PDF Paperless
File PDF กับการทำ Solution Paperless ถือว่าเป็นของคู่กัน เพราะเอกสารที่ถูกนำมา Approve นั้น Workflow นั้น เท่าที่ทำมาจะเป็น File PDF ทั้งหมด แล้วด้วยคุณสมบัติของ PDF ที่ป้องกันการแก้ไข และ สามารถลง E-Signature ได้ และ สามารถเปิด File PDF ได้จากทุก OS ทำให้เอกสาร PDF ถือว่าเป็น Standard ของการทำงาน Paperless เลยทีเดียว
ด้วยคุณสมบัติที่ป้องกันการแก้ไข ทำให้ตัว PDF ต้องใช้เครื่องมือเฉพาะในการ เพิ่มเติมข้อมูลใน File เช่น Adobe Pro ซึ่งในไทยก็หาคนซื้อยากเพราะราคาที่สูงเกือบหมื่น
สำหรับ Solution อย่างง่ายในการทำ Approve เอกสารที่เป็น PDF สามารถดูได้จาก Clip ด้านล่างนี้ครับ
Clip ตัวอย่าง จะเห็นว่า คนที่เตรียมเอกสารทำงานง่ายมาก และ คน Approve ก็ง่ายพอๆ กัน ซึ่งความง่ายทั้งหมดเกิดขึ้นจากคนที่ Config Power Automate ครับ ที่ได้ทำขั้นตอนการ Approve และ การเชื่อมต่อกับระบบ Veracity ไว้ เมื่อ Approve เอกสารเสร็จ ตัว PDF ถูก Stamp E-Signature ตามมาตรา 26 ของ ETDA ซึ่งมีผลทางกฎหมายอย่างถูกต้อง และ นำมาเก็บใน SharePoint ให้กับ Admin เรียบร้อย
การแปลง file เอกสารสัญญาเป็น PDF แบบ auto
เครื่องมือของ Microsoft 365 เราสามารถแปลง File Word เป็น PDF ได้แบบอัตโนมัติ โดยอาศัยเครื่องมือ Power Automate ในการแปลง File เช่นการทำเอกสารสัญญา เราสามารถทำเอกสาร word แล้วให้มีขบวนการวิ่ง flow อนุมัติ โดยให้นำชื่อ ผู้อนุมัติประทับลงในเอกสาร word แล้ว ให้ทำการแปลง เอกสารเป็น PDF ในตอนจบได้อีกด้วย
ถ้าต้องการทดสอบการทำงานสามารถติดต่อ Fusion เพื่อขอทดสอบระบบได้ครับ
