E memo

E memo คือ ระบบการออกเอกสาร ทางระบบ Computer ที่สามารถส่งเรื่องเพื่อขออนุมัติแบบ online ได้ทันที เพราะปัจจุบันเราสามารถใช้ระบบการ Approve ผ่าน mobile ได้ง่าย ๆ ดังนั้น การเปลี่ยนมาใช้ระบบจึงเป็นที่นิยมอย่างมาก

ดังนั้นจึงบอกได้เลยวว่าระบบ E memo จะเป็นระบบที่ทุกบริษัทเปลี่ยนรูปแบบการอนุมัติงานแบบเดิม ๆ ที่ใช้กระดาษมาเป็นการทำงานในรูปแบบของ Digital แทนยิ่ง ณ. ปัจจุบันการลงทุนเรื่องการทำ ถือว่าต่ำมากๆ โดย License ที่ต้องใช้ไม่ต้องมีงบถึง 10,000 ก็ได้ทำแบบสบายๆ

ความน่าเชื่อถือของระบบ

หน่วยงานที่ Approve เอกสาร Memo ผ่านทาง Electronic มีทั้งภาครัฐ และ เอกสาร โดยเฉพาะหน่วยงาน Bank ก็มีการเปลี่ยนมาใช้การ Approve ผ่าน Mobile กันได้ เช่น Bank ชาติ และ บริษัทขนาดใหญ่ เช่น อนัดดา Mitsubishi motors และอื่น ๆ อีกเป็น 1000 ที่ ที่เปลี่ยนมาใช้

รวมทั้งมีหน่วยงานของรัฐที่ออก เป็นมาตราฐานเกี่ยวกับ E-Signature จาก กระทรวงดิจิทัล ( ETDA ) สำหรับลงนามทาง Electronic เพื่อใช้แทนลายเซ็นต์จริง ก็ออกมาตั้งแต่ปี 2563 ยิ่งทำให้การใช้ E memo เป็นที่ยอมรับ กันมากยิ่งขึ้น เพราะสามารถนำไปเป็นหลักฐานขึ้นศาลได้อย่างถูกต้อง

หน่วยงาน สรรพากร ออกบริการ E-Stamp Duty สำหรับรับรองเอกสารทาง Electronic โดยครอบคลุมถึงเอกสาร 5 ประเภท ได้แก่

• จ้างทำของ
• กู้ยืมเงินหรือการเบิกเงินเกินบัญชีจากธนาคาร
• ใบมอบอำนาจ
• ใบมอบฉันทะสำหรับลงมติในที่ประชุม
• ค้ำประกัน

ผลจากการเปลี่ยนแปลง

หน่วยงานที่มีการปรับเปลี่ยนไปแล้ว จะเห็นความแตกต่างอย่างชัดเจนในเรื่องขอการทำงานที่เปลี่ยนไป จากเอกสารที่ กองเต็มโต๊ะ รอให้พิจารณา หายไปมากกว่า 50 % เพราะงานที่ง่าย ๆ ได้มีการอนุมัติเสร็จไปในมือถือ เรียบร้อย

ในอนาคตจะกลางเป็นมาตราฐาน

ปัญหาโควิดทำให้ การใช้งานเป็นมาตราฐานที่ได้รับการยอมรับว่า เอามาแทนลายเซ็นต์ จริงได้ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าเราจะเอามาใช้ในทุกกรณี

Design แบบง่าย

เป็นการใช้ Microsoft 365 เป็นเครื่องมือ สำหรับการส่งเรื่องเพื่ออนุมัติ โดยระบบจะเป็นการแนบเอกสารที่ต้องการให้ลง ชื่ออนุมัติ เข้าไปใน Power Apps และส่งต่อให้ Power Automate ควบคุมเส้นทางการส่งเรื่อง โดย ผู้นำเข้าเอกสารจะต้องระบุชื่อผู้ที่ต้องเซ็นต์ในทุกตำแหน่ง ก่อนจะส่งไปหน่วยงานปฏิบัติงาน

แบบนี้จะไม่ซับซ้อนทำได้ง่าย ซึ่งถ้าต้องการ การลง E-Signature ตามมาตรา 26 สามารถซื้อระบบ Veracity ได้อีกด้วย

สำหรับเอกสารที่เซ็นต์เสร็จแล้ว นำไปเก็บใน Microsoft Azure ซึ่งเป็นที่เก็บแบบถาวร

Design E-Memo แบบยาก

แบบยากจะต่างจากแบบง่ายตรงที่ ตัวเอกสารจะใช้ Power Apps เป็นเครื่องมือในการสร้างซึ่งจะต่างจากแบบง่ายที่นำเข้าเอกสารที่สำเร็จมาแล้ว แบบยากจะมีข้อดีคือ ควบคุมเนื้อหาข้อมูลได้เต็มที่ เช่น ตัวเลือก การดึงข้อมูลจากระบบอื่น ก็ทำได้ ช่วยให้เนื้อหาข้อมูลที่ขออนุมัติ ครบถ้วนการอนุมัติทำได้รวดเร็วเพราะมีตัวช่วยในการควบคุมคำขอมาก่อนล่วงหน้า เช่น

การขออนุมัติซื้อของ ถ้าเราตั้งเงื่อนไขให้ตรวจสอบ Stock ก่อน ถ้าของยังไม่หมดก็ไม่สามารถ เปิดใบคำขอได้เป็นต้น

ตัวอย่างการสร้าง E-memo ด้วย Power Apps

สามารถ นัดหมายเพื่อ ดู Demo ระบบ Memo + Signature ได้ที่เบอร์ 02-440-0408 หรือ Click Link

E-Signature ตาม Diagram เป็นการทำงาน ของระบบ Power Platform ของ Microsoft 365 ที่ ครอบคลุมตั้งแต่การสร้าง Form ขั้นตอนการ Approve และ การจัดเก็บข้อมูลหลังการอนุมัติ ซึ่ง 99% ของการทำงานเป็นการใช้ Function ที่มีมาพร้อมกับ License Microsoft + Solution Veracity ของ Fusion ที่ทำหน้าทีลง Signature

Reference : Youtube Fusion

ต้องการถามรายละเอียด Click Line@Fusionsolution หรือ Scan QR ด้านล่าง หมายเหตุ ระบบการตอบจะเป็นระบบอัตโนมัติผ่าน ChatGPT ที่อบรมมาสำหรับ Support สินค้า Microsoft และ บริการของ Fusion