โปรแกรมบริหารสัญญา
Fusion Solution ให้บริการ โปรแกรมบริหารสัญญา (Contract Management) ตามมาตราฐานของ Microsoft Gold Partner และ CMMi 3 สำหรับหน่วยงานที่ต้องการระบบจัดเก็บสัญญาที่มีคุณสมบัติในการจัดการแบบครบวงจรที่ให้บริการแบบ On Cloud Microsoft 365 ที่สะดวกและประหยัดที่สุด
การบริหารสัญญาในหน่วยงานปัจจุบัน พบว่าหลายหน่วยงานมีปัญหาด้านนี้ เช่น ต้องการให้เตือนเมื่อใกล้ครบอายุสัญญาการจัดการส่งเอกสารในการพิจาณาเพื่อต่ออายุการค้นหาข้อมูลสัญญาซึ่งพบว่าการจัดเก็บจะเป็นแบบ File Server ที่เก็บ Scan ไว้เท่านั้นโดยไม่มีการจัดการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องและระบบการบริหารสัญญาโดยทั่วไปจะใช้ Excel ในการจัดทำทะเบียนเอกสาร
ในหลายกรณี ที่ระบบทะเบียนที่ทำด้วย Excel ไม่ตอบโจทย์ในขั้นตอนทั้งหมดของการบริหารจัดการสัญญา เช่น กระบวนการแจ้งเตือนจะไม่สามารถจัดการได้บน Excel ขบวนการ ตรวจสอบสถานะเอกสารว่าอยู่ในขั้นตอนไหน และ ไม่มีระบบ Update สถานะที่เป็น อัตโนมัติ
ดังนั้นการจัดการเอกสารสัญญาจึงเริ่มมีความต้องการมากขึ้น เพราะแก้ไขปัญหาในการบริการจัดการสัญญา ซึ่ง เราได้แยกสถานะของเอกสารสัญญาออกมาเป็น 4 ช่วง เพื่อให้สามารถพัฒนาที่ละส่วนได้ชัดเจน
- Draft Contract
- Contract Storage เอกสารที่พร้อมส่งเซ็นต์
- E-Signature การเซ็นต์เอกสารผ่านระบบ E-Signature ( Fusion มีระบบที่ชื่อว่า Veracity )
- Sign Contract Storage เอกสารที่ผ่านการเซ็นต์และนำมาจัดเก็บ
![](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2023/02/image-19-1024x446.png)
Draft Contact
คือจุดเริ่มต้นของการจัดทำเอกสาร เป็นช่วงเวลาที่ดูไม่มีระบบระเบียบ แต่คนเราอยากได้ระเบียบนะ เราจะเริ่มต้นจากอะไรในการจัดการ ซึ่งผมขอเสนอว่าก่อนที่จะเริ่มทำเอกสาร เราความมีจุดเริ่มต้น คือ การสร้างพื้นที่ในการจัดเก็บขึ้นมาก่อน
จาก Diagram เริ่มจากการร่างคำของเปิดสัญญาใหม่ ซึ่งระบบจะไปสร้างพื้นที่ให้ auto ใน SharePoint เป็น New Folder ที่มีเลขสัญญา และ จัดทำเอกสารใบ memo รายละเอียดของ Folder นั้น ซึ่งจะสร้างขึ้นมา 2 Folder คือ New Contract Noxxx ที่จะเป็นพื้นที่เอกสารที่พร้อมส่ง เซ็นต์ และ Draft Folder เป็นพื้นที่เก็บเอกสารที่กำลังแก้ไขกันอยู่
![](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2023/02/image-20-1024x562.png)
หลังจากที่ Folder ถูกสร้างขึ้นมาแล้ว เราจะมาเริ่มทำเอกสารสัญญากันซึ่งตัวเอกสารเอง แยกการเกิดเอกสารออกเป็น 2 รูปแบบคือ แบบที่มีการร่างไว้แล้ว ซึ่งเราจะทำระบบที่สามารถดึงเอา Template ของเอกสารมาใช้งานได้ตาม Diagram ระบบจะย้ายเอกสารเข้าไปดูใน Folder ที่รอเซ็นต์ ซึ่งการแก้ไขเอกสารที่ถูกส่งเข้าไปใน Folder นี้แล้วเราจะไม่สามารถเข้าไปแก้ไขตรงๆ ได้
แต่ต้องเข้าไปผ่านระบบที่จะแก้ไขเท่านั้น
![](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2023/02/image-21-1024x532.png)
เอกสารสัญญานอกจากมีชุดเอกสารที่มีการร่างรอไว้แล้วจะมีเอกสารอีกแบบที่ มีการสร้างขึ้นมาเฉพาะกิจ และ ต้องมีการแก้ไข ประชุมส่งให้หลายคนมาช่วยกันดูแบบนี้เราต้องมีการสร้างพื้นที่เฉพาะ สำหรับการแก้ไขครับ โดยพื้นที่นี่จะไม่ได้มี Workflow ควบคุมการแก้ไข แต่ว่า มีเงื่อนไขที่สำคัญคือ ตอนที่สรุปแล้ว ต้องมีคนในทีม กด request เพื่อขอ Approve แล้วย้ายเอกสารนี้ไปไว้ในพื้นที่รอเซ็นต์ครับ
![](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2023/02/image-22-1024x513.png)
สำหรับเอกสารที่รออยู่ใน Folder ที่รอเซ็นต์ จะต้องถูกส่งต่อออกไปที่ ระบบ E-Signature Veracity สำหรับส่งเซ็นต์ในอันดับถัดไปครับ
คุณสมบัติโปรแกรมกับระบบจัดเก็บเอกสารทั่วไป
- ออกแบบมาสำหรับจัดเก็บเอกสารสัญญา หรือ เอกสารสำคัญ โดยเฉพาะ
- มีระบบเตือน เมื่อถึงช่วงเวลาที่กำหนด
- มี Work Flow จัดการเอกสารสัญญา ( สามารถ config เพิ่มเติมได้เองด้วย Power Automate )
- มีระบบ Log ที่เก็บข้อมูลทุกการเคลื่อนไหว
- สามารถเปิดผ่าน Mobile ได้
- ระบบมีความเสถียนภาพสูง รับประกัน 99.9999 % ( ตาม SLA ของ Office365 )
- สามารถควบคุม Version ของเอกสาร และ สามารถกำหนดจำนวน Version ตามที่ต้องการ
- ตรวจสอบผู้เข้ามาดูเอกสาร
- ราคาถูกกว่า Software Document Management อื่นๆ และมี Function ที่พัฒนาขึ้นมาโดยเฉพาะ
- สามารถใช้รวมกับ Digital Signature เพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสารและป้องกันการแก้ไข ( มีผลทางกฎหมาย )
- ตรวจสอบเอกสารประกอบสัญญาได้พร้อมระบบควบคุม Version ที่นำเข้า
- ระบบแจ้งเตือนแบบแยกอิสระให้กับ User สามารถ config เองได้
- ระบบการย้ายเอกสารอัตโนมัติเมื่อตรงกับเงื่อนไขที่กำหนด
คุณสมบัติของโปรแกรมบริหารสัญญา
- ระบบบริหารจัดการเอกสารสัญญา ตั้งแต่ การสร้างสัญญา แก้ไข สัญญา จบสัญญา ขยายสัญญา
- ระบบสามารถควบคุมขั้นตอนต่าง ๆ ของสัญญา ตลอดอายุ ที่ต้องมีการกระทำกับสัญญา โดยเก็บเป็น Log ถึงเหตุการณ์ต่าง ๆ รวมถึงชื่อผู้กระทำ ช่วงของวันเวลา
