ตั้งค่านโยบาย DLP ใน Microsoft 365 เพื่อปกป้องข้อมูลขององค์กรของคุณ
Data Loss Prevention (DLP) หรือการป้องกันการสูญหายของข้อมูลเป็นส่วนสำคัญในกลยุทธ์ความปลอดภัยขององค์กร โดยเฉพาะในยุคดิจิทัลในปัจจุบันที่ข้อมูลที่สำคัญและละเอียดอ่อนเสี่ยงต่อการถูกเปิดเผยอย่างไม่ตั้งใจหรือโดยเจตนา ด้วย Microsoft 365 คุณสามารถตั้งค่า DLP policies ที่ช่วยป้องกันการเผยแพร่ข้อมูลที่สำคัญโดยไม่ตั้งใจหรือการเปิดเผยข้อมูลที่อาจเป็นอันตรายได้ คู่มือนี้จะพาคุณผ่านขั้นตอนการตั้งค่า Data Loss Prevention policies ใน Microsoft 365 เพื่อปกป้องข้อมูลของคุณและทำให้มั่นใจได้ว่าองค์กรของคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง
DLP Policies คืออะไร?
Data Loss Prevention policies ใน Microsoft 365 คือการตั้งค่าที่ช่วยปกป้องข้อมูลที่สำคัญไม่ให้ถูกแชร์หรือเข้าถึงในทางที่ไม่เหมาะสม โดยการตั้งค่าเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถติดตามและควบคุมการไหลของข้อมูลที่สำคัญภายในองค์กร โดยการตรวจจับประเภทของข้อมูลบางประเภท เช่น ข้อมูลทางการเงิน ข้อมูลที่สามารถระบุตัวตนบุคคล (PII) และข้อมูลสุขภาพ
ทำไม DLP Policies ถึงสำคัญ?
การตั้งค่า Data Loss Prevention policies มีความสำคัญหลายประการ:
- การปฏิบัติตามกฎหมาย: หลายอุตสาหกรรมต้องปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลที่เข้มงวด เช่น GDPR, HIPAA และ PCI-DSS การตั้งค่า Data Loss Prevention policies ช่วยให้องค์กรสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้ได้
- ป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล: เมื่อมีการตั้งค่า Data Loss Prevention policies คุณสามารถป้องกันการแชร์ข้อมูลที่สำคัญโดยไม่ตั้งใจหรือการเผยแพร่ข้อมูลที่อาจนำไปสู่การละเมิดความปลอดภัย
- ปกป้องทรัพย์สินทางปัญญา: Data Loss Prevention policies ช่วยปกป้องทรัพย์สินทางปัญญา ข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ และข้อมูลสำคัญอื่นๆ ขององค์กร
- ลดความเสี่ยง: Data Loss Prevention policies ช่วยลดความเสี่ยงจากการรั่วไหลของข้อมูลและลดโอกาสที่ข้อมูลจะถูกเปิดเผยจากภัยคุกคามภายนอก
ขั้นตอนในการตั้งค่า DLP Policies ใน Microsoft 365
ขั้นตอนที่ 1: ลงชื่อเข้าใช้ Microsoft 365 Compliance Center
เริ่มต้นโดยการลงชื่อเข้าใช้ Microsoft 365 Compliance Center โดยใช้ข้อมูลการเข้าสู่ระบบของผู้ดูแลระบบ Compliance Center คือศูนย์กลางในการจัดการความปลอดภัยข้อมูล การปฏิบัติตามกฎหมาย และความเป็นส่วนตัวใน Microsoft 365
ขั้นตอนที่ 2: ไปที่ส่วน DLP
เมื่อคุณเข้าสู่ Compliance Center แล้ว ให้ค้นหาหมวด “Data loss prevention” ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถสร้างและจัดการ Data Loss Prevention policies สำหรับองค์กรของคุณได้
- จากเมนูทางด้านซ้าย ให้เลือก Solutions
- ภายใต้หมวด Information protection ให้คลิกที่ Data loss prevention
ขั้นตอนที่ 3: สร้าง DLP Policy ใหม่
จากนั้นคุณจะสร้าง DLP policy ใหม่เพื่อกำหนดกฎในการปกป้องข้อมูลที่สำคัญ
