DLP (Data Loss Prevention) คืออะไร? ปกป้องข้อมูลสำคัญด้วยโซลูชันป้องกันการสูญหายของข้อมูล

องค์กรต่าง ๆ มีข้อมูลสำคัญที่อยู่ภายใต้การควบคุมของตน เช่น

ข้อมูลทางการเงิน
ข้อมูลกรรมสิทธิ์
หมายเลขบัตรเครดิต
บันทึกสุขภาพ
หมายเลขประกันสังคม

เพื่อช่วยปกป้องข้อมูลสำคัญเหล่านี้และลดความเสี่ยงจากการแชร์ข้อมูลเกินความจำเป็น องค์กรจำเป็นต้องมีวิธีป้องกันไม่ให้ผู้ใช้แชร์ข้อมูลสำคัญไปยังบุคคลที่ไม่ควรได้รับข้อมูลดังกล่าว ซึ่งแนวปฏิบัตินี้เรียกว่า การป้องกันการสูญหายของข้อมูล (DLP)

ใน Microsoft Purview คุณสามารถใช้ DLP ได้โดยการสร้างและใช้นโยบาย DLP ซึ่งจะช่วยให้องค์กรสามารถระบุ ติดตาม และปกป้องข้อมูลสำคัญได้โดยอัตโนมัติในระบบต่าง ๆ เช่น

บริการ Microsoft 365 เช่น Teams, Exchange, SharePoint และ OneDrive
แอปพลิเคชัน Office เช่น Word, Excel และ PowerPoint
อุปกรณ์ปลายทาง Windows 10, Windows 11 และ macOS (3 เวอร์ชันล่าสุดที่เปิดตัว)
แอปคลาวด์ของผู้ให้บริการอื่น (Non-Microsoft Cloud Apps)
ไฟล์แชร์และ SharePoint ภายในองค์กร (On-Premises)
Fabric และ Power BI Workspaces
Microsoft 365 Copilot (ตัวอย่างใช้งาน)

DLP จะตรวจจับข้อมูลสำคัญโดยการวิเคราะห์เนื้อหาเชิงลึก ไม่ใช่แค่การสแกนข้อความทั่วไป โดยจะวิเคราะห์เนื้อหาตามเกณฑ์ต่าง ๆ เช่น

การจับคู่ข้อมูลหลักจากคีย์เวิร์ด
การประเมิน Regular Expression
การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยฟังก์ชันภายใน
การจับคู่ข้อมูลรองที่อยู่ใกล้เคียงกับข้อมูลหลัก

นอกจากนี้ DLP ยังใช้ อัลกอริทึม Machine Learning และวิธีการอื่น ๆ เพื่อช่วยตรวจจับเนื้อหาที่ตรงกับนโยบาย DLP ที่กำหนดไว้ด้วย

DLP ทำงานอย่างไร?

Data Loss Prevention ทำงานโดยการตรวจสอบ ตรวจจับ และปิดกั้นข้อมูลที่สำคัญไม่ให้ถูกส่งหรือจัดเก็บในลักษณะที่ไม่ปลอดภัย โซลูชัน DLP สามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลักตามพื้นที่การทำงานและวิธีการปกป้องข้อมูล:

1. Network Prevention

ตรวจสอบและควบคุมการเคลื่อนย้ายข้อมูลผ่านเครือข่ายขององค์กร
ป้องกันการถ่ายโอนข้อมูลที่ไม่ได้รับอนุญาตผ่านอีเมล แอปพลิเคชันส่งข้อความ และการอัปโหลดไปยังระบบคลาวด์
ตรวจจับการละเมิดข้อมูลโดยการวิเคราะห์ทราฟฟิกเครือข่ายและบังคับใช้นโยบายด้านความปลอดภัย

2. Endpoint Prevention

ปกป้องข้อมูลบนอุปกรณ์ปลายทาง เช่น แล็ปท็อป เดสก์ท็อป และอุปกรณ์มือถือ
ป้องกันการคัดลอกไฟล์ที่สำคัญไปยัง USB ไดรฟ์, ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก หรือแอปพลิเคชันที่ไม่ได้รับอนุญาต
รับรองการปฏิบัติตามนโยบายด้านความปลอดภัย แม้ในขณะที่ผู้ใช้ไม่ได้เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

3. Cloud Prevention

ปกป้องข้อมูลที่จัดเก็บในระบบคลาวด์ เช่น Google Drive, Microsoft OneDrive และ AWS
ป้องกันการแชร์ไฟล์โดยไม่ได้รับอนุญาต และสแกนการละเมิดนโยบายแบบเรียลไทม์
ให้การมองเห็นและควบคุมการเข้าถึงข้อมูลในแอปพลิเคชัน SaaS (Software as a Service)

DLP เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Purview

DLP เป็นเพียงหนึ่งในเครื่องมือของ Microsoft Purview ที่คุณสามารถใช้เพื่อช่วยปกป้องข้อมูลสำคัญขององค์กรไม่ว่าจะอยู่ที่ใดหรือเดินทางไปที่ใดก็ตาม คุณควรทำความเข้าใจเกี่ยวกับเครื่องมืออื่น ๆ ในชุดเครื่องมือของ Microsoft Purview ว่ามีความเชื่อมโยงและทำงานร่วมกันอย่างไร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการปกป้องข้อมูลได้ที่ Microsoft Purview tools

การดำเนินการเพื่อปกป้องข้อมูลของนโยบาย DLP

นโยบาย DLP จะช่วยติดตามกิจกรรมที่ผู้ใช้งานทำกับข้อมูลสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่อยู่ในระบบ (at rest), ข้อมูลที่กำลังถูกถ่ายโอน (in transit) หรือข้อมูลที่กำลังถูกใช้งาน (in use) และจากนั้นจะดำเนินการเพื่อปกป้องข้อมูล ตัวอย่างเช่น เมื่อผู้ใช้พยายามดำเนินการที่ถูกห้าม เช่น การคัดลอกข้อมูลสำคัญไปยังที่เก็บที่ไม่ได้รับอนุมัติ หรือการแชร์ข้อมูลทางการแพทย์ผ่านอีเมล DLP สามารถ:

แสดงคำแนะนำผ่าน pop-up เพื่อเตือนผู้ใช้ว่ากำลังพยายามแชร์ข้อมูลสำคัญอย่างไม่เหมาะสม
บล็อกการแชร์ข้อมูล และผ่าน policy tip อนุญาตให้ผู้ใช้เลือก override พร้อมบันทึกเหตุผล
บล็อกการแชร์โดยไม่อนุญาต override
สำหรับข้อมูลที่อยู่ในระบบ สามารถล็อกและย้ายไปยังพื้นที่ quarantine ที่ปลอดภัย
สำหรับข้อความใน Teams ข้อมูลสำคัญจะไม่ถูกแสดงให้เห็น

ทุกกิจกรรมที่ DLP ตรวจสอบจะถูกบันทึกลงใน Microsoft 365 Audit log โดยอัตโนมัติและสามารถติดตามได้ใน Activity explorer

วงจรการทำงานของ DLP

การใช้งาน DLP มักประกอบด้วยขั้นตอนหลักดังนี้:

วางแผนสำหรับ DLP
เตรียมความพร้อมสำหรับ DLP
นำใช้นโยบายในระบบ production

การวางแผนสำหรับ DLP

การตรวจสอบและปกป้องข้อมูลด้วย DLP เป็นส่วนหนึ่งของแอปพลิเคชันที่ผู้ใช้ใช้งานในแต่ละวัน ซึ่งช่วยปกป้องข้อมูลสำคัญขององค์กรจากกิจกรรมที่มีความเสี่ยง แม้ว่าผู้ใช้อาจไม่คุ้นเคยกับแนวปฏิบัติด้าน DLP ก็ตาม หากองค์กรและผู้ใช้ของคุณยังใหม่ต่อ DLP การนำ DLP มาใช้งานอาจต้องมีการปรับเปลี่ยนกระบวนการทางธุรกิจและวัฒนธรรมการทำงานของผู้ใช้ แต่ด้วยการวางแผน การทดสอบ และการปรับแต่งที่เหมาะสม นโยบาย DLP จะช่วยปกป้องข้อมูลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ส่งผลกระทบต่อกระบวนการทางธุรกิจมากเกินไป

การวางแผนด้านเทคโนโลยีสำหรับ DLP

ควรคำนึงว่า DLP สามารถตรวจสอบและปกป้องข้อมูลทั้งที่อยู่ในระบบ กำลังใช้งาน และกำลังถ่ายโอน ผ่านบริการ Microsoft 365, อุปกรณ์ Windows 10, Windows 11 และ macOS (3 เวอร์ชันล่าสุด), ไฟล์แชร์ในองค์กร และ SharePoint ภายในองค์กร การวางแผนควรคำนึงถึงสถานที่ที่ต้องการปกป้อง ประเภทของข้อมูลที่ต้องการตรวจสอบ และการดำเนินการที่จะทำเมื่อมีการจับคู่กับนโยบายที่กำหนด

การวางแผนกระบวนการทางธุรกิจสำหรับ DLP

เนื่องจาก DLP สามารถบล็อกผู้ใช้จากการดำเนินการที่ถูกห้าม เช่น การแชร์ข้อมูลสำคัญผ่านอีเมล การวางแผนนโยบาย DLP จำเป็นต้องระบุขั้นตอนทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสำคัญ เจ้าของกระบวนการทางธุรกิจสามารถช่วยระบุพฤติกรรมของผู้ใช้ที่เหมาะสมและไม่เหมาะสมได้ คุณควรวางแผนนโยบายและนำไปใช้ในโหมดจำลอง (Simulation Mode) และประเมินผลกระทบก่อนเปลี่ยนไปใช้โหมดที่เข้มงวดขึ้น

