Email encryption with M365: คู่มือครอบคลุมเกี่ยวกับตัวเลือกการเข้ารหัส Microsoft 365
Microsoft 365 มีโซลูชันการเข้ารหัสหลากหลายที่ออกแบบมาเพื่อปกป้องข้อมูลสำคัญและรับรองความปลอดภัยในการสื่อสาร ไม่ว่าคุณจะส่งข้อมูลลับภายในหรือภายนอกองค์กร Microsoft 365 ก็มีเครื่องมือการเข้ารหัสที่หลากหลายเพื่อช่วยให้องค์กรของคุณสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้อย่างครบถ้วน ในคู่มือนี้ เราจะสำรวจตัวเลือกต่าง ๆ สำหรับ Email Encryption with M365 เช่น Microsoft Purview Message Encryption, S/MIME, Information Rights Management (IRM) และ Transport Layer Security (TLS)
Email Encryption with M365 คืออะไร?
Email Encryption with M365 คือชุดของเครื่องมือและบริการที่ช่วยป้องกันเนื้อหาอีเมลจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ทั้งขณะส่งผ่านเครือข่ายและเมื่อจัดเก็บข้อมูล ช่วยให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้รับที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถอ่านข้อความ ลดความเสี่ยงจากการรั่วไหลหรือการละเมิดข้อมูล
Microsoft 365 ใช้การเข้ารหัสอีเมลใน 2 รูปแบบหลัก:
- การเข้ารหัสระดับบริการ: รักษาความปลอดภัยของการสื่อสารระหว่างเซิร์ฟเวอร์โดยอัตโนมัติผ่าน TLS
- การเข้ารหัสที่ผู้ใช้สามารถกำหนดได้: ผู้ดูแลระบบและผู้ใช้สามารถเลือกเข้ารหัสข้อความด้วย OME, IRM หรือ S/MIME
ตัวเลือกการเข้ารหัสใน Microsoft 365
1. Microsoft Purview Message Encryption (OME)
Microsoft Purview Message Encryption (OME) สร้างขึ้นบน Azure Rights Management (Azure RMS) ช่วยให้ผู้ใช้สามารถส่งอีเมลเข้ารหัสไปยังผู้รับทั้งภายในและภายนอกองค์กร โดยไม่จำกัดผู้ให้บริการอีเมล เช่น Gmail, Yahoo! Mail หรือ Outlook.com
คุณสมบัติเด่นของ OME:
- เข้ารหัสข้อความโดยอัตโนมัติตามกฎที่ผู้ดูแลระบบตั้งไว้
- รองรับการส่งอีเมลเข้ารหัสไปยังผู้รับภายนอกผ่านพอร์ทัลเว็บที่ปลอดภัย
- ผู้รับสามารถดูและตอบกลับอีเมลเข้ารหัสได้โดยไม่ต้องมีการสมัครใช้งาน Microsoft 365
- ไม่จำเป็นต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติม
การใช้งานที่แนะนำ: ใช้ OME เมื่อต้องส่งข้อมูลสำคัญไปยังบุคคลภายนอก เช่น รายงานทางการเงินสำหรับลูกค้าหรือข้อมูลสุขภาพสำหรับผู้ป่วย
2. Information Rights Management (IRM)
IRM ให้การเข้ารหัสพร้อมข้อจำกัดในการใช้งาน เพื่อป้องกันไม่ให้มีการคัดลอก ส่งต่อ หรือพิมพ์อีเมลและไฟล์แนบโดยไม่ได้รับอนุญาต
คุณสมบัติเด่นของ IRM:
- ปกป้องอีเมลทั้งในและนอกเครือข่าย
- สามารถกำหนดให้ใช้โดยอัตโนมัติผ่าน transport rules หรือให้ผู้ใช้เลือกใช้งานด้วยตนเองใน Outlook
- ป้องกันการเผยแพร่ข้อมูลสำคัญโดยไม่ได้รับอนุญาต
การใช้งานที่แนะนำ: เหมาะสำหรับการสื่อสารภายในที่ต้องควบคุมการกระจายข้อมูล เช่น การตั้งค่าห้ามส่งต่อข้อมูลภายในองค์กร
3. Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME)
S/MIME เป็นวิธีเข้ารหัสที่ใช้ใบรับรองดิจิทัล พร้อมลายเซ็นดิจิทัลเพื่อยืนยันตัวตนของผู้ส่ง
คุณสมบัติเด่นของ S/MIME:
- เข้ารหัสแบบ peer-to-peer ระหว่างผู้ส่งและผู้รับ
- ต้องมีการจัดการ public key สำหรับผู้รับและจัดเก็บ private key อย่างปลอดภัย
- รับรองความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อความด้วยลายเซ็นดิจิทัล
การใช้งานที่แนะนำ: มักใช้ในหน่วยงานราชการหรือธุรกิจที่ต้องการการเข้ารหัสแบบ peer-to-peer ระดับสูงสำหรับข้อมูลสำคัญ
4. Transport Layer Security (TLS)
TLS เข้ารหัสการเชื่อมต่อระหว่างเซิร์ฟเวอร์เพื่อรับรองความปลอดภัยของการส่งข้อความในขณะส่งผ่านเครือข่าย
คุณสมบัติเด่นของ TLS:
- ใช้งานโดยอัตโนมัติใน Microsoft 365 เพื่อความปลอดภัยของการสื่อสารระหว่างเซิร์ฟเวอร์
- ป้องกันข้อความจากการถูกดักฟังระหว่างทาง
- ใช้ร่วมกับ OME หรือ IRM เพื่อเพิ่มความปลอดภัยได้
การใช้งานที่แนะนำ: เหมาะสำหรับการสื่อสารระหว่างองค์กรหรือพันธมิตรทางธุรกิจที่เชื่อถือได้
การเปรียบเทียบตัวเลือกการเข้ารหัสใน M365
ฟีเจอร์ | Microsoft Purview Message Encryption (OME) | Information Rights Management (IRM) | S/MIME |
ขอบเขตการเข้ารหัส | ผู้รับภายในและภายนอก | ผู้รับภายในและควบคุมการใช้งาน | peer-to-peer (ต้องใช้ใบรับรองดิจิทัล) |
ข้อจำกัดในการใช้งาน | ไม่มี | มี | ไม่มี |
ต้องใช้ซอฟต์แวร์เสริม | ไม่ต้อง (เข้าถึงผ่านเว็บ) | ขึ้นอยู่กับอุปกรณ์/แอป | ต้องใช้ (จัดการใบรับรอง) |
รองรับผู้รับภายนอก | ใช่ | จำกัด | เฉพาะกรณีที่ทั้งสองฝ่ายใช้ S/MIME |
ปรับแต่งแบรนด์ได้หรือไม่ | ใช่ | ไม่ | ไม่ |
เหมาะกับการปฏิบัติตามข้อกำหนด | ใช่ | ใช่ | ใช่ |
ควรเลือกใช้ตัวเลือกใด?
- OME: สำหรับการส่งอีเมลที่มีข้อมูลสำคัญทางธุรกิจไปยังผู้รับภายนอก เช่น ลูกค้าหรือพันธมิตร
- IRM: สำหรับการปกป้องเอกสารและอีเมลภายในที่ต้องการควบคุมการกระจาย เช่น เอกสารฝ่ายบุคคลหรือบันทึกภายในระดับผู้บริหาร
- S/MIME: สำหรับการสื่อสารกับหน่วยงานรัฐบาลหรือองค์กรที่กำหนดให้ต้องใช้การเข้ารหัสแบบใบรับรองดิจิทัล
การเข้ารหัสข้อมูลขณะพักใน M365
นอกจากการเข้ารหัสอีเมลระหว่างการส่งแล้ว Microsoft 365 ยังปกป้องข้อมูลอีเมลขณะพัก (data at rest) โดยใช้ BitLocker Drive Encryption ซึ่งช่วยรักษาความปลอดภัยให้กับฮาร์ดไดรฟ์ในศูนย์ข้อมูลของ Microsoft เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต นอกจากนี้ยังมีวิธีเพิ่มเติม เช่น การเข้ารหัสระดับบริการ (service encryption) และ Distributed Key Management (DKM) เพื่อเสริมความปลอดภัยให้กับข้อมูลที่จัดเก็บ
ความเข้ากันได้กับการเข้ารหัสของบุคคลที่สาม
แม้ว่า Microsoft 365 จะมีระบบการเข้ารหัสในตัว แต่คุณสามารถผสานรวมกับเครื่องมือภายนอก เช่น PGP (Pretty Good Privacy) ได้ อย่างไรก็ตาม Microsoft 365 รองรับเฉพาะ PGP/Inline เท่านั้น ไม่รองรับ PGP/MIME ซึ่งอาจจำกัดการใช้งานบางอย่างใน Outlook
