เป้าหมายของบริษัท ที่สนใจเรื่อง Digital Signature ก็เพื่อ ลดการใช้กระดาษ เปลี่ยนขั้นตอนการทำงานเป็นระบบ Workflow และยังคงมีผลทางกฎหมาย แต่ทราบหรือป่าวครับว่า การจัดการเอกสารให้เป็น Digital นั้น มีการจัดการได้หลายแบบ แล้วแต่ละแบบก็เหมาะกับเอกสารแต่ละประเภท อีก สำหรับตอนนี้ผมเลยจะมาให้ข้อมูลแบบ ละเอียด เพื่ออธิบายการจัดการเอกสาร แบบต่าง ๆ ให้ชัด ๆกันไปเลยครับ
ผมแยกเอกสารในบริษัท ออกมาเป็น 4 ประเภท ดังนี้
- เอกสารประกาศ อย่างเช่น ประกาศวันหยุด ประกาศระเบียบ ประกาศขั้นตอนการทำงาน เอกสารบันทึกการทำงาน ลักษณะเอกสาร พวกนี้ส่วนมาก จะมีผู้มีอำนาจเซ็นต์ แล้วก็เก็บเข้า แฟ้มไว้อ้างอิง หรือ ไม่ก็แปะไว้ข้างกำแพง จำนวนเอกสารจะไม่มาก นาน ๆ ทำที
- เอกสารที่สำคัญไม่มาก จะมีจำนวนมาก ขึ้นกับการทำงานและเป็นเอกสารส่วนใหญ่ของบริษัท และเป็นเอกสารที่วุ่นวายที่สุด เพราะมีขั้นตอนการ approve หลายขั้น มีปัญหาเอกสารหาย ปัญหาเอกสารให้ข้อมูลไม่ครบถ้วน ปัญหาแจ้งแล้วทำงานช้า ล้วนเกิดขึ้นที่ตอนนี้ทั้งสิ้น
- ใบเบิกของ
- ใบยืมของ
- ใบแจ้งซ่อม
- ใบสำรวจ ตรวจสอบ
- ใบสั่งของ
- ใบส่งของ
- เอกสารที่ส่งให้ภายนอก เป็นเอกสารสำคัญที่ออกจากระบบ ERP ความถูกต้องของเอกสารมีสูง ข้อมูลครบถ้วน แต่พักหลังมีการแอบแก้ไขข้อมูลก่อนส่ง ทำให้บริษัทต้องมีการระวังเรื่อง เอกสารพวกนี้มากยิ่งขึ้น หลายบริษัทต้องPrint เพื่อให้ผู้มีอำนาจเซ็นต์ก่อนแล้วถึงค่อยส่ง ดังนั้นเอกสารประเภทนี้ต้องมีการยืนยันว่า ผู้บริหารรับทราบและเป็นของจริงไม่ได้เป็นเอกสารปลอม
- PO
- Invoice
- เอกสารที่ส่งให้ภายนอก และ ต้องมีคนเซ็นต์กลับมา เอกสารแบบนี้ จะมีปัญหาคือ ต้องมีขั้นตอนการ Review ในหลายหน่วยงานทำให้การออกเอกสารล่าช้า และ ตัวเอกสารยังมีหลายหน้า หรือ เป็นชุดเอกสาร คนเซ็นต์หลายคน และเป็นคนที่อยู่ภายนอกบริษัทอีกด้วย ความต้องการของเอกสารประเภทนี้ คือต้องสามารถเอาไปฟ้องร้องได้ตามกฎหมาย
- สัญญา
การจัดการกับเอกสารแต่ละประเภท
เอกสารประกาศ
การจัดการเอกสารแบบนี้ ผมขอนำเสนอ SharePoint เพราะเป็นเอกสารประกาศภายใน ซึ่งใน SharePoint เองจะมี Feature การส่ง Approve เอกสาร พวกนี้ให้อยู่แล้ว เราสามารถตั้งให้ระบบ ทำงานแบบอัตโนมัติ เมื่อมีเอกสารใหม่ขึ้นมาระบบจะส่งเรื่องแจ้งให้ ผู้รับผิดชอบทำการ Approve ข้อมูลที่จะประกาศ ผ่าน Mail ได้ทันที และหลังจาก Approve จะส่ง Mail แจ้งต่อให้ทุกคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องได้ทราบ
ถ้าพนักงานต้องการเข้าไปดูเอกสารประกาศก็ทำได้ง่าย ที่ Portal ที่จัดเตรียมไว้
สำหรับการทำประกาศแบบนี้ ที่เป็นเอกสาร word , picture ถือว่าเป็นเรื่องปกติที่ทำกัน แต่ ในยุคใหม่ที่เนื้อหาที่ประกาศอาจจะอยู่ใน รูปแบบของ Web Page ที่มีทั้งภาพ และ Clip video แบบนี้ ก็สามารถทำได้ด้วยเช่นกัน
สำหรับการบริหารจัดการประกาศ ตัว SharePoint ยังสามารถควบคุม เช่นการ เอาออกแบบอัตโนมัติ เมื่อถึงเวลาที่กำหนด หรือ การตั้งการแจ้งเตือนซ้ำเมื่อถึงเงื่อนไขที่ต้องการ และ ใน SharePoint ยังสามารถตรวจสอบว่าใครเข้ามาดูเอกสาร จำนวน View ที่เข้ามาดู และ ผู้อ่านยังสามารถ Comment กลับไปให้ผู้ประกาศทราบ หรือ แสดงความคิดเห็นแบบง่าย เช่น เห็นด้วย หรือ ไม่เห็นด้วย ก็ได้
เอกสารที่เป็นแบบฟอร์ม
การสร้างเอกสารแบบนี้ ผมขอเสนอ Power Apps ในการสร้าง และใช้ Power Automate ในการควบคุมการส่ง Approve ตัวเอกสารประเภทนี้ เป็นเอกสารภายในความสำคัญจะยังไม่มาก และมี ผู้ใช้จำนวนมาก การทำ Digital Signature แบบฟ้องร้องได้ตามกฎหมาย ผมคิดว่ายังไม่คุ้มที่จะทำ ดังนั้น ผมจะเสนอให้ใช้ Log ที่เกิดขึ้นในระบบเป็นตัวยืนยัน โดยการใช้งาน สามารถดูได้จาก clip ด้านล่าง
ประโยชน์จากการใช้วิธีที่ผมนำเสนอ จะช่วยให้การทำงานสะดวกขึ้นอย่างมาก ตัวคน Request เองสามารถเปิด Request ได้ง่าย คน Approve เองก็ง่ายที่จะพิจารณาคำขอ ผ่านทาง Mail ระบบการติดตามทำได้ดีมาก สามารถแจ้งให้กับคน Request ให้ทราบได้อัตโนมัติในทุกขั้นตอน และ สำหรับผู้บริหารเองจะมองเห็นภาพรวมทั้งหมดของการทำงานในบริษัท แบบ Real Time
เอกสารส่งภายนอก
ตัวอย่าง เช่น เอกสาร PO ใบส่งของ ใบวางบิล ใบสั่งซื้อ เอกสารพวกนี้ส่วนมากเป็นเอกสารที่ออกจากระบบตั้งแต่แรก มักจะอยู่ในรูปแบบ PDF ที่จะ Print ออกมาให้ผู้มีอำนาจเซ็นต์ก็เพื่อให้ผู้บริหารรับทราบเท่านั้น เพราะหลังจากเซ็นต์แล้ว ก็ Scan เอกสารอีกครั้งแล้วส่งเป็น mail ออกไป
ปัญหาคือ เอกสารที่ถูกส่งไปในลักษณะนี้ อาจจะถูกเปลี่ยนแปลงเนื้อหาได้โดยที่ผู้รับปลายทางไม่สามารถตรวจสอบได้ ดังนั้นถ้าเราเปลี่ยน ขั้นตอนที่ Print ให้ผู้บริหารเซ็นต์ มาใช้ Digital Signature แทน ประโยชน์ที่ได้คือ ผู้บริหารรับทราบเอกสารที่กำลังจะถูกส่งออกไป เอกสารที่ลง Digital Signature แล้ว มีผลทางกฎหมาย รวมถึงเอกสาร จะไม่สามารถแก้ไขเนื้อหา หรือ ทำปลอมขึ้นมาได้
สำหรับตัวอย่างการทำเอกสารในหัวข้อนี้ สามารถดูการลง Signature ได้จาก Clip นี้ครับ
ตัว Digital Signature ที่จะมีผลทางกฎหมายได้ ต้องไปขอจากหน่วยงานของรัฐ หรือ เอกชนที่รัฐเป็นผู้อนุญาตินะครับ และ ตัว Digital Signature มีหลายแบบด้วย ดังนั้นก่อนที่จะไปขอ ให้ลองศึกษาประเภทก่อนให้ดีนะครับจะได้ไม่ผิดประเภท
เอกสารสัญญา
เอกสารสัญญา เป็นเอกสารที่ต้องเซ็นต์ทั้ง 2 ฝ่าย ซึ่งการเซ็นต์แบบนี้ ผมขอนำเสนอ DocuSign ครับเพราะระบบของ DocuSign รองรับการทำเอกสารสัญญาโดยเฉพาะ เอกสารที่ใช้บริการของ DocuSign สามารถนำไปยืนยันในชั้นศาลได้ ทันทีและในกรณีที่เป็นการเซ็นต์ ในระดับข้ามประเทศ ด้วยแล้ว การใช้งาน DocuSign ยังเป็น Solution ที่ได้รับความเชื่อถืออย่างสูงซึ่งถ้าเราไปดูความน่าเชื่อถือในระดับโลก ตัว DocuSign ถือว่าเป็น 1 ใน 3 Solution ระดับโลกด้วย
สำหรับวิธีการใช้งานสามารถดูได้จาก Clip นี้ครับ