- Validate Field ก่อนการ summit เอกสารเข้าสู่ระบบ
- ผู้บริหารสัญญาสามารถทราบถึง สถานะต่าง ๆ ของสัญญา ที่ Active หรือ อยู่ในช่วงแก้ไข ขั้นตอนในการแก้ไขว่าปัจจุบันอยู่ในขั้นตอนใด
- สามารถตรวจสอบ เอกสารประกอบต่าง ๆ ในการทำสัญญา ได้ว่าครบถ้วนหรือไม่
- ระบบจัดเก็บข้อมูล Comment ของแต่ละบุคคลที่ต้องทำการพิจารณา
- ระบบเตือนก่อนหมดอายุสัญญา สามารถตั้งเตือนตามความเหมาะสม
- ระบบทำงานอยู่บน Office 365 ( SharePoint ) ทำให้ระบบบริหารสัญญามีความน่าเชื่อถือสูงสุด
- ระบบแจ้งเตือนผ่าน E-mail เมื่อ ถึงเงื่อนไขที่กำหนด
- ระบบ Work Flow สามารถกำหนด เป็น เส้นทางการ อนุมัติ หรือ เป็นแบบ เปิด ให้ส่งเรื่องเพื่อขออนุมัติ
- Option เชื่อมโยงข้อมูล ออกรายงาน ไปที่ Power BI
- ระบบตู้จัดเก็บเอกสารแยกจาก File Server
ปัญหาเกี่ยวกับสัญญาที่วุ่นวาย
M-Contract เหมาะกับสัญญา และเอกสารแบบไหน
ระบบ โปรแกรมบริหารสัญญา เหมาะกับสัญญาที่มีระยะเวลาควบคุมที่ชัดเจน และ มีขั้นตอนการอนุมัติในหลายขั้นตอน และ มีเอกสารประกอบจำนวนมา เช่น
- สัญญาซ่อมบำรุง
- สัญญาแฟรนไชส์
- สัญญาซื้อขาย
- สัญญาว่าจ้าง
- สัญญาก่อสร้าง
- สัญญาเช่า หรือ อื่น ๆ
การพัฒนาระบบบริหารสัญญา จุดเด่นของระบบ
- ระบบบริหารสัญญา พัฒนาอยู่บน SharePoint Online ทำให้ต้นทุนการใช้งานระบบถูกกว่า การใช้ App อื่น ๆ
- ผู้ใช้งาน ไม่จำเป็นต้องซื้อ Hardware หรือ License ให้ยุ่งยาก
- ไม่จำเป็นต้องมีผู้ดูแลระบบ Server
- สามารถขยายระบบได้ไม่มีข้อจำกัด
- ระบบมีความยืดหยุ่นสูง สามารถใช้ได้กับทุกธุรกิจ
- ระบบตู้เอกสารสามารถทำการเชื่อมต่อกับระบบการจัดเก็บแบบถาวร ที่เป็น Local Server ได้
Design Solution Contract Management
![โปรแกรมบริหารสัญญา](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2021/10/image-8-1024x579.png)
คำถามเกี่ยวกับระบบบริหารสัญญา
- ระบบสามารถใช้งานได้บน SharePoint Online เท่านั้นใช่หรือไม่
- ใช่ครับ โปรแกรมบริหารสัญญาทำ พัฒนาขึ้นสำหรับใช้บน ระบบ Online เท่านั้น
- ระบบนี้สามารถนำมาใช้กับ Document ISO ได้หรือไม่
- ไม่ได้ครับ ถ้าต้องการใช้ ISO ทางบริษัทขอนำเสนอ SharePoint Document Library จะตรงกับความต้องการมากกว่า
- ระบบสามารถนำไปใช้กับสัญญาได้หลายประเภทหรือไม่
- ใช้ได้ครับ ไม่จำกัดประเภทสัญญา
- ระบบมีการค้นหาข้อมูลแบบไหนได้บ้าง
- มีระบบกรอกข้อมูล
- ระบบค้นหาแบบ Full Text Search
- ระบบจัดกลุ่มข้อมูลตามมุมมองที่ต้องการ
- ระบบการ Set View สำหรับ User แต่ละกลุ่ม