- คลิกที่ Create a policy เพื่อเริ่มกระบวนการ
- เลือกเทมเพลตที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร Microsoft 365 มีเทมเพลตที่เตรียมไว้ล่วงหน้าสำหรับกรณีที่พบบ่อย เช่น การปกป้องข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลสุขภาพ
- หรือคุณสามารถสร้าง policy แบบกำหนดเองโดยการเลือก Custom policy
ขั้นตอนที่ 4: กำหนดตำแหน่งที่ต้องการปกป้อง
Data Loss Prevention policies สามารถใช้ได้กับหลายตำแหน่งใน Microsoft 365 เช่น:
- อีเมลใน Exchange (รวมถึงข้อความและไฟล์แนบ)
- SharePoint document libraries
- OneDrive for Business
- Microsoft Teams (การสนทนา, ช่อง, และไฟล์)
- บริการอื่นๆ ของ Microsoft 365
เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการให้ policy นี้นำไปใช้ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถติดตามและจำกัดการแชร์ข้อมูลที่สำคัญในพื้นที่เหล่านั้นได้
ขั้นตอนที่ 5: กำหนดกฎของนโยบาย
ตอนนี้ถึงเวลาตั้งค่ากฎของนโยบาย โดยขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการกำหนดว่าข้อมูลประเภทใดถือเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและจะต้องได้รับการจัดการอย่างไร
- เลือกประเภทของข้อมูลที่ต้องการปกป้อง – Microsoft 365 มีประเภทข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่ตั้งค่าล่วงหน้า เช่น หมายเลขบัตรเครดิต หมายเลขประกันสังคม และข้อมูลทางการแพทย์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างประเภทข้อมูลที่ละเอียดอ่อนแบบกำหนดเองได้หากจำเป็น
- กำหนดการดำเนินการเมื่อพบข้อมูลที่ละเอียดอ่อน – การดำเนินการทั่วไป ได้แก่:
- แจ้งเตือนผู้ใช้ – แสดงข้อความเตือนให้กับผู้ใช้ที่พยายามแชร์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
- จำกัดการเข้าถึง – ป้องกันการแชร์ข้อมูล เช่น บล็อกการดาวน์โหลดไฟล์ หรือจำกัดการเข้าถึงเอกสาร
- บันทึกรายงาน – บันทึกเหตุการณ์เพื่อใช้ติดตามโดยไม่ต้องดำเนินการทันที
- เข้ารหัสข้อมูล – ทำการเข้ารหัสอีเมลหรือเอกสารที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยอัตโนมัติ
- กำหนดระดับความรุนแรงของแต่ละกฎ – ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการใช้กฎที่เข้มงวดขึ้นสำหรับข้อมูลที่มีความเสี่ยงสูงเมื่อเทียบกับข้อมูลที่มีความเสี่ยงต่ำ
ขั้นตอนที่ 6: ทบทวนและทดสอบนโยบาย
ก่อนที่จะนำ DLP policy ไปใช้ทั่วทั้งองค์กร ควรทำการทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่านโยบายทำงานตามที่คาดหวัง
- ตรวจสอบการตั้งค่าของนโยบายเพื่อให้แน่ใจว่ากฎทั้งหมดถูกกำหนดไว้อย่างถูกต้อง
- ทดสอบนโยบายกับผู้ใช้กลุ่มเล็กๆ หรือสร้างสถานการณ์จำลองเพื่อดูว่าระบบสามารถตรวจจับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้อย่างถูกต้องและดำเนินการตามที่ตั้งค่าไว้
ขั้นตอนที่ 7: ติดตามผลและปรับปรุงนโยบาย
หลังจากนำไปใช้แล้ว ควรติดตามผลของนโยบายอย่างต่อเนื่องและทำการปรับปรุงตามความจำเป็น
- ใช้รายงาน DLP เพื่อตรวจสอบเหตุการณ์ – ติดตามเหตุการณ์ที่มีการตรวจพบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและการดำเนินการที่เกิดขึ้น
- ปรับปรุงกฎของนโยบาย – หากนโยบายเข้มงวดเกินไปหรือละเอียดอ่อนเกินไป ให้ปรับแต่งระดับการตรวจจับข้อมูลให้เหมาะสม
- ทบทวนผลกระทบของนโยบาย – ติดตามว่านโยบายส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของผู้ใช้อย่างไร และปรับเปลี่ยนให้ลดการรบกวนโดยยังคงความปลอดภัยของข้อมูล
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการ DLP Policies
- ให้ความรู้แก่ผู้ใช้ – สร้างความเข้าใจเกี่ยวกับนโยบาย DLP และความสำคัญของการปกป้องข้อมูล เพื่อช่วยลดความเสี่ยงจากการละเมิดโดยไม่ตั้งใจ
- ใช้การป้องกันหลายชั้น – ผสาน Data Loss Prevention policies เข้ากับเครื่องมือรักษาความปลอดภัยอื่นๆ เช่น การเข้ารหัสข้อมูล การยืนยันตัวตนหลายปัจจัย (MFA) และความปลอดภัยของอุปกรณ์ปลายทาง เพื่อเพิ่มระดับการป้องกัน
- บังคับใช้นโยบายโดยอัตโนมัติ – ใช้การดำเนินการอัตโนมัติ เช่น การเข้ารหัสข้อมูลอัตโนมัติในอีเมลที่มีข้อมูลละเอียดอ่อน หรือการจำกัดการแชร์เอกสาร
- ตรวจสอบและอัปเดตนโยบายอย่างสม่ำเสมอ – ปรับปรุงนโยบายให้สอดคล้องกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปและความต้องการทางธุรกิจ
- ติดตามประสิทธิภาพของนโยบาย – ใช้ข้อมูลเชิงลึกจากรายงาน DLP เพื่อปรับปรุงนโยบายและให้มั่นใจว่าสามารถปกป้องข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ส่งผลกระทบต่อการทำงานของผู้ใช้
สรุป
การตั้งค่า Data Loss Prevention policies ใน Microsoft 365 อย่างมีประสิทธิภาพเป็นขั้นตอนสำคัญในการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนขององค์กรและการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ด้วยการกำหนดกฎที่ชัดเจน ตรวจสอบการปฏิบัติตามนโยบาย และให้ความรู้แก่ผู้ใช้ คุณสามารถลดความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูลและปกป้องทรัพย์สินทางปัญญาขององค์กรได้ นอกจากนี้ การปรับปรุงและตรวจสอบนโยบายเป็นประจำจะช่วยให้คุณสามารถรับมือกับภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นและรักษาความปลอดภัยของข้อมูลขององค์กรได้อย่างต่อเนื่อง
สนใจผลิตภัณฑ์และบริการของ Microsoft หรือไม่ ส่งข้อความถึงเราที่นี่
สำรวจเครื่องมือดิจิทัลของเรา
หากคุณสนใจในการนำระบบจัดการความรู้มาใช้ในองค์กรของคุณ ติดต่อ SeedKM เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบจัดการความรู้ภายในองค์กร หรือสำรวจผลิตภัณฑ์อื่นๆ เช่น Jarviz สำหรับการบันทึกเวลาทำงานออนไลน์, OPTIMISTIC สำหรับการจัดการบุคลากร HRM-Payroll, Veracity สำหรับการเซ็นเอกสารดิจิทัล, และ CloudAccount สำหรับการบัญชีออนไลน์
อ่านบทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบจัดการความรู้และเครื่องมือการจัดการอื่นๆ ได้ที่ Fusionsol Blog, IP Phone Blog, Chat Framework Blog, และ OpenAI Blog.
ธุรกิจเพิ่มการมีส่วนร่วมของลูกค้าด้วย Chatbot ที่มีประโยชน์ได้อย่างไร
ถ้าอยากติดตามข่าวเทคโนโลยีและข่าว AI ที่กำลังเป็นกระแสทุกวัน ลองเข้าไปดูที่ เว็บไซต์นี้ มีอัปเดตใหม่ๆ ให้ตามทุกวันเลย!
