ระบบงบประมาณ
ระบบงบประมาณ (Budgeting System) อาจประกอบด้วย module หลักๆ ดังนี้:
- Module การวางแผนงบประมาณ (Budget Planning Module): ช่วยในการกำหนดแผนงบประมาณในระยะยาวและระยะสั้น โดยอาจรวมถึงการวางแผนรายได้และรายจ่าย, การวางแผนการลงทุน, และการวางแผนเงินสด
- Module การติดตามและควบคุมงบประมาณ (Budget Monitoring and Control Module): ช่วยในการติดตามและควบคุมการใช้งบประมาณในแต่ละช่วงเวลา รวมถึงการเปรียบเทียบระหว่างงบประมาณที่วางแผนไว้และการใช้จริง
- Module การรายงาน (Reporting Module): ช่วยในการสร้างรายงานที่เกี่ยวข้องกับงบประมาณ รวมถึงรายงานการใช้งบประมาณ, รายงานการเปรียบเทียบระหว่างงบประมาณและการใช้จริง, และรายงานการวิเคราะห์งบประมาณ
- Module การวิเคราะห์ (Analysis Module): ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงบประมาณ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ
- Module การจัดการข้อมูล (Data Management Module): ช่วยในการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงบประมาณ รวมถึงการเก็บ, การปรับปรุง, และการเข้าถึงข้อมูล
- Module การปรับปรุงและปรับแต่งงบประมาณ (Budget Adjustment and Revision Module): ช่วยในการปรับปรุงและปรับแต่งงบประมาณตามความเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์
- Module การอนุมัติงบประมาณ (Budget Approval Module): ช่วยในการจัดการกระบวนการอนุมัติงบประมาณ
- Module การจัดการความเสี่ยง (Risk Management Module): ช่วยในการจัดการความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้งบประมาณ
Budget Planning Form
ส่วนมากจะใช้ Excel ในการจัดทำ แต่ก็มีจุดที่เป็นปัญหาคือ Form Excel จะควบคุมการกรอกข้อมูลได้ไม่ดี มีโอกาสกรอกผิดสูง แต่ถ้าทำเป็น Web App ก็จะมีประเด็นเรื่อง ความง่ายในการกรอกข้อมูล ที่พนักงานจะไม่คุ้นเคยและมีประเด็นไม่ยอมใช้
ตัวอย่างหน้าตา Web App สำหรับกรอกข้อมูล Budget จะเห็นว่ามีความใกล้เคียงกับหน้าจอ Excel
ส่วนประกอบของ form Budget Planning
- ชื่อและข้อมูลส่วนตัว: สิ่งแรกที่ควรมีในแบบฟอร์มวางแผนงบประมีนคือชื่อและข้อมูลส่วนตัวของผู้ทำแผน ซึ่งอาจจะรวมถึงชื่อ, ที่อยู่, หมายเลขโทรศัพท์, และอีเมล์
- รายได้: รายละเอียดเกี่ยวกับรายได้ทั้งหมดที่คุณคาดว่าจะได้รับในช่วงเวลาที่กำหนด รวมถึงเงินเดือน, รายได้จากการลงทุน, หรือรายได้จากแหล่งอื่น ๆ
- รายจ่าย: รายการของรายจ่ายทั้งหมดที่คุณคาดว่าจะต้องจ่ายในช่วงเวลาที่กำหนด รวมถึงค่าใช้จ่ายประจำวัน, ค่าใช้จ่ายเพื่อการลงทุน, ค่าใช้จ่ายสำหรับการศึกษา, ค่าใช้จ่ายสำหรับสุขภาพ, และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ
- การวางแผนการใช้จ่าย: ส่วนนี้ควรระบุว่าคุณวางแผนจะใช้เงินอย่างไร รวมถึงการกำหนดเป้าหมายการออม, การลงทุน, หรือการจ่ายค่าใช้จ่ายอื่น ๆ
- การติดตามและประเมินผล: ส่วนนี้ควรระบุวิธีการที่คุณจะติดตามและประเมินผลการทำงานของแผนงบประมีนของคุณ รวมถึงการตั้งค่าการแจ้งเตือนหรือการตรวจสอบสถานะของแผนงบประมีนของคุณอย่างประจำ
- วันที่และลายเซ็น: สุดท้าย, แบบฟอร์มวางแผนงบประมีนควรมีที่สำหรับวันที่และลายเซ็นเพื่อยืนยันว่าข้อมูลที่ให้มาทั้งหมดเป็นความจริงและคุณยินยอมที่จะปฏิบัติตามแผนที่วางไว้.
สร้าง ระบบงบประมาณด้วย Power Platform
ชุดของ Power Platform นี้ ไม่ได้เป็นคำเรียกทั่วไป แต่เป็น Microsoft ที่เรียกชุดเครื่องมือของเค้าเอง โดยชุดนี้ประกอบไปด้วย
- Power Apps
- Power Automate
- Power BI
- Power Virtual Agents
- Power Page
และถ้าใครรู้สึกคุ้นๆ ว่าเคยเห็น ก็ต้องบอกว่ามันมีอยู่แล้วในชุด Microsoft 365 ครับมีมาตั้งแต่ ชุด Business Basic เลยทีเดียว ดังนั้นใครที่ซื้อ License Microsoft 365 แล้วใช้แต่ ชุด Office Word Excel นี่ขาดทุนนะครับ
สำหรับความเหมาะสมที่จะนำ Power Platform มาใช้ทำระบบงบประมาณ มีหลายทางเลือก คือ จะเลือกใช้ SharePoint เป็น Database ก็ได้ หรือ จะใช้ Dataverse ก็ได้ แล้วแต่ขนาดของกิจกรรม ถ้าเล็ก ก็เลือก SharePoint ถ้าใหญ่ก็ Dataverse ครับ
ตัวอย่าง Interface ที่ใช้ Power Apps ในการพัฒนา
Reference