การวางแผนวัฒนธรรมองค์กรสำหรับ DLP

การนำ DLP มาใช้งานให้ประสบความสำเร็จขึ้นอยู่กับการฝึกอบรมและการปรับตัวของผู้ใช้ต่อแนวปฏิบัติด้าน DLP ควบคู่กับการวางแผนและปรับแต่งนโยบายให้เหมาะสม เนื่องจากผู้ใช้มีบทบาทสำคัญ ควรวางแผนการฝึกอบรมเพื่อสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับ DLP ให้กับผู้ใช้งาน และสามารถใช้ policy tip อย่างมีกลยุทธ์เพื่อช่วยสร้างความตระหนักก่อนเปลี่ยนสถานะนโยบายจากโหมดจำลองเป็นโหมดที่เข้มงวดมากขึ้น

คุณสมบัติหลักของ DLP Solutions

การจัดประเภทและระบุข้อมูล (Data Classification and Identification)

เครื่องมือ Data Loss Prevention ใช้อัลกอริธึมขั้นสูงเพื่อจำแนกข้อมูลตามระดับความสำคัญ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญได้รับการปกป้องในระดับสูงสุด เช่น:

ข้อมูลส่วนบุคคล (Personally Identifiable Information – PII)
ข้อมูลทางการเงินและธุรกรรมการชำระเงิน
ทรัพย์สินทางปัญญาและความลับทางการค้า

ตัวอย่างการใช้งาน DLP ในโลกแห่งความเป็นจริง

อุตสาหกรรม	การใช้งาน DLP
การเงิน	ปกป้องข้อมูลลูกค้า รายละเอียดบัญชีธนาคาร และธุรกรรมทางการเงินจากภัยคุกคามทางไซเบอร์
การแพทย์	รักษาความปลอดภัยของเวชระเบียนผู้ป่วย และปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HIPAA
อีคอมเมิร์ซและค้าปลีก	ป้องกันการแชร์ข้อมูลลูกค้าและรายละเอียดการชำระเงินโดยไม่ได้รับอนุญาต
กฎหมายและที่ปรึกษา	ปกป้องเอกสารของลูกค้าและข้อมูลคดีความจากการรั่วไหล

ประโยชน์ของการใช้ระบบ DLP

อนาคตของ DLP ในโลกไซเบอร์

เมื่อภัยคุกคามทางไซเบอร์มีความซับซ้อนมากขึ้น Data Loss Prevention จะยังคงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยการนำ AI, โมเดล Zero Trust และการผสานรวมกับแพลตฟอร์มคลาวด์มาใช้ องค์กรที่ลงทุนใน DLP วันนี้ จะสามารถเสริมสร้างความมั่นคงด้านความปลอดภัยและปกป้องทรัพย์สินดิจิทัลที่มีค่าที่สุดของตนในโลกที่เชื่อมโยงกันมากขึ้น

บทสรุป

Data Loss Prevention เป็นองค์ประกอบสำคัญของกลยุทธ์ความปลอดภัยทางไซเบอร์ขององค์กร โดยช่วยป้องกันการเข้าถึงและการรั่วไหลของข้อมูลที่ไม่ได้รับอนุญาต โซลูชัน DLP ช่วยให้ธุรกิจสามารถปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน รักษาการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการสูญเสียข้อมูล

แม้ว่าการนำ Data Loss Prevention มาใช้จะมีความท้าทาย แต่ประโยชน์ที่ได้รับจากกลยุทธ์ Data Loss Prevention ที่แข็งแกร่งนั้นมีมากกว่าต้นทุนที่ต้องลงทุน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคที่องค์กรต้องจัดการกับปริมาณข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ด้วยการผสานรวม AI และ Machine Learning อนาคตของ DLP จึงมีแนวโน้มที่ดีขึ้น โดยนำเสนอวิธีการปกป้องข้อมูลที่ชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในสภาพแวดล้อมไอทีสมัยใหม่

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับโซลูชันป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลได้ที่ Microsoft Security.

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Smart AI Antivirus ได้ที่: Microsoft Defender for Endpoint – แอนตี้ไวรัสที่ใช้ AI

หากต้องการทราบข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับฟีเจอร์ล่าสุดของ Microsoft Defender สามารถเข้าชมได้ที่ เว็บไซต์ทางการของ Microsoft Defender

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีใช้ Microsoft Defender เพื่อเพิ่มความปลอดภัย สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ บทความนี้

สนใจผลิตภัณฑ์และบริการของ Microsoft หรือไม่ ส่งข้อความถึงเราที่นี่

สำรวจเครื่องมือดิจิทัลของเรา

หากคุณสนใจในการนำระบบจัดการความรู้มาใช้ในองค์กรของคุณ ติดต่อ SeedKM เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบจัดการความรู้ภายในองค์กร หรือสำรวจผลิตภัณฑ์อื่นๆ เช่น Jarviz สำหรับการบันทึกเวลาทำงานออนไลน์, OPTIMISTIC สำหรับการจัดการบุคลากร HRM-Payroll, Veracity สำหรับการเซ็นเอกสารดิจิทัล, และ CloudAccount สำหรับการบัญชีออนไลน์

อ่านบทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบจัดการความรู้และเครื่องมือการจัดการอื่นๆ ได้ที่ Fusionsol Blog, IP Phone Blog, Chat Framework Blog, และ OpenAI Blog.

Table of Contents