แนวทางปฏิบัติขั้นสูงด้านความปลอดภัยสำหรับ email encryption with M365
การใช้การเข้ารหัสเป็นเพียงหนึ่งในชั้นการป้องกันสำหรับการสื่อสารที่มีข้อมูลสำคัญ เพื่อให้ email encryption with M365 มีประสิทธิภาพสูงสุด ควรปฏิบัติตามแนวทางขั้นสูงดังนี้:
1. ผสานการเข้ารหัสกับนโยบาย Data Loss Prevention (DLP)
รวม Microsoft Purview DLP เข้ากับกลยุทธ์การเข้ารหัสของคุณ เพื่อให้สามารถตรวจจับข้อมูลสำคัญ (เช่น หมายเลขบัตรเครดิตหรือข้อมูลทางการแพทย์) และเรียกใช้งานการเข้ารหัสหรือจำกัดการเข้าถึงโดยอัตโนมัติ
เคล็ดลับ: กำหนดกฎ DLP ให้ใช้ OME หรือ IRM โดยอัตโนมัติเมื่อมีการตรวจพบข้อมูลประเภทความเสี่ยงสูงในอีเมลขาออก
2. ใช้ Conditional Access ร่วมกับ Multi-Factor Authentication (MFA)
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเข้าถึงอีเมลที่เข้ารหัสโดยเฉพาะเมื่อแชร์ภายนอกองค์กร ได้รับการปกป้องด้วยนโยบาย Conditional Access และ MFA
เคล็ดลับ: บังคับใช้ MFA กับผู้ใช้ที่เข้าถึงข้อความที่มีความสำคัญผ่านพอร์ทัลที่ปลอดภัย เพื่อลดความเสี่ยงจากการถูกขโมยข้อมูลรับรอง
3. ใช้ Sensitivity Labels
ใช้ Microsoft Purview Sensitivity Labels เพื่อจัดประเภทและปกป้องเนื้อหาทั้งในอีเมล เอกสาร และแชทใน Teams โดยฉลากความไวสามารถเรียกใช้งานการเข้ารหัสโดยอัตโนมัติเมื่อจัดประเภทข้อมูล
เคล็ดลับ: สำหรับโครงการที่มีความลับสูง ให้ใช้ฉลาก “Confidential” ที่จะทำให้มีการเรียกใช้งาน IRM หรือ OME โดยอัตโนมัติ
4. จำกัดการแชร์ภายนอก
กำหนดข้อจำกัดในการแชร์ภายนอกโดยตั้งค่ากฎการไหลของเมลใน Exchange Online เพื่อให้แน่ใจว่ามีการเข้ารหัสเมื่อส่งข้อมูลออกนอกองค์กร โดยเฉพาะในกรณีที่มีเนื้อหาสำคัญ
เคล็ดลับ: ใช้กฎ transport เพื่อบังคับใช้การเข้ารหัสเมื่อส่งอีเมลไปยังโดเมนภายนอก เช่น Gmail หรือ Yahoo
5. ตรวจสอบและตรวจจับการใช้งานการเข้ารหัสอีเมล
ใช้ Microsoft Purview Audit Logs และ Microsoft Defender for Office 365 เพื่อเฝ้าติดตามการใช้งานการเข้ารหัส ตรวจจับความผิดปกติ และสืบสวนเหตุการณ์ต้องสงสัย
เคล็ดลับ: ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับความพยายามในการเลี่ยงนโยบายการเข้ารหัสหรือรูปแบบการใช้งานการเข้ารหัสที่ผิดปกติ
6. อัปเดตใบรับรองการเข้ารหัส (สำหรับ S/MIME) อย่างสม่ำเสมอ
สำหรับองค์กรที่ใช้ S/MIME ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบรับรองดิจิทัลได้รับการต่ออายุและจัดการอย่างปลอดภัยเป็นประจำ เพื่อป้องกันปัญหาการส่งหรือการถอดรหัสที่อาจเกิดจากใบรับรองที่หมดอายุ
เคล็ดลับ: ทำกระบวนการต่ออายุใบรับรองให้เป็นแบบอัตโนมัติและสร้างโครงสร้างพื้นฐานสำหรับการจัดการกุญแจอย่างปลอดภัย
7. ให้ความรู้ผู้ใช้เกี่ยวกับการใช้อีเมลอย่างปลอดภัย
