Design E-Form
การออกแบบ E-Form สำหรับทดแทนแบบ Form กระดาษ ก่อนที่จะเข้าเรื่องการออกแบบ ผมอยากให้ นิยาม E-Form ก่อน จะได้ไม่สับสนกับการใช้งาน Data entry ของ App ทั่วไป ๆ
นิยามของ E-Form ในความหมายในบทความนี้ หมายถึง การกรอกข้อมูลในหน้าจอ ผ่านอุปกรณ์ computer ทั้ง แบบ PC, Mobile เพื่อทดแทนการเขียนลงใน form ที่เป็นกระดาษที่เราคุ้นเคยกัน เช่น ใบลา ใบเบิก ใบแจ้งซ่อม ใบขอลงทะเบียน สาระพัดใบในการทำงานของหน่วยงาน
Fusion ให้บริการติดตั้ง E-Form ด้วยเครื่องมือ Power Apps
02-440-0408 / sales@fusionsol.com
สำหรับเครื่องมือในการสร้าง E-Form ตัวที่น่าสนใจสุดตอนนี้สำหรับผม ก็ต้องเป็น Power App ที่อยู่บน Office 365 นี่แหละครับ ( ถึงแม้ว่า Power App จะพึงมีมาไม่นาน ยังเป็นเด็กน้อย แต่ก็เป็นเด็กที่มีแววดี เพราะ Microsoft สนับสนุน )
สิ่งที่อยากให้ทราบสำหรับผู้ต้องการพัฒนาระบบ E-Form นี้ คือ
- เราไม่สามารถทำให้ E-Form หน้าตาเหมือนกระดาษ 100 %
- แบบ E-Form ถ้าต้อง Print หน้าตา ก็ยังไม่สามารถทำให้เหมือนกระดาษ 100 %
ที่นี่เราลองมาดูกันว่า ถ้าเราต้องการ E-Form เราสามารถแยกเป็นแบบไหนได้บ้าง
- ง่าย : คือเป็นแบบ Free Text ทุกช่องจะเป็นการ Key ข้อมูลเข้าไปตรงๆ แบบนี้จะพัฒนาได้ง่ายมาก
- กลาง ๆ : คือมีตัวช่วยในการ Validate Data ที่ Key เข้าไป แบบนี้เป็นที่นิยมทำกันมากเพราะจะช่วยกรอกข้อมูลให้มีความถูกต้อง
- ยาก : คือแบบที่ต้องเชื่อมต่อข้อมูลภายนอก มา Auto Field In ให้ในบางข้อมูล บวกกับ Validate ตามสิทธิของ User
- ยากมาก : คือ แบบที่มี Field แยะๆ มี Reply Table , Auto Field , Validate ผสมกัน
สำหรับมือใหม่ผมแนะนำ ให้เริ่มจาก ง่าย ๆ ก่อน ดีกว่าคือ เลือกที่แบบ Form ไม่แยะมากและให้เป็น Free Text ทั้งหมด เพราะสามารถทำได้เร็ว เห็นผลเร็ว แล้วค่อยพัฒนาทีหลังจะทำให้การพัฒนาโครงการ ราบรื่นกว่า ปัญหาน้อยกว่า
สำหรับมือ Pro ที่ต้องการพัฒนา E-Form ที่ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพจริง ๆ ผมขอแนะนำส่วนประกอบของ E-Form เวลาที่เราต้อง Design ระบบขึ้นมาใช้งานโดยแบ่งเป็นส่วน ๆ ตามนี้ครับ
- Detail ของ Content ที่เราต้องการ
- Action คือ การที่เราต้องการทำอะไรกับ E-Form เช่น ระบุว่าเราต้องการส่งต่อให้ใคร สาเหตุที่ส่งให้
- Attract File เอกสารประกอบการพิจารณา
- History Log ที่ระบุว่า E-Form นี้ผ่านมือใครมาบ้าง
ทั้ง 4 ส่วนนี้ จะเห็นว่ามี 3 ส่วนด้วยกันที่นอกเหนือจากรายละเอียดที่ต้องกรอกข้อมูลตามปกติ เพราะว่า การทำให้ E-Form มีประโยชน์สูงสุดจริง ๆ เราต้องเอาไปใช้งานร่วมกับ Work Flow ด้วย ซึ่งทำให้การออกแบบ E-Form ต้องคำนึงถึงการใช้งานกับ Flow เข้าไปด้วย ซึ่ง ก็มีผลกระทบไปถึงหน้าจอการใช้งาน E-Form ด้วย เพื่อความสะดวกที่สุด
ตัวอย่าง E-Form จาก Power Apps และ การ Approve เอกสาร
ระบบสามารถทำงานโดยไม่จำเป็นต้อง Print กระดาษออกมาจากระบบเลย
