คำถามเกี่ยวกับ DocuSign

วันนี้มาทำข้อมูลเกี่ยวกับ คำถามของ DocuSign กันครับว่าในช่วงเดือนที่ผ่านมา Covid มีส่วนสำคัญในการ Change บริษัท ให้เป็น Digital กันอย่างมาก โดยเฉพาะเรื่องเอกสาร ที่เป็นตัวการสำคัญ ที่เป็นคอขวด ในการทำงาน ซึ่ง DocuSign มีส่วนอย่างมากในการแก้ไขงานเอกสาร สัญญา ให้เป็น Digital ได้ แต่ก็ยังมีคำถามมากมายเกี่ยวกับ DocuSign วันนี้ผมเลยจะเอาข้อมูลที่มีการสอบถามกัน มาฝากครับ มาเริ่มกันเลย

• มีการ encrypt file ที่เก็บบน DocuSign อย่างไร
  • ใช้ Digital Cert ในการ wrap เอกสารครับ
• มี MFA เพื่อช่วยพิสูจน์ตัวตร คนที่ม่ Sign เอกสารอย่างไร
  • การกำหนดให้ signer ต้องใส key ซึ่งเราสามารถกำหนดได้
  • ใช้ OTP ในการส่งให้ specific signer
• มีวิธีป้องกันการ forward email ที่ส่งมาจาก DocuSign อย่างไร
  • หากมีผู้อื่นที่ทำการเซ็นต์ ที่ไม่ใช้ผู้ที่ถูกต้อง จะสามารถแสดงได้ใน audit trail ในกรณีนี้หากคนเซ็นต์เป็นผู้อื่น สัญญาฉบับดังกล่าว อาจไม่สมบูรณ์ ไม่สามามารถใช้ในการอ้างอิงได้
• สามารถเพิ่มเติท field จากที่มีอยู่แล้วได้หรือไม่
  • ปกติเราสามารถแก้ไข ประบแต่งเอกสาร ก่อน Upload ขึ้นไปยัง docusign เพื่อใช้งานได้ เมื่อ upload ขึนไปแล้วสามารถใช้ document designer เพื่อ ออกแบบ form เอกสาร ว่าต้องการให้ใส่ค่าอะไร ที่ตรงส่วนไหนได้
• ถ้าส่ง email ผิดสามารถ recall จากระบบ DocuSign ได้หรือไม่
  • อาจต้องกำหนดให้มี role ในการแก้ไข ส่วนนี้ครับ แต่ถ้าเอกสารถูก เซ็นต์แล้ว จะ deduct license
• รูปแบบของลายเซ็นต์สามารถ Import จากไฟล์ลายเซ็นต์ที่มีอยู่แล้วได้หรือไม่ โดยไม่ต้องวาดใหม่ หรือ เลือกจาก style ที่มีอยู่แล้ว
  • สามารถทำได้ครับ
• บุคคลภายนอก ใช้การ authen แบบใดได้บ้าง
  • กำหนด Key สำหรับ Signer หรือ OTP
• Share case ในประเทษไทยที่มีการนำ docusign ไปใช้เป็น evidence ในชั้นสืบสวน ชั้นศาลมีไหม
  • ไม่มีการเปิดเผยข้อมูลลักษณะนี้ ที่เป็นฏีกาครับ อ้างอิงจาก พรบ. ธุรกรรมอิเลคทรอนิคส์ สามารถใช้เป็นหลักฐานได้ครับ
• เอกสารที่ได้รับการ signed ไปแล้วจะ revoke หรือ cancel เอกสารอย่างไร ต้องการแก้ไข และ sign ใหม่
  • Completed document ไม่สามารถ ทำการ revoke ได้ ในทางปฏิบัติ หลายๆ องต์กร ใช้วิธีการ issue เอกสารใหม่ version ใหม่ โดยอ้างอิงจาก เอกสาร complete document ฉบับก่อนหน้าครับ อาจมีระบุเนื้อความดังเช่น อ้างอิงจาก เลขที่เอกสารหมายเลข xxxx เอกสารฉบับใหม่หมายเลข yyyy มีการปรับเปลี่ยนเนื้อความอันเป็นสาระสำคัญดังต่อไปนี้ เพื่อความถูกต้อง เอกสารหมายเลข yyyy จะเป็นเอกสารฉบับที่ใช้ทดแทน เอกสารหมายเลข xxxx โดยได้รับการอุมัติจาก กรรมการผู้ทรงคุณวุฒิ
• หาก email ผู้ sign เป็น group mail หรือ alias ได้หรือไม่ จะนับว่าเป็นการ fww ไปหรือเปล่า และจะทราบได้อย่างไรว่าใครเป็นคนเปิดเอกสาร
  • ควรใช้เป็น individual email ครับ ในกรณีการทำเอกสาร เนื่องจาก group mail ไม่ได้ระบุตัวตนของคนใดคนหนึ่ง ไม่สามารถใช้อ้างอิงได้ครับ

หมายเหตุ อันนี้ผมเอามาจากคำถามของ User ที่มีการถามกันมานะครับ น่าจะเป็นประโยชน์ในการพิจารณาการใช้ DocuSign ให้กับหลายๆ ท่าน

ถ้าสนใจ License DocuSign สามารถ ติดต่อได้ที่