ให้ความรู้พนักงานเกี่ยวกับวิธีและเวลาในการใช้ตัวเลือกการเข้ารหัส (OME, IRM, S/MIME) รวมถึงวิธีระบุการโจมตีแบบฟิชชิ่งและความสำคัญของการจัดการอีเมลอย่างปลอดภัย
เคล็ดลับ: จัดการฝึกอบรมด้านความปลอดภัยเป็นประจำและแจกคู่มือแนะนำการใช้งานฟีเจอร์การเข้ารหัสใน Outlook
ตัวอย่างสถานการณ์: การใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
องค์กรด้านการแพทย์ส่งเวชระเบียนไปยังผู้ป่วยผ่านทางอีเมล โดยมีการนำแนวทางปฏิบัติเหล่านี้มาใช้:
- DLP & OME: DLP ตรวจจับข้อมูลสุขภาพที่ได้รับการคุ้มครอง (PHI) และเรียกใช้การเข้ารหัส OME โดยอัตโนมัติ
- MFA & Conditional Access: ผู้ป่วยที่เข้าถึงอีเมลที่เข้ารหัสผ่านพอร์ทัลเว็บที่ปลอดภัยจะต้องยืนยันตัวตนด้วย MFA
- Sensitivity Labels: พนักงานติดฉลากอีเมลที่มีเวชระเบียนว่า “Highly Confidential” ซึ่งจะเรียกใช้การเข้ารหัสและข้อจำกัด “Do Not Forward”
- การตรวจสอบ: ทีมรักษาความปลอดภัยตรวจสอบ audit logs รายสัปดาห์เพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับ HIPAA และมาตรฐานความปลอดภัยภายในองค์กร
ตารางสรุป
แนวทางปฏิบัติ | ประโยชน์ |
DLP ร่วมกับการเข้ารหัส | ปกป้องข้อมูลสำคัญโดยอัตโนมัติ |
Conditional Access + MFA | เพิ่มความปลอดภัยให้กับอีเมลที่เข้ารหัส |
Sensitivity Labels | ใช้การเข้ารหัสอย่างสม่ำเสมอตามการจัดประเภทข้อมูล |
การจำกัดการแชร์ภายนอก | ควบคุมการสื่อสารภายนอกอย่างปลอดภัย |
การตรวจสอบการใช้งานการเข้ารหัส | ตรวจจับพฤติกรรมผิดปกติหรือไม่ได้รับอนุญาต |
การจัดการวงจรชีวิตใบรับรอง S/MIME | ป้องกันการขัดข้องในการสื่อสารที่เข้ารหัส |
การให้ความรู้แก่ผู้ใช้ | ลดความผิดพลาดของมนุษย์และเพิ่มความปลอดภัยโดยรวม |
สรุป
การใช้ email encryption with M365 ช่วยให้องค์กรสามารถรักษาความลับของข้อมูล ปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย และปกป้องข้อมูลสำคัญจากภัยคุกคามทางไซเบอร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการใช้ OME, IRM, S/MIME และ TLS Microsoft 365 จึงเป็นโซลูชันการเข้ารหัสที่มีความยืดหยุ่นและทรงพลัง เหมาะสำหรับองค์กรทุกขนาด
สนใจผลิตภัณฑ์และบริการของ Microsoft หรือไม่ ส่งข้อความถึงเราที่นี่
สำรวจเครื่องมือดิจิทัลของเรา
หากคุณสนใจในการนำระบบจัดการความรู้มาใช้ในองค์กรของคุณ ติดต่อ SeedKM เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบจัดการความรู้ภายในองค์กร หรือสำรวจผลิตภัณฑ์อื่นๆ เช่น Jarviz สำหรับการบันทึกเวลาทำงานออนไลน์, OPTIMISTIC สำหรับการจัดการบุคลากร HRM-Payroll, Veracity สำหรับการเซ็นเอกสารดิจิทัล, และ CloudAccount สำหรับการบัญชีออนไลน์
อ่านบทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบจัดการความรู้และเครื่องมือการจัดการอื่นๆ ได้ที่ Fusionsol Blog, IP Phone Blog, Chat Framework Blog, และ OpenAI Blog.
