E memo
E memo คือ ระบบการออกเอกสาร memo ทางระบบ Computer ที่สามารถส่งเรื่องเพื่อขออนุมัติแบบ online ได้ทันที เพราะปัจจุบันเราสามารถใช้ระบบการ Approve ผ่าน mobile ได้ง่าย ๆ ดังนั้น การเปลี่ยนมาใช้ระบบ E memo จึงเป็นที่นิยมอย่างมาก
ดังนั้นจึงบอกได้เลยวว่าระบบ E memo จะเป็นระบบที่ทุกบริษัทเปลี่ยนรูปแบบการอนุมัติงานแบบเดิม ๆ ที่ใช้กระดาษมาเป็นการทำงานในรูปแบบของ Digital แทน
ความน่าเชื่อถือของระบบ E memo
หน่วยงานที่ Approve เอกสาร Memo ผ่านทาง Electronic มีทั้งภาครัฐ และ เอกสาร โดยเฉพาะหน่วยงาน Bank ก็มีการเปลี่ยนมาใช้การ Approve ผ่าน Mobile กันได้ เช่น Bank ชาติ และ บริษัทขนาดใหญ่ เช่น อนัดดา Mitsubishi motors และอื่น ๆ อีกเป็น 1000 ที่ ที่เปลี่ยนมาใช้
รวมทั้งมีหน่วยงานของรัฐที่ออก เป็นมาตราฐานเกี่ยวกับ E-Signature จาก กระทรวงดิจิทัล ( ETDA ) สำหรับลงนามทาง Electronic เพื่อใช้แทนลายเซ็นต์จริง ก็ออกมาตั้งแต่ปี 2563 ยิ่งทำให้การใช้ E memo เป็นที่ยอมรับ กันมากยิ่งขึ้น เพราะสามารถนำไปเป็นหลักฐานขึ้นศาลได้อย่างถูกต้อง
หน่วยงาน สรรพากร ออกบริการ E-Stamp Duty สำหรับรับรองเอกสารทาง Electronic โดยครอบคลุมถึงเอกสาร 5 ประเภท ได้แก่
- จ้างทำของ
- กู้ยืมเงินหรือการเบิกเงินเกินบัญชีจากธนาคาร
- ใบมอบอำนาจ
- ใบมอบฉันทะสำหรับลงมติในที่ประชุม
- ค้ำประกัน
ผลจากการเปลี่ยนแปลง
หน่วยงานที่มีการปรับเปลี่ยนไปแล้ว จะเห็นความแตกต่างอย่างชัดเจนในเรื่องขอการทำงานที่เปลี่ยนไป จากเอกสารที่ กองเต็มโต๊ะ รอให้พิจารณา หายไปมากกว่า 50 % เพราะงานที่ง่าย ๆ ได้มีการอนุมัติเสร็จไปในมือถือ เรียบร้อย
E memo ในอนาคตจะกลางเป็นมาตราฐาน
ปัญหาโควิดทำให้ การใช้งานเป็นมาตราฐานที่ได้รับการยอมรับว่า เอามาแทนลายเซ็นต์ จริงได้ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าเราจะเอามาใช้ในทุกกรณี
Design E-Memo แบบง่าย
เป็นการใช้ Microsoft 365 เป็นเครื่องมือ สำหรับการส่งเรื่องเพื่ออนุมัติ โดยระบบจะเป็นการแนบเอกสารที่ต้องการให้ลง ชื่ออนุมัติ เข้าไปใน Power Apps และส่งต่อให้ Power Automate ควบคุมเส้นทางการส่งเรื่อง โดย ผู้นำเข้าเอกสารจะต้องระบุชื่อผู้ที่ต้องเซ็นต์ในทุกตำแหน่ง ก่อนจะส่งไปหน่วยงานปฏิบัติงาน
แบบนี้จะไม่ซับซ้อนทำได้ง่าย ซึ่งถ้าต้องการ การลง E-Signature ตามมาตรา 26 สามารถซื้อระบบ Veracity ได้อีกด้วย
สำหรับเอกสารที่เซ็นต์เสร็จแล้ว นำไปเก็บใน Microsoft Azure ซึ่งเป็นที่เก็บแบบถาวร
Design E-Memo แบบยาก
แบบยากจะต่างจากแบบง่ายตรงที่ ตัวเอกสารจะใช้ Power Apps เป็นเครื่องมือในการสร้างซึ่งจะต่างจากแบบง่ายที่นำเข้าเอกสารที่สำเร็จมาแล้ว แบบยากจะมีข้อดีคือ ควบคุมเนื้อหาข้อมูลได้เต็มที่ เช่น ตัวเลือก การดึงข้อมูลจากระบบอื่น ก็ทำได้ ช่วยให้เนื้อหาข้อมูลที่ขออนุมัติ ครบถ้วนการอนุมัติทำได้รวดเร็วเพราะมีตัวช่วยในการควบคุมคำขอมาก่อนล่วงหน้า เช่น
การขออนุมัติซื้อของ ถ้าเราตั้งเงื่อนไขให้ตรวจสอบ Stock ก่อน ถ้าของยังไม่หมดก็ไม่สามารถ เปิดใบคำขอได้เป็นต้น
ตัวอย่างการสร้าง E-memo ด้วย Power Apps
