี้ใช้รูปแบบการค้นหาข้อมูลเอกลักษณ์ (sensitive info types) ทั้งส่วนที่ Microsoft ได้ให้รูปแบบเอกสารลักษณ์มาแล้วกว่า 100 รูปแบบ ตามประเภทอุตสาหกรรม ข้อบังคับ และการปฏิบัติตามข้อกำหนดของท้องถิ่น รวมถึงกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ทั้งของสหภาพยุโรป (GDPR) และของประเทศไทย (PDPA) องค์กรยังสามารถจัดทำรูปแบบการค้นหาขึ้นใหม่ตามความต้องการ
การค้นหาข้อมูลนี้สามารถทำได้ด้วยการระบุ (keyword) แบบเฉพาะเจาะจง (regular expression) ฐานข้อมูลเกี่ยวข้อง (dictionary) และบริบทความใกล้ (proximity)
นอกเหนือจากนี้ Microsoft 365 ยังมีคุณสมบัติจำแนกด้วย Trainable Classifiers ที่เป็นการเรียนรู้ด้วย AI มาช่วยองค์กรเพื่อทำความเข้าใจลักษณะชุดของข้อมูล โดยองค์กรสามารถจัดชุดของข้อมูลจำนวนหนึ่งเริ่มต้นที่ 50-500 ชุดข้อมูล แล้วให้ระบบ Machine Learning เรียนรู้รูปแบบของเอกสาร
ตรวจสอบผลลัพธ์เพื่อสอนโมเดลของข้อมูลให้เก่งขึ้น จากนั้นระบบจะจัดการค้นหาและแยกประเภทให้โดยอัตโนมัติ
MICROSOFT 365 – MICROSOFT CLOUD APP SECURITY
องค์กรสามารถใช้ Microsoft Cloud App Security (MCAS) เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งเพื่อการค้นหาข้อมูลส่วนบุคคล โดยเชื่อมต่อผ่าน App Connector ไปยังระบบคลาวด์ SaaS หรือใช้คุณสมบัติ Investigate เพื่อค้นหาเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคล การทำงานของ Microsoft Cloud App Security (MCAS) ยังเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการ และในขั้นตอนต่อไปองค์กรสามารถใช้ เพื่อจัดประเภทของข้อมูล เพิ่มกลไกการป้องกัน และตรวจสอบกิจกรรมการเข้าถึงต่างๆ
ในขั้นตอนนี้ Microsoft Cloud App Security (MCAS) องค์กรสามารถเริ่มต้นด้วยตัวตรวจสอบเนื้อหา (Content Inspection) ซึ่งสามารถค้นหาเอกสารต่างๆ โดยใช้รูปแบบการค้นหาที่มีมาให้อยู่แล้ว เช่น ที่อยู่ อีเมล, หมายเลขบัตรเครดิตการ์ด, SWIFT หรือใช้ Microsoft Data Classification Service และใช้รูปแบบ การค้นหาข้อมูลเอกลักษณ์ (sensitive info types) ซึ่งสามารถเลือกใช้ได้ท้งั ที่มีอยู่ใน Microsoft Cloud App Security หรือเลือกใช้จากรูปแบบการค้นหาใหม่ตามความต้องการ (custom sensitive info types)
