ระบบเบิกเงินสดย่อย

ระบบพื้นฐานอย่างหนึ่งสำหรับพนักงาน Fusion Solution มี ฟรีให้ใช้ครับ ระบบเป็น Mobile Application สำหรับพนักงาน และมี Web Application สำหรับ admin ระบบจะช่วยลดภาระการรวบรวมเอกสารสำหรับการเบิกเงิน และ จะ Update สถานะการเบิกให้กับผู้เบิกทราบโดยทันทีครับ

สำหรับบริษัทที่ต้องการทำ ใบเบิกเงิน จาก Power Platform หรือ Office 365 สามารถเรียกใช้บริการจาก Fusion ได้เพราะเรามีระบบที่พัฒนาไว้พร้อมใช้แล้ว

Fusion Solution เป็นบริษัท Software ตั้งแต่ปี 2005 ให้บริการพัฒนาระบบทั้งเอกชน และ รัฐบาล บริษัทเป็น Microsoft Gold Partner และ CMMI3

• ระบบสามารถ Export Data ให้อยู่ในรูปแบบ Excel
• ช่วยในการทำสรุปข้อมูลการเบิก
• ระบบช่วยบันทึกการทำงานเพื่อประกอบข้อมูลการเบิกเงิน
• สามารถถ่ายภาพใบเบิกประกอบข้อมูล
• ไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้งาน และ ระยะเวลาการใช้งาน
• มีระบบการ Approve การเบิกสำหรับเจ้าหน้าที่โดยเฉพาะ
• มี Mobile App สำหรับ ผู้ขอเบิก สามารถเบิกได้จากมือถือ และ มี status การเบิกแสดงแบบ Real time
• มี Web App สำหรับ เจ้าหน้าที่บัญชีที่ทำเรื่องอนุมัติการเบิก

ความรู้เกี่ยวกับระบบเงินสดย่อย ( Petty Cash )

  ขั้นตอนง่าย ๆ ในการจัดการกับระบบเงินสดย่อยมีดังนี้คือ

• ขั้นตอนแรก ก่อนอื่นเราต้องมีการตั้งวงเงินของเงินสดย่อยกันก่อน
• ขั้นตอนที่สอง หลังจากตั้งวงเงินแล้ว ก็จะมีใช้จ่ายเงินสดย่อย
• ขั้นตอนที่สาม การเบิกเงินชดเชยเงินสดย่อย

วิธีการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเงินสดย่อย บันทึกได้ 2 แบบคือ

1. การบันทึก ระบบเบิกเงินสดย่อย โดยไม่ได้กำหนดวงเงินไว้แน่นอน หรือเรียกว่า Fluctuating System
2. การบันทึกเงินสดย่อย โดยกำหนดวงเงินที่แน่นอนไว้ หรือเรียกว่า Imprest System

          แต่โดยทั่วไปแล้วระบบ การกำหนดวงเงินที่แน่นอน มักได้รับความนิยมมากกว่า เพราะดูแลค่อนข้างง่าย!!!! ระบบเงินสดย่อยที่มีการกำหนดวงเงินไว้แน่นอน ที่เรียกว่า “Imprest System”หรือ “Imprest Fund” เป็นวิธีการที่อาจถือได้ว่าดีที่สุดวิธีหนึ่ง มีหลักการง่ายๆ ดังนี้ คือ

• ต้องกำหนดวงเงินที่เหมาะสม ไม่มากหรือน้อยเกินไป วงเงินที่กำหนดนี้จะเป็นตัวเลขควบคุมยอดที่สำคัญที่สุด และจะเบิกชดเชยเมื่อเงินสดคงเหลือลดน้อยลง วงเงินดังกล่าวมักเรียกว่า “Float” หรือ “Petty Cash Float“
• ต้องมอบหมายให้มีผู้รักษาเงินสดย่อยที่ไม่ใช่ผู้บันทึกบัญชี เช่น อาจมอบหมายให้แคชเชียร์ หรือเลขานุการ เป็นต้น เป็นผู้รักษาเงินสดย่อย
• ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องรวบรวมเอกสาร และใบสำคัญเงินสดย่อยที่มีผู้รับเงินลงชื่อและวันที่ไว้ เพื่อให้สามารถติดตามยอดที่จ่ายและเงินสดคงเหลือได้ตลอดเวลา
• ผู้รักษาเงินสดย่อยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ในเรื่องบัญชีแต่อย่างใด (แต่ควรเป็นผู้มีความระมัดระวังดีพอควร)
• ผู้รักษาเงินสดย่อยจะเบิกชดเชยเงินสดย่อยตามยอดค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปทั้งหมด
• ระบบเงินสดย่อยทำให้สามารถตรวจสอบยอดเงินสดคงเหลือ และค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปแล้วได้ตลอดเวลา ทำให้แน่ใจได้ว่าไม่มีการหลงลืมรายการใดรายการหนึ่ง
• เราสามารถทบทวนเพิ่มหรือลดวงเงินตามสถานการณ์ และวุฒิภาวะของบุคคลากรผู้ได้รับมอบหมายเป็นครั้งคราวได้ตามความเหมาะสม
• อาจกำหนดวงเงินสดย่อยซ้อนกัน และ/หรือ แยกกัน คราวละหลายวงได้ตามความจำเป็น และตามระดับของค่าใช้จ่ายของผู้รักษาเงินสด เช่น มีวงเงินสดย่อย 2 วงเงิน วงเงินแรกจำนวนเงิน 20,000 บาท วงเงินที่สองจำนวนเงิน 5,000 บาท แยกต่างหากจากกัน หรือ วงเงินที่สองอาจเป็นวงเงินย่อยของวงเงินแรก และเบิกชดเชยจากวงเงินใหญ่ ก็สามารถทำได้ เป็นต้น

ทำ ระบบเบิดเงินสดย่อย ด้วย Power Platform

สำหรับความต้องการระบบที่ซับซ้อน เช่น มี Form ที่ต้องการเป็นพิเศษ หรือ ขั้นตอนการอนุมัติที่เป็นเงื่อนไขเฉพาะ หรือ การเชื่อมต่อข้อมูลกับระบบ ERP แบบนี้ทางเราขอนำเสนอ Power Platform ที่มาพร้อมใน Microsoft 365

จากภาพเป็นขั้นตอนการทำงานของระบบ เริ่มจาก

• เริ่มจากเข้าไปกรอกใบเบิกเงินใน Power Apps
• ส่งข้อมูล เข้าระบบ Work flow ด้วย Power Automate
• ผู้บริหารเข้ามาดูข้อมูลคำขอ จากหน้า Power Apps
• ใบคำขอที่อนุมัติแล้วนำไปเก็บใน SharePoint
• ทำ API ด้วย Power Automate นำเข้าไปเก็บในระบบ ERP
• ทำ API ดึงข้อมูล master data จาก ERP มาเก็บใน SharePoint สำหรับเป็นข้อมูล Reference

สนใจ Solution Contact Fusion